Transformasi Administrasi Berbasis Digital

Oleh Anggi Cayanati

(Guru SMAN 2 Telukjambe Timur Karawang/KACI)

Masalah pengelolaan kegiatan sekolah maupun universitas menjadi salah satu masalah yang serius di Indonesia. Kendala utama yang dihadapi oleh sistem manual adalah biaya yang boros, performa sistem yang lamban, menambah beban kerja, dan tidak interaktif. Melihat berbagai fenomena pelayanan publik yang ada saat ini, mendorong pemerintah terus berbenah untuk mencapai pelayanan yang maksimal terhadap masyarakat.

Perkembangan era teknologi digital yang masif telah memacu pemerintah untuk melakukan reformasi birokrasi di seluruh aspek tata kelola pemerintah. Pengembangan Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) atau yang lebih dikenal dengan E-Government (e-gov) kini menjadi program prioritas pemerintah, tidak hanya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, namun juga untuk mengakselarasi sistem manajemen Aparatur Sipil Negara di Indonesia.

Keputusan Pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajeman Pegawai Negeri Sipil (PNS). Aturan tersebut dianggap mampu membenahi pembangunan dan pelayanan publik. Melihat berbagai fenomena pelayanan publik yang ada saat ini, mendorong pemerintah terus berbenah untuk mencapai pelayanan yang maksimal terhadap masyarakat. Sebab, masih terdapatnya aparatur negara yang dianggap tidak profesional dalam kinerja atau melaksanakan tugas.

Adanya PP 11 Tahnun 2017 membawa harapan untuk bisa memperbaiki persoalan PNS dan mempercepat proses reformasi birokrasi karena selain meningkatkan profesionalitas, PP itu juga menuntut adanya sistem informasi atau database PNS yang valid dan bersifat terbarukan, di mana sistem informasi itu mengandalkan data, maka data mengenai pegawai harus valid, sebab kalau tidak akan merugikan.

Dalam artikel kali ini, ruang lingkup permasalahan adalah seputar Transformasi Administrasi Berbasis Digital Menuju Layanan Prima untuk Mewujudkan Pendidikan Berkemajuan. Pegawai Negeri Sipil, maupun masyarakat mengenai Transformasi Administrasi Berbasis Digital Menuju Layanan Prima untuk Mewujudkan Pendidikan Berkemajuan. Dasar hukum dari artikel ini adalah :

a.         Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;

b.         Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;

c.         Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil;

d.         Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah;

e.         Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 30 Tahun 2011 tentang Pemenuhan Beban Kerja Guru dan Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah Satuan Pendidikan.

Secara etimologis, pengertian manajemen merupakan seni untuk melaksanakan dan mengatur. Secara umum, pengertian manajemen merupakan suatu seni dalam ilmu dan pengorganisasian seperti menyusun perencanaan, membangun organisasi dan pengorganisasiannya, pergerakan, serta pengendalian atau pengawasan. Bisa juga diartikan bahwa manajemen merupakan suatu ilmu pengetahuan yang sistematis agar dapat memahami mengapa dan bagaimana manusia saling bekerja sama agar dapat menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain maupun golongan tertentu dan masyarakat luas.

Menurut PP Nomor 11 Tahun 2017 Pasal 1 Manajemen Pegawai Negeri Sipil adalah pengelolaan Pegawai Negeri Sipil untuk menghasilkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme.

Adapun Manajemen PNS itu yang tertera dalam PP 11 Tahun 2017 meliputi: 1) Penyusunan dan penetapan kebutuhan; 2) Pengadaan; 3) Pangkat dan Jabatan; 4) Pengembangan karier; 5) Pola karir; 6) Promosi; 7) Mutasi; 8) Penilaian kinerja; 9) Penggajian dan tunjangan; 10) Penghargaan; 11) Disiplin; 12) Pemberhentian; 13) Jaminan pensiun dan jaminan hari tua; dan 14) Perlindungan

Diberlakukannya PP 11 Tahun 2017 untuk mewujudkan tata kelola pegawai yang lebih valid sehingga pengelolaan kepegawaian dapat lebih terstruktur. Seperti halnya mengikuti perkembangan IPTEK, maka tata kelola pegawai pun dapat pula menggunakan sistem on line sehingga data yang ada harus valid agar dapat diproses karena sistem online hanya mengandalkan data yang dapat diinput.

