HATI-HATI MENGISI FORMULIR E-SERTIFIKAT

Oleh Etik Sukmawati

(Staf Pengajar SMKN 1 Cikalongkulon)

Selama pandemi banyak sekali kegiatan pengembangan diri yang dilakukan secara online dengan fasilitas e-sertifikat yang langsung bisa kita dapatkan setelah kita mengikuti kegiatan. Bahkan pernah salah satu teman saya dalam grup whatsapp pembelajaran yang saya ikuti menyatakan bahwa selama pandemi beliau sudah megikuti diklat dan mengumpulkan sertifikat dengan total 600 JP, tentunya menjadi pengalaman yang luar biasa bagi teman saya tersebut di masa pandemi ini.

Meskipun kegiatan secara online seperti webinar sudah menjadi hal yang sering dilakukan, namun pada kenyataannya masih banyak peserta webinar yang belum memahami tata cara mengisi Google Form untuk mendapatkan e-sertifikat dengan baik sehingga e-sertifikat tersebut bisa langsung masuk ke alamat email yang direkomendasikan.

E-sertifikat adalah sertifikat bersifat elektronik yang diberikan kepada setiap peserta webinar dengan memuat tandatangan dan legalitas elektronik dari panitia penyelenggara. E-sertifikat dibuat dengan aplikasi yang menghubungkan data yang diinput melalui formulir elektronik Google Form dengan design sertifikat yang ada pada Google Slide. Semua data yang tertulis dalam e-sertifikat merupakan hasil data yang kita input saat kita mengisi link Google Form yang dibagikan saat webinar.

Dalam beberapa kesempatan penulis menjadi panitia webinar dan bertugas membuat e-sertifikat seringkali mendapat keluhan dari peserta saat mereka belum mendapatkan e-sertifikat atau saat mereka sudah mendapatkan e-sertifikat namun identitas yang ada di e-sertifikat mereka tidak sesuai dengan identitas mereka. Secara umum keluhan-keluhan tersebut terjadi karena kesalahan memasukkan data pada saat pengisian Google Form karena semuanya diproses dengan system hingga sampai ke email peserta.

Untuk menghindari kesalahan-kesalahan dalam proses mendapatkan e-sertifikat sebaiknya Anda memperhatikan beberapa hal berikut ini dalam mengisi Google Form yang sebagai dasar input data e-sertifikat:

1.         Penulisan Nama

Salah satu kegunaan e-sertifikat yang kita peroleh dalam kegiatan webinar adalah menambah angka kredit Anda dan daftar curriculum vitae Anda. Untuk itu identitas yang ada dalam e-sertifikat harus sesuai dengan identitas Anda secara legal misal seperti identitas yang tertera dalam ijazah lengkap dengan penulisan gelar yang anda miliki dengan benar. Perhatikan pula ketentuan yang diberikan oleh panitia yang biasanya tertulis dalam kolom identitas dalam Google Form. Jika tidak ada ketentuan yang diberikan panitia maka sebaiknya anda menuliskan identitas dan gelar Anda dengan huruf kapital.

2.         Panjang Nama

E-sertifikat biasanya sudah disetting dengan huruf tertentu dan ukuran tertentu sehingga otomatis ada batasan jumlah huruf yang bisa tertulis dalam e-sertifikat. Contohnya Iva Juliana Putri Wati Kersaninggusti, M.Si, jika kita tulis semua dalam e-sertifikat maka akan tertumpuk seperti gambar dibawah ini jadi sebaiknya cukup kita tulis Iva Juliana Putri W.K, M.Si.

3.         Alamat Email

E-sertifikat secara otomatis akan terkirim ke alamat email yang kita tuliskan dalam Google Form oleh sebab itu Anda harus perhatikan baik-baik alamat email yang Anda tuliskan. Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam meginput alamat email adalah huruf awal alamat email, karena banyak orang yang terbiasa menulis huruf besar diawal alamat email padahal alamat emailnya semua huruf kecil. Jangan lupa cek kembali setelah menuliskan alamat email anda sebelum dikirim. Jika ada kesalahan dalam penulisan alamat email maka e-sertifikat tidak akan terkirim ke email Anda.

4.         Simpan Formulir Yang Sudah Anda Isi

Jika Anda mengikuti kegiatan penting atau webinar dengan jumlah jam yang lumayan besar, maka sebaiknya Anda simpan formulir yang sudah kita isi dalam bentuk PDF sebagai bukti jika suatu hari terjadi kendala pengiriman e-sertifikat. Cara menyimpannya sebelum kita submit kita klik ctrl P kemudian tampil gambar seperti dibawah ini, maka kita klik cetak maka otomatis file isian Google Form masuk folder download dan kita klik simpan.

Sistem yang terhubung antara Google Form dan Google Slide ini sekarang juga sering digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan dan menerbitkan dokumen-dokumen penting seperti MOU bantuan, sertifikat tanah juga sertifikat pajak. Untuk itu sangat perlu kita membaca dengan teliti deskripsi yang ada saat kita mengisi Google Form terutama untuk penerbitan dokumen-dokumen penting untuk meminimalisir kesalahan pada dokumen penting kita. Semoga bermanfaat.