EKSISTENSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Oleh Rahman Mulyawan

(Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan Fisip Unpad)

Manajemen berasal dari bahasa Inggris to manage yang artinya mengatur atau mengelola. Secara lebih teknis, manajemen diartikan sebagai kiat (gabungan antara seni dan ilmu) mengatur atau mengelola semua sumber daya (manusia dan nonmanusia) yang dimiliki organisasi, agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien. Dari definisi di atas, terdapat beberapa kata kunci yang perlu dijelaskan yaitu: (1) Kiat (2) Mengatur/mengelola (3) Sumber daya (4) Tujuan organisasi dan (5) Efisien.

1.         Kiat

Apa arti kiat? Kiat adalah cara, strategi, atau metode untuk melakukan sesuatu, yang merupakan gabungan antara ilmu dan seni. Sebagai ilmu, manajemen memiliki ciri-ciri yang biasa kita temui dalam dunia keilmuan, yakni dapat dipelajari dan diulang-ulang prosesnya serta mengandung rasionalitas yang diterima secara obyektif. Karena itu, ilmu manajemen dapat dipelajari, diteliti dan dikaji sebagaimana ilmu-ilmu lain. Sebagai seni, manajemen banyak berhubungan dengan hal-hal yang subyektif dan kualitatif seperti rasa, intuisi, penginderaan tersembunyi. Seseorang yang tidak pernah mempelajari ilmu manajemen mungkin saja berhasil menjadi pemimpin/kepala yang baik asal ia menguasai seni manajemen. Ia, misalnya, mempunyai sense of business, bakat berkomunikasi. Mempunyai “indera keenam’’ untuk melihat peluang-peluang bisnis yang seringkali luput dari perhatian orang lain, dan mempunyai bakat menjadi pemimpin.

Karena itu, banyak orang yang gagal menjadi pemimpin/kepala yang baik meskipun ia lulus dari sekolah manajemen yang baik. Orang semacam ini me-miliki ilmu yang baik tentang manajemen, tetapi gagal memiliki seni manajemen. Mana yang lebih penting, ilmu atau seni manajemen? Yang jelas, keduaduanya penting. Tanpa ilmu manajemen, seorang pemimpin/kepala akan lebih meng- andalkan perasaannya. Ia akan sering melakukan sesuatu secara coba-coba (trial and error). Semua orang tentu boleh mencoba menjadi pemimpin/kepala, tetapi siapa yang akan menanggung risiko bila ia membuat kesalahan.

Namun. tanpa menguasai seni manajemen. Seorang pemimpin/kepala akan bertindak seperti buku teks. Ia tidak akan kreatif, takut mencoba dan berinovasi, langkah-langkah yang diambilnya akan cenderung kaku, terlalu formal, miskin improvisasi. Padahal sebuah organisasi seringkali menunjukkan perilaku perubahan yang tidak disangka-sangka, ke luar dari pola biasanya.

2.         Mengatur/Mengelola

Manajemen adalah kiat mengatur atau mengelola. Apa yang diatur? Mengapa harus diatur? Yang diatur adalah semua sumber daya yang dimiliki organisasi, baik sumber daya manusia maupun sumber daya non manusia. Dan semua sumber daya ini harus diatur sebab pada hakikatnya sumber daya bersifat ter-batas, karena itu harus digunakan dengan sebaik-baiknya. Jika tidak, maka kita tidak akan tahu apakah tujuan organisasi sudah tercapai, meskipun semua sumber daya sudah habis terpakai. Dalam ilmu manajemen, kita mengenal fungsi-fungsi manajemen, yang kesemuanya itu sebenarnya berakar dari kebu-tuhan untuk ”mengatur” sumber daya.

3.         Sumber Daya

Apa saja yang diatur dalam manajemen? Ada beberapa hal yang secara tradi-sional perlu diatur, yaitu Man, Money, Method, Machines, Materials, dan Market (disingkat 6M). Dikatakan secara tradisional sebab 6M inilah yang selalu ter-libat secara nyata dalam proses manajemen, baik dalam organisasi yang meng-hasilkan produk nyata (tangible products) maupun organisasi penghasil jasa (intangible products).

Saat ini, 6M tersebut ditambah satu hal lagi yaitu Informasi. Tentu kita boleh menyatakan bahwa “informasi” sudah tercakup di dalam 6M. Namun, dewasa ini kemajuan dalam bidang informasi termasuk ilmu yang relevan yaitu komputer begitu hebatnya sehingga ledakan dan banjir informasi itu sendiri sudah cukup memusingkan banyak orang jika tidak dikelola dengan baik. Tak heran, satu disiplin baru telah muncul sehubungan dengan kemajuan dalam bidang informasi tersebut, itulah Ilmu Manajemen Informasi, yang kaitannya mencakup area yang amat luas termasuk ilmu komunikasi, manajemen, kom-puter (hardware dan software-nya) dan administrasi. Seorang pemimpin/kepala di jaman kita ini akan terasa hampa dan tidak lengkap jika ia tidak mengetahui kiat bagaimana mengelola informasi. Minimal, ia sudah harus akrab dengan perangkat komputer yang digunakan di perusahaannya sendiri.

4.         Tujuan Organisasi

Semua organisasi pasti mempunyai tujuan. Malahan, tujuan inilah yang menjadi alasan utama mengapa sekumpulan orang mendirikan organisasi. Tetapi apakah semua orang yang bekerja di suatu organisasi memahami tujuan organisasinya? Belum tentu. Banyak orang yang bekerja di suatu organisasi tidak pernah me- ngetahui secara persis apa tujuan organisasinya. Di sana, mereka hanya bekerja dan bekerja untuk mencari nafhah. Untuk memahami tujuan organisasi, kita perlu menyadari bahwa sedikitnya ada tiga tingkatan tujuan dalam organisasi, yaitu tujuan organisasi atau lembaga secara umum, tujuan setiap unit kerja yang terdapat di dalam organisasi, dan tujuan pegawai yang bekerja di setiap unit. Ringkasnya, tercapainya tujuan organisasi secara umum tergantung pada tercapainya tujuan-tujuan setiap unit, sedangkan tercapainya tujuan unit tergantung pada tercapainya tujuan dan target yang ditentukan bagi setiap staf pegawai di dalamnya.

5.         Efisien

Kata efisien selalu terkait dengan kata efektif. Efektif bermakna tercapainya tujuan. Karena itu, jika suatu organisasi tidak efektif (tidak berhasil mencapai tujuan-tujuannya) maka tidak ada gunanya lagi kita mempertanyakan apakah organisasi tersebut efisien atau tidak. Kapan sebuah organisasi atau manajemen disebut efisien, Yakni apabila organisasi atau manajemen tersebut telah berhasil mencapai tujuan-tujuannyadengan menggunakan sumber daya yang dimiliki dalam skala dan jumlah. Demikianlah makna lima kata kunci dalam definisi manajemen, yaitu kiat, mengatur/mengelola, sumber daya, tujuan organisasi, dan efisien. Sebagai kesimpulan, kita ulangi kembali, bahwa manajemen adalah kiat mengatur semua sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi secara efisien. Berikut ini kita bahas dua hal yang juga sangat penting kita pahami agar kita mampu memahami manajemen sumber daya manusia secara lebih utuh dan tuntas. Kedua hal tersebut adalah manusia (pegawai) dan kinerja (performance).

-o-