Adanya perbaikan kinerja PNS sebagai aparat pelayanan publik merupakan suatu keharusan sebagai wujud pengabdian kepada masyarakat. Untuk itu bukanlah sistem online yang menjadi faktor utama peningkatkan mutu, melainkan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan faktor utama yang strategis dalam merealisasikan kredibilitas yang handal. Pengembangan kualitas SDM diperlukan dalam dinamika persaingan, dinamika pasar serta dinamika teknologi yang terus berkembang.

Pada dasarnya penerbitan PP 11 Tahun 2017 adalah sebagai pola pembinaan manajemen PNS mengalami transformasi sesuai dengan tuntutan UU ASN. Di mana pembinaan PNS mulai dari sistem rekrutmen hingga pengangkatan dalam jabatan, menekankan tiga aspek mutlak yakni kualifikasi, kompetensi, dan kinerja.

Meningkatkan kredibilitas PNS sebagaimana termaktub dalam PP tersebut diatas, membawa pola perubahan pembinaan manajemen PNS yang selama ini berada pada konsep comfort zone bertransisi menjadi competitive zone.

Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan salah satu Sumber Daya Manusia (SDM) yang memerlukan penerapan sistem penilaian kinerja (prestasi kerja) melalui system merit. Sistem merit adalah kebijakan dan manajemen SDM aparatur negara yang berdasarkan kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar. Adil dan wajar berarti tanpa membedakan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, ataupun kondisi kecacatan.

Kehadiran PP 11 Tahun 2017 sebagai salah satu solusi pemerintah untuk aparatur negara yakni menguatkan implementasi sistem merit dalam manajemen birokrasi yang mencakup sejumlah hal, yakni: 1) Manajemen SDM secara efektif, efisien dan terintegrasi; 2) Standar integritas dan perilaku untuk kepentingan publik; 3) Seleksi dan promosi secara adil dan kompetitif; 4) Penggajian, reward and punishment berbasis kinerja.

Peran tenaga administrasi Sekolah (TAS) pada sistem pengelolaan sekolah belakangan ini semakin penting. Pada masa lalu tenaga administrasi sekolah berfungsi sebagai juru kelola administrasi sekolah yang berkaitan dengan pengelolaan data siswa, data pendidik dan tenaga kepandidikan, persuratan, arsip, administrasi sarana-prasarana, dan administrasi keuangan. Sejalan dengan penerapan manajemen berbasis sekolah dengan membawa implikasi pada berkembangnya pengambilan keputusan bersama sebagai pusat pergerakan pengelolaan sekolah, maka TAS idealnya menjadi tim pengelola data sebagai bahan pengambilan keputusan. Meskipun TAS bukan satu-satunya sumber informasi sekolah, tetapi peran TAS sebagai dapur utama sumber informasi sekolah peran TAS menjadi makin strategis.

Penerapan standar yang saat ini menjadi fokus utama seluruh negara dalam meningkatkan mutu pendidikan telah menempatkan data sebagai energi utama penggerak sekolah. Data hasil evaluasi menjadi landasan pengembangan kebijakan sekolah. Data juga menjadi dasar pertimbangan untuk menentukan target pencapaian. Atas dasar data hasil evaluasi sekolah menentukan strategi peningkatan mutu. Dalam fungsi ini sekolah memerlukan peran TAS yang handal sebagai tim yang memastikan bahwa data untuk kebutuhan pengembangan tersedia.

Meningkatnya upaya meningkatkan efektivitas sistem pengelolaan sekolah melalui penerapan standar seharusnya menempatkan tenaga administrasi sekolah sebagai tim yang menunjang sistem pengelolaan data hasil evaluasi yang menjadi dasar pengembangan perencanaan pada seluruh bidang pengembangan mutu, data pelaksanaan program, data hasil penjaminan mutu, dan data perbaikan. TAS juga berperan aktif dalam memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh pihak yang berkepentingan. Dalam hal ini kantor TAS telah berubah menjadi pusat pelayanan publik. Tiap hal yang tampak di ruang TAS menjadi bagian pencitraan sekolah

TAS berperan penting setidaknya berperan penting dalam dua hal. Pertama dalam menentuka mutu kebijakan sekolah. Semakin tepat data yang ada tangan tenaga administrasi sekolah makin tinggi mutu kepusan. Di samping itu,peran dalam menentukan mutu pelayanan sekolah, sebagai public relation sekolah.

Begitu pula seorang Tata Usaha yang di dalam pelaksanaannya merupakan SDM yang senantiasa sarat dengan Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam bekerja seorang Administrator. Dan bekerja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturkture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat.

Dalam pelaksanaan sehari-hari begitu kompleks pekerjaan seorang Administrator maka membutuhkan motivasi apalagi di abad zaman now ini , di mana semua kegiatan berbasis IPTEK dan ON LINE. Karena sebuah motivasi kerja dapat mempengaruhi kinerja pegawai, seorang manajer diharapkan dapat menjaga keseimbangan antara motivasi kerja dengan kinerja tenaga administrasi sekolah yang ada di sekolah. Bila keseimbangan keduanya terjaga dengan baik dan motivasi kerja terus ditingkatkan maka kinerja tenaga administrasi sekolah akan cenderung untuk meningkat. Kinerja itu penting, sebab kinerja pegawai yang optimal akan menghasilkan keluaran (output) yang diharapkan oleh organisasi dan akan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Dan kepala sekolah yang mampu meningkatkan kinerja tenaga administrasinya serta terus momotivasi tenaga administrasinya maka dampaknya kepada kinerja tenaga administrasi sekolah tidak menurun melainkan terus meningkat secara berkesinambungan, sehingga kinerja tenaga administrasi sekolah dalam melaksanakan pekerjaan yang dilaksanakan oleh tenaga administrasi sekolah dijalankan dengan baik dan penuh semangat untuk memperoleh hasil kerja yang maksimal.

Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi mengarahkan terjadinya transformasi administrasi berbasis digital merupakan perkembangan yang positif dalam rangka memberikan layanan prima bagi masyarakat ataupun tenaga kerja yang membutuhkan. Hal ini pun sejalan dengan tuntutan masyarakat yang menghendaki keterbukaan informasi sebagai upaya untuk menekan korupsi yang menjadi amanat reformasi, terutama dalam birokrasi.

Dalam bidang birokrasi, pelayanan berbasis internet semakin dikembangkan, semua lembaga pemerintah, baik pusat maupun daerah hampir semua telah memiliki website sebagai layanan informasi. Begitu pula dengan data kepegawaian, data mengenai sekolah atau pun hal lain yang berkaitan dengan manajemen dapat diakses dengan berbasis digital karena dengan harapan layanan informasi yang diberikan dapat lebih efektif dan efisien.

Transformasi admisntrasi berbasis digital menuju layanan prima untuk mewujudkan pendidikan berkemajuan merupakan salah satu hal dalam rangka untuk mewujudkan tata kelola administrasi yang lebih valid sehingga pengelolaan data seperti dalam satuan pendidikan dapat lebih terstruktur. Sejalan dengan mengikuti perkembangan IPTEK, maka tata kelola administrasi berbasis digital dengan menggunakan sistem online diharuskan memiliki data valid agar dapat diproses karena sistem online hanya mengandalkan data yang dapat diinput.

Adapun adanya perbaikan administrasi dalam pelayanan publik merupakan suatu keharusan sebagai wujud pengabdian kepada masyarakat. Untuk itu jangan salah bukanlah berbasi digital saja yang menjadi faktor utama peningkatkan mutu, melainkan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan faktor utama yang strategis dalam merealisasikan kredibilitas yang handal. Pengembangan kualitas SDM diperlukan dalam dinamika persaingan, dinamika pasar serta dinamika teknologi yang terus berkembang.

Tranformasi administrasi berbasis digital di dalam pendidikan diharapkan mampu membawa pola perubahan pembinaan dalam kualitas SDM yang ada pada satuan pendidikan yang selama ini mungkin berada pada konsep comfort zone bertransisi menjadi competitive zone. Sehingga dapat memunculkan motivasi kompetensi yang terus berkembang.

Transformasi administrasi berbasis digital menuju layanan prima untuk mewujudkan pendidikan berkemajuan merupakan salah satu wujud pengembangan kualitas mutu pendidikan yang diperlukan guna mengikuti dinamika persaingan globalisasi dan teknologi yang terus berkembang. Oleh karena itu, satuan pendidikan harus mampu melakukan transformasi administrasi berbasis digital karena mampu memberikan efektifitas dan efisiensi layanan.

Perlu terus dikembangkan mengenai administrasi pendidikan berbasis digital sehingga pendidikan bangsa Indonesia memiliki kualitas yang terus meningkat dan menghasilkan SDM yang memiliki kecakapan kerja yang mampu bersaing dengan globalisasi.

Evaluasi berkala perlu terus dilakukan untuk memberikan alternatif dalam mengambil keputusan atau solusi terhadap kendala yang terjadi. Sehingga diminimalisir yang negative dan dimaksimalkan yang positif.