KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Oleh Kusmana

Pengertian konseptual komunikasi dalam organisasi secara sederhana, jika  dua orang atau lebih dalam organisasi berlangsung komunikasi. Organisasi merupakan “wadah kegiatan” orang- orang yang melakukan berbagai tugas untuk mencapai tujuan bersama (common goals). Mereka bekerja dalam struktur hubungan yang dibatasi oleh peran tugasnya.. Setiap kelompok orang yang bekerja-sama akan terjadi suatu komunikasi atau hubungan sesuai dengan tugas yang diembannya, sehingga menampilkan perilaku yang mendorong timbulnya kesadaran dalam berkomunikasi untuk mencapai tujuan organi-sasi yang telah ditentukan. Berbagai pandangan kaum ilmuwan dalam bidang komunikasi menganggap komunikasi sebagai kekuatan dominan dalam kehidupan organisasi. Karena itu komunikasi merupakan inti organisasi, tanpa komunikasi tidak akan terdapat akativitas organisasi.

Jaringan Komunikasi dalam Organisasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu organisasi, merupakan proses penyampaian dan menafsirkan ide-ide, pesan dan perintah yang terjadi di dalam totalitas unit suatu organisasi, dengan menggunakan komunikasi yang relevan untuk mencapai pertumbuhan, perkembangan dan konsistensi kehidupan organisasi. Komunikasi menjadi instrumen dalam menyebarkan berbagai informasi untuk dikerjakan oleh semua orang yang terlibat dalam organisasi, sehingga ia mampu menciptakan