MEMBANGUN KINERJA TAS DENGAN “SMART”

Oleh Nana Supriyatna

(Kepala TAS SMAN 1 Tenjolaya)

Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) merupakan bagian daripada tenaga kependidikan yang keberadaannya tidak dapat dipisahkan dari efektivitas program sekolah.

TAS merupakan non teaching staff yang bertugas mendukung proses pendidikan di sekolah melalui layanan administratif guna terselenggaranya proses pendidikan yang efektif dan efisien di sekolah.

Pasal 39 ayat 1UU Nomor 20 Tahun 2003 dijelaskan bahwa “Tenaga kependidikan bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan.”

Menurut Kuncoro (2002) Tenaga Administrasi Sekolah merupakan pelayanan yang berfungsi meringankan (facilitating function) terhadap pencapaian tujuan aktivitas substantif. Setiap organisasi, apapun bentuk, jenis, corak, dan tujuannya terdiri atas dua pekerjaan yaitu aktivitas substantif dan pekerjaan kantor. Organisasi sekolah mempunyai aktivitas substantif berupa pembelajaran dan pekerjaan kantor berupa administrasi sekolah.

Kegiatan administrasi sekolah dalam ruang lingkup yang lebih luas dilakukan melalui proses kerjasama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi yang ditetapkan.

Adapun kegiatan administrasi sekolah sebagai berikut:

1.         Bidang administrasi material: kegiatan administrasi yang menyangkut bidang-bidang materi. Seperti: ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, alat-alat perlengkapan.

2.         Bidang administrasi personal, yang mencakup di dalamnya persoalan guru, pegawai sekolah dan peserta didik.

3.         Bidang administrasi kurikulum, yang mencakup didalamnya pelaksanaan kurikulum, pembinaan kurikulum, penyusunan silabus, perisapan harian, dan sebagainya.

Mengingat peran dan fungsi TAS yang sangat strategis, untuk memenuhi tuntutan tersebut dipersyaratkan kualifikasi dan kompetensi TAS.

Pemenuhan standar kualifikasi dan kompetensi standar menurut Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah, prinsip yang harus dipenuhi adalah prinsip efisiensi, keefektifan (effectiveness), dan kualitas pelayanan. Di samping itu, yang tidak kalah pentingnya adalah prinsip fokus pada penyelarasan kewenangan dan tanggungj awab sebagai kunci peningkatan kinerja. Beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh TAS adalah :

1.         Dimensi kompetensi kepribadian meliputi: kompetensi memiliki integritas dan akhlak mulia, etos kerja, pengendalian diri, percaya diri, fleksibilitas, ketelitian, kedisiplinan, kreatif dan inovasi, tanggung jawab.

2.         Dimensi kompetensi sosial meliputi: kompetensi untuk: bekerja dalam tim, pelayanan prima, kesadaran berorganisasi, berkomunikasi efektif, dan membangun hubungan kerja.

3.         Dimensi kompetensi teknis meliputi: kompetensi untuk melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat, persuratan dan pengarsipan, administrasi kesiswaaan, administrasi kurikulum, administrasi layanan khusus, dan penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

4.         Dimensi kompetensi manajerial (khusus bagi kepala TAS) meliputi kompetensi untuk: mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan, menyusun program dan laporan kerja, mengorganisasikan

staf, mengembangkan staf, mengambil keputusan, menciptakan iklim kerja yang kondusif, mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya, membina staf, mengelola konflik, dan menyusun laporan.

Menurut (Aas Syaefuddin, 2003:100) kompetensi tenaga administrasi sekolah merupakan kemampuan untuk melaksanakan tugas, peran dan kemampuan mengintegrasikan pengetahuan yang didasarkan pada pengalaman dan pembelajaran yang dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaannya yang dituntut dalam kecakapan teknis operasional atau teknis administratif di sekolah.

Menurut The Liang Gie, kompetensi administrasi sekolah adalah seseorang yang mempunyai keterampilan dibidang administrasi sekolah dengan segenap rangkaian kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan.

Depdiknas (2001) menyatakan bahwa fungsi Tenaga Administrasi Sekolah adalah:

1.         Membantu kepala sekolah/madrasah dalam kegiatan administrasi (urusan surat menyurat, ketatausahaan) sekolah/madrasah yang berkaiatan dengan pembelajaran,

2.         Pelaksana urusan kepegawaian bertugas membantu dalam kegiatan atau kelancaran kepegawaian baik pendidik maupun tenaga kependidikan yang bertugas di sekolah/madrasah,

3.         Pelaksana urusan keuangan bertugas membantu dalam mengelola keuangan sekolah/ madrasah,

4.         Pelaksana urusan perlengkapan/logistik bertugas membantu dalam mengelola perlengkapan/logistik sekolah/madrasah,

5.         Pelaksana sekretariat dan kesiswaan bertugas membantu Kepala Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha dalam mengelola kesekretariatan dan kesiswaan.

Agar pelayanan administrasi di sekolah dapat berjalan dengan baik, perlu juga diperhatikan upaya untuk membangun kinerja TAS, mengingat sampai saat ini latar belakang pendidikan dan pengetahuan TAS amatlah beragam.

Upaya untuk membangun kinerja TAS sejatinya tergantung pada kebijakan kepala sekolah sebagai pengambil kebijakan dalam manajemen sekolah, tetapi setidaknya ada beberapa hal yang dapat lakukan untuk tujuan tersebut yaitu “SMART”

Smart secara harfiah berarti cerdas, memang kecerdasan itulah yang dituntut untuk dimiliki TAS agar dapat bekerja dengan baik, inovatif, dan professional.

Dalam hal ini penulis mencoba memberikan dimensi lain yaitu abreviasi SMART (Support. Maintenance, Approach, Reward, Treatmen)

SUPPORT

Sebagai mahluk sosial kita membutuhkan support atau dukungan dari orang lain dalam menjalani tugas dan pekerjaan yang diberikan. Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab, seringkali kita menjumpai hambatan dan rintangan yang tidak bisa kita hadapi sendiri. Pada saat itulah kita membutuhkan orang lain untuk dapat memecahkan masalah. Pimpinan dan rekan sejawat diharapkan bisa saling memberikan support dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab, karena sejatinya pekerjaan administratif itu bersifat kolegial (tanggungjawab bersama) hanya saja pelaksanaannya memang harus di bagi sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.

Dukungan terbaik bagi kinerja TAS adalah kepercayaan, baik dari pimpinan maupun rekan sejawat, tanpa kepercayaan itu mustahil bisa tumbuh kepercayaan diri, sementara kepercayaan diri adalah modal dasar bagi seseorang untuk memulai pekerjaan.

MAINTENANCE

Pemeliharaan (maintenance) TAS harus mendapat perhatian yang sungguh?sungguh dari Kepala sekolah. Jlka kurang diperhatikan, semangat kerja, sikap, dan loyalitas TAS akan menurun. Absensi meningkat, disiplin akan menurun, sehingga pengadaan, pengembangan, kompensasi, dan pengintegrasian yang telah dilakukan dengan baik dan biaya yang besar kurang berarti untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

Pemeliharaan (maintenance) adalah usaha mempertahankan dan atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap karyawan, agar mereka tetap loyal dan bekerja produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

Tujuan pemeliharaan adalah

1.         Untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

2.         Meningkatkan disiplin dan menurunkan absensi pegawai.

3.         Meningkatkan loyalitas dan menurunkan turnover pegawai.

4.         Memberikan ketenangan, keamanan, dan kesehatan pegawai.

5.         Meningkatkan keseiahteraan pegawai dan keluarganya.

6.         Memperbalki kondisi fisik, mental, dan sikap pegawai.

7.         Mengurangi konflik serta menciptakan suasana yang harmonis.

8.         Mengefektlfkan pengadaan pegawai.

Pemeliharaan pegawai harus memerhatikan:

1.         Asas manfaat dan efisiensi.

2.         Asas Kebutuhan dan Kepuasan

3.         Asas Keadilan dan Kelayakan

4.         Asas Peraturan Legal

5.         Asas Kemampuan Sekolah

APPROACH

Administrasi adalah kegiatan managemen yang mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar dilaksanakan secara efektif dan sfisien melalui orang lain.

Stephen P. Robbins (2016:58) merumuskan empat pendekatan utama dari teori manajemen yaitu:

1.         Classical Approaches (pendekatan klasik) : Pendekatan klasik berfokus pada rasionalitas dan berusaha menjadikan organisasi dan para pekerja berfungsi seefesien mungkin. Dua teori utama pendekatan klasik adalah manajemen ilmiah (scientific management) dan administrasi umum (general administrative).

2.         Behaviour Approach (pendekatan perilaku) : digunakan sebagai landasan bagi praktik-praktik manajemen misalnya prosedur pemilihan karyawan, program-program motivasi, dan bekerja dalam tim.

3.         Quantitative Approach (pendekatan kuantitatif) : Pendekatan kuantitif adalah penggunaan teknik teknik kuantitif untuk membantu proses pengambilan keputusan atau biasa di sebut manajemen sains. Pendekatan ini meiibatkan penggunaan statiskita, model-model optimasi,model-model informasi,simulasi komputer, dan berbagai teknik kuantitif lainnya dalam aktifitas manajemen

4.         Contemporary Approach (pendekatan kontemporer) : hal-hal yang terjadi di lingkungan eksternal organisasi. Lingkungan eksternal ternyata di yakini memberikan pengaruh yang luar biasa terhadap kemampuan mencapai tujuan organisasi.

REWARD

Reward adalah suatu bentuk penghargaan atau imbalan balas jasa yang diberikan kepada seseorang atau kelompok karena telah berperilaku baik, melakukan suatu keunggulan atau prestasi, memberikan suatu sumbangsih, atau berhasil melaksanakan tugas yang diberikan sesuai target yang ditetapkan.

Setiap organisasi menggunakan berbagai reward atau imbalan untuk menarik dan mempertahankan orang dan memotivasi mereka agar mencapai tujuan pribadi dan tujuan organisasi. Besar kecilnya reward yang diberikan bergantung kepada banyak hal, terutama ditentukan oleh tingkat pencapaian yang diraih. Selain itu bentuk reward ditentukan pula oleh jenis atau wujud pencapaian yang diraih serta kepada siapa reward tersebut diberikan.

Menurut Arikunto (1993), reward adalah sesuatu yang diberikan kepada seseorang karena sudah mendapatkan prestasi dengan yang dikehendaki.

Tujuan pemberian reward adalah meningkatkan motivasi intrinsik dari motivasi ekstrinsik, yaitu seseorang harus melakukan suatu perbuatan, maka perbuatan itu timbul dari kesadaran orang itu sendiri. Pemberian reward diharapkan dapat membangun suatu hubungan yang positif antara atasan dengan bawahan atau guru dengan murid, karena reward adalah bagian dari rasa sayang kepada sesama. Menurut Gibson dkk (1997), tujuan pemberian reward adalah sebagai berikut:

1.         Menarik (attract). Reward harus mampu menarik orang yang berkualitas untuk menjadi anggota organisasi.

2.         Mempertahankan (retain). Reward juga bertujuan untuk mempertahankan pegawai dari incaran organisasi lain. Sistem reward yang baik dan menarik mampu meminimalkan jumlah pegawai yang keluar.

3.         Memotivasi (motivate). Sistem reward yang baik harus mampu meningkatkan motivasi pegawai untuk mencapai prestasi yang tinggi.

Menurut Mahsun (2006), terdapat dua jenis reward berdasarkan tujuan reward yang ingin dicapai, yaitu:

1.         Penghargaan sosial (social rewards). Penghargaan sosial berkaitan dengan pujian dan pengakuan diri yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Penghargaan sosial merupakan faktor penghargaan ekstrinsik (extrinsic rewards) yang diperoleh dari lingkungannya. Penghargaan sosial ini dapat berupa materi finansial dan piagam penghargaan.

2.         Penghargaan psikis (psychic rewards). Penghargaan psikis berkaitan dengan harga diri (self esteem), kepuasaan diri (self satisfaction), dan rasa bangga atas hasil yang dicapai. Penghargaan psikis (psychic rewards) merupakan penghargaan intrinsik (instrinsic rewards) yang datang dari dalam diri seseorang, seperti pujian, sanjungan, dan ucapan selamat yang dirasakan pegawai sebagai bentuk pengakuan terhadap dirinya sehingga mendatangkan kepuasan bagi dirinya sendiri.

TREATMENT

Treatmen adalah proses menuju lebih baik, treatment juga banyak diartikan sebagai pemeliharaan atau dengan katalain treatment adalah proses perbaikan atau perbaikan dari suatu masalah, demikian pula dengan masalah kinerja TAS.

Masalah umum dalam TAS adalah latar belakang pendidikan, karena belum adanya standar baku dan standar kualifikasi dalam perekrutan TAS.Tentunya hal tersebut menjadi maslah tersendiri yang harus bisa dicarikan solusinya. Kepala sekolah dalam kapasitasnya sebagai Educator, sudah selayaknya memberikan ruang kepada TAS untuk dapat mengembangkan kompetensinya, baik melalui pelatihan, kursus dan peningkatan kualifikasi pendidikan.

Kecakapan dalam mencerna intruksi/perintah membutuhkan kecerdasan tersendiri yang mana itu semua hanya bisa didapat melalui pendidikan dan latihan.

Ruang pengembangan diri sangatlah diperlukan untuk melahirkan TAS yang professional. Treatmen adalah cara untuk memelihara dan mengembangkan kompetensi TAS agar dapat meningkatkan skill dan kemampuan memecahkan masalah.

Seorang pakar pendidikan pernah berkata TAS (dahulu TU) adalah dapurnya sekolah yang menghasilkan makanan yang berkualitas. Lalu apakah mungkin tersaji layanan yang berkualitas jika, TAS tidak diberikan ruang dan dukungan untuk mengembangkan diri.

Karya cerdas hanya lahir dari tangan orang cerdas, begitupun, administrasi yang berkualitas hanya akan lahir dari TAS yang berkualitas.

Terima kasih.

Dikutip dari berbagai sumber.