FITUR UNGGULAN GOOGLE DOKUMEN DIBANDING PENGOLAH KATA LAINYA

Oleh YHONAN NOVANDA, S.Si., M.M.

(SMKN 1 CUGENANG)

Googel adalah perusahaan multinasional Amerika Serikat yang berkekhususan pada jasa dan produk internet. Produk-produk tersebut meliputi teknologi pencarian, komputasi web, komunikasi, perangkat lunak dan periklanan daring. Salah satu produk yang paling populer di google berbasis komunikasi, di antaranya adalah gmail, google drive, google docs, dan google chrome.

Google dokumen adalah layanan pengolah kata berbasis web cloud milik google. Pengguna bisa membuat, mengedit dan berbagi dokumen tertulis untuk diakses dimana saja dan kapan saja secara online. Tetapi tidak hanya itu, pengguna juga bisa menggunakan google dokumen dalam mode oflline. Google dokumen juga tersedia dalam bentuk aplikasi untuk Android, iOS, Windows dan Chrome OS.

Google dokumen memungkinkan pengguna untuk mengerjakan dokumen bersama tim (kolaborasi) secara real-time. Pengguna juga bebas dalam melakukan perijinan, apakah pengguna lain (teman/tim) dapat mengedit atau hanya melihat (membaca). Sistem Google dokumen juga memperlihat log aktivitas dari setiap hasil editan/ revisi.

Sayangnya, Google Docs belum tersedia untuk versi desktop untuk Windows dan Mac, hanya tersedia untuk Chrome OS. Google Docs tidak perlu di instalasi karena berbasis Cloud. Hal ini tentu menjadi kelebihan tersendiri sehingga pengguna tidak perlu risau akan error ketika program dijalankan atau bermasalah dikemudian hari.

Terdapat fitur-fitur unggulan dari google dokumen di bandingkan dengan pengolah kata lainya. Berikut beberapa unggulan dari google dokumen:

1.         Bisa digunakan di berbagai perangkat.

2.         Meminimalisir kehilangan data

3.         Fitur bagikan untuk bekerja bersama secara kolaborasi,

4.         Fitur terjemahan dan dikte

5.         Fitur pemeriksa ejaan

6.         Convert file dengan mudah

7.         Menyisipkan footnote (catatan kaki)

8.         Memberikan komentar

9.         Meminimalisir kehilangan data

10.       Melihat hostori versi

11.       Dukungan Add-On (Plug-in) untuk google dokumen.

12.       Kapasitas penyimpanan yang besar

Mari kita ulas, seperti apa ya keunggulan dari fitur di atas?

1.         Bisa digunakan di berbagai perangkat

Selama kita memiliki akun di google, maka google dokumen bisa di akses, baik melalui personal computer (PC) maupun smartphone. Apabila menggunakan smartphone, google dokumen dapat di unggah melalui playstore secara gratis. Sehingga pengguna dapat membuat dan mengedit dokumen dimana saja dan kapan saja.

Dulu ketika ingin membuat dokumen, maka harus di depan komputer atau laptop yang kita miliki dan harus terpasang program Microsoft Office. Namun saat ini membuat atau mengedit dokumen bisa di mana saja dan kapan saja, baik melalui komputer, laptop, smartphone, atau tablet. Google Docs memberikan kemudahan kepada pengguna dalam menyimpan semua tugas dan pekerjaan ke Cloud Storage Google Drive.

Pengguna tidak perlu lagi membawa USB Drive ke mana-mana, cukup upload dokumen ke Google Drive lalu buka kembali dokumen di kantor atau kampus jika nanti dibutuhkan.

2.         Meminimalisir Kehilangan Data

Penggunaan Google Docs akan meminimalisir data yang hilang lho! Hal ini disebabkan karena ketika mengedit isi dokumen, Google Docs akan secara otomatis menyimpan setiap editan yang kamu buat. Sehingga bila terjadi kendala seperti laptop mati atau error atau data kehapus, data terakhir kamu tidak akan hilang karena telah tersimpan di Google Docs.

3.         Fitur Bagikan Untuk Bekerja Bersama Secara Kolaborasi

Pengguna Google Docs dapat mengelola akses ke dokumen yang dikerjakan dengan fitur sharing and privacy. Dokumen dapat diatur hanya untuk pribadi atau ingin mengajak orang lain untuk menjadi komentator atau bahkan editor. Google Docs juga mengizinkan kolaborasi sampai 50 orang untuk dapat mengedit dokumen pada waktu yang bersamaan.

Kamu hanya perlu memasukkan email pihak yang diperbolehkan mengakses data atau memberikan link Google Docs tersebut kepada mereka. Jangan lupa untuk menentukan penerima link hanya boleh melihat, mengedit, atau berkomentar pada dokumen tersebut. Kelebihan ini ngebantu banget apalagi buat kerja tim jadi nggak ribet deh.

Melalui fitur bagikan, pengguna bisa menambahkan anggota dengan email atau menuliskan nama. Pengguna juga dapat membagikan link agar dapat di akses secara publik. Fitur kolaborasi ini akan memudahkan pengguna dalam menyelesaikan dokumen secara lebih cepat dan efisien.

4.         Fitur terjemahan dan dikte

Fitur Dikte hanya muncul ketika sudah menerjemahkan dokumen. Fitur Dikte digunakan untuk mengetik melalui input suara/voice. Pilih bahasa yang akan digunakan, Klik untuk berbicara ucapkan kata atau kalimat yang ingin diketik menggunakan input suara/voice type.

5.         Fitur Pemeriksa Ejaan

Fitur ini memudahkan kamu dalam melakukan pemeriksaan kata-kata yang salah penulisan atau tidak sesuai dengan EYD. Sehingga apabila ada kata yang tidak sesuai, maka akan disortir secara otomatis oleh Google Docs.

Caranya yaitu klik CTRL+ALT+X di keyboard kamu. Atau klik Tools di Taskbar lalu klik Spelling and Grammar – Spelling Grammar Checks di Lalu kata-kata yang tidak sesuai dengan EYD akan otomatis disortir. Kamu hanya perlu menekan tombol Ubah dan kata-kata tersebut akan diganti sesuai dengan EYD.

Pengguna bisa memanfaatkan ejaan dan tata bahasa untuk mengurangi kesalahan penulisan kata/kalimat. Fitur semacam ini juga tersedia pada produk Microsoft Office.

6.         Convert File Dengan Mudah

Salah satu kelebihan Google Docs yaitu bisa mengubah file PDF menjadi Word dengan mudah. Caranya cukup mudah yaitu kamu hanya perlu mengunggah file PDF yang ingin diubah ke Google Docs. Kemudian Klik File lalu pilih Download As Microsoft Word (docx.). Setelah itu, kamu sudah bisa mengedit dokumen tersebut.

Biasanya file PDF sangat sulit untuk diedit karena membutuhkan aplikasi khusus untuk mengubah file terlebih dahulu. Dengan adanya Google Docs, kamu tidak perlu mengunduh aplikasi apapun lagi.

Google Docs juga menyediakan fitur untuk mengubah gambar menjadi PDF dengan mudah. Hal yang perlu kamu lakukan yaitu unggah gambar ke aplikasi Microsoft Word atau semacamnya. Lalu setelah simpan file tersebut, unggah file ke Google Docs. Terakhir kamu hanya perlu klik File dan pilih Download As PDF Document (*pdf). File gambar telah otomatis berubah menjadi file PDF.

7.         Menyisipkan Footnote (catatan kaki)

Untuk menyisipkan catatan kaki atau istilahnya footnote, kita dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

Klik telusuri hasil web

Masukan kata yang dicari      

tekan enter

Klik tanda “ Kutip sebagai catatan kaki

8.         Memberikan Komentar

Ketika melakukan sebuah tugas, Google Docs menyediakan layanan agar kamu bisa memberikan akses kepada guru atau atasan dan mendapatkan komentar dari mereka. Sebagai contoh ketika menulis sebuah esai, guru kamu dapat mengoreksi pekerjaan tersebut dan memberikan catatan. Kamu pun juga bisa membalas komentar yang diberikan.

9.         Melihat Histori Versi

Kelebihan Google Docs selanjutnya adalah tersedia fitur dimana kita bisa melihat kembali ke isi data yang sebelumnya. Sehingga apabila kamu mengedit isi dokumen dan merasa lebih menyukai isi yang sebelumnya, coba gunakan fitur ini. Secara otomatis, isi data akan kembali ke waktu yang dipilih. Fitur ini juga dapat memperlihatkan history kapan saja data ini diedit.

Pengguna bisa melihat perubahan dari setiap editan atau revisi yang dilakukan. Klik File » Histori versi, di bagian tersebut terlihat semua log yang pengguna lakukan.

10.       Dukungan Add-On (Plug-In) Untuk Google Dokumen

Saat ini Google Docs telah dilengkapi dengan fitur Add-on (Plug-in) yang nantinya dapat membantu pengguna dalam menyelesaikan problem atau hal-hal yang tidak bisa dilakukan Google Docs secara bawaan.

11.       Kapasitas Penyimpanan Yang Besar

Google menyediakan layanan penyimpanan sebesar 15 GB dengan gratis. Kapasitas 15GB untuk penyimpanan ini sudah termasuk Gmail, Drive, dan Google+ Photo. Tidak perlu khawatir, kamu tetap bisa menambahkan kapasitas memori baru diluar 15GB tersebut dengan melakukan pembayaran tertentu.

Google menjadi salah satu perusahaan teknologi yang memberikan penyimpanan awan (Cloud Storage) gratis paling besar ketimbang perusahaan teknologi lainnya. Jadi pengguna tidak perlu khawatir akan kehabisan ruang ketika membuat dokumen di Google Docs. Dalam satu file, Google Docs membatasi setiap file berukuran maksimal 1GB. Dokumen memiliki ukuran yang relatif kecil sehingga untuk sampai pada ukuran 1GB per file sangat jarang terjadi.

Google Drive memberikan ruang penyimpanan hingga 15GB yang mana jika hanya digunakan untuk menyimpan dokumen tentu sudah lebih dari cukup.

Jika masih merasa kurang, pengguna bisa upgrade ke paket yang lebih besar. Atau bisa juga dengan menggunakan Cloud Storage lain seperti Dropbox yang juga mendukung penyimpanan Cloud Google Docs.

Demikianlah sedikit gambaran artikel tentang Google Docs, semoga bermanfaat.