Manajemen Waktu, Pentingnya Skala Prioritas Pekerjaan

Oleh Rakhmi Ifada, S.Ag, M.Pd.I.

(Guru SMAN 1 Cigombong Bogor)

Waktu terus berputar dan berjalan 24 jam sehari, tidak bisa diundur atau pun maju. Waktu bekerja dengan disiplin, detik demi detik sesuai berputarnya arah jarum jam. Waktu bagaikan pedang, jika tidak dapat mengatur waktu maka pedang waktu akan menghunus dan melindasmu. Maka kita lah orang yang seharusnya menentukan perencanaan, rencana kegiatan sehari-hari, kegiatan mingguan, kegiatan bulanan, tri wulan, semester dan tahunan.

Sebagai seorang guru, dosen, praktisi pendidikan, ibu rumah tangga, owner, karyawan, dokter, abdi negara, manajer dan pekerjaan lainnya pasti mempunyai skala prioritas pekerjaan. Mana yang terpenting, lebih penting, mendesak penting, mendesak belum penting, mendesak tidak penting atau pun yang bisa ditunda dan akhirnya tidak dilakukan.

Dari diskusi zoom meeting barusan dengan ibu-ibu milenial, tergelitik saya mencermati dan menuliskan kembali yang telah dishare di zoom tersebut oleh ibu Rosa Adelina.

Apa itu keputusan Do, Decide, Delegate and Delete?

Segala rencana yang telah dibuat butuh action atau tindakan untuk melakukannya.

Yang pertama, Do (melakukan)

Urgent and important task you'll work on immediately. Ketika harus dilaksanakan satu pekerjaan yang urgen terpenting, dilakukan segera dan harus dikerjakan. Misalnya, ketika tetiba ada anak yang pingsan di depan mata kita dan harus segera mendapatkan pertolongan. Ini hal yang penting dan harus didahulukan.

Kedua, Decide (memutuskan)

Important but not urgent, task can be schedule for later. Perkara yang penting tapi belum mendesak karena bisa dilakukan lain waktu. Bisa jadi karena rencana kegiatannya belum dilakukan dan belum deadline batas waktu pekerjaan.

Misalnya, ketika diminta membuat modul ajar kelas X untuk semester ganjil. Kita masih bisa menunda beberapa minggu sebelum masuk pembelajaran bulan Juli. Kita dapat mengerjakan penilaian untuk Akhir tahun yang lebih penting, mendesak dan segera membuat penilaian untuk buku raport.

Ketiga, Delegate (mendelegasikan)

Urgent but not important, task that need to be completed quickly.

Sesuatu yang mendesak tapi tidak penting dilakukan segera, tapi perlu segera dilengkapi . Ketika ada dua, tiga pekerjaan sekaligus, atau bahkan lebih semuanya penting tapi belum mendesak kita gunakan skala prioritas pekerjaan, mana yang harus didahulukan.

Jika beberapa pekerjaan tidak mungkin dilakukan bersamaan, penting untuk mendelegasikan seseorang untuk membantu pekerjaan kita. Bahkan bisa jadi digantikan oleh orang lain yang lebih punya waktu luang dan profesional mengerjakannya.

Keempat, Delete (menghapus)

Not urgent or important tasks that can be eliminated entirely

Kegiatan yang tidak mendesak dan tidak begitu penting bisa dijadikan dasar untuk tidak disegerakan, bahkan bisa ditunda ataupun tidak dilaksanakan. Terkadang banyak agenda dari pribadi atau dari luar yang datang bersamaan sehingga penting sekali lagi yang namanya skala prioritas pekerjaan mana yang harus diutamakan maupun dihilangkan.

Bukan diabaikan kegiatan atau pekerjaan tersebut, namun bisa dicancel dulu untuk ditindaklanjuti di lain waktu ketika kegiatan beruntun menuntut profesionalisme terlebih dahulu.

Ketika banyak agenda, akhirnya ada yang dikorbankan tidak dikerjakan karena dianggap kurang penting dan bisa dilakukan kapan saja. Tidak menuntut harus sekarang dikerjakan.

Dari empat hal di atas sekiranya kita sebagai pribadi yang bijak dapat mengatur waktu sebaik-baiknya dengan memanage secara tepat untuk jalan kesuksesan kita. Dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan dilakukan dengan baik dan tentu saja mengedepankan skala prioritas pekerjaan yang harus segera, mendesak, penting ataupun yang bisa ditunda.

Sebaik-baik manusia sesungguhnya yang dapat mengatur waktu dengan bijaksana, bermanfaat  untuk orang lain dan terencana adil.

"Khoirun naas anfa'uhum linnaas"

Bogor, 10 Juni 2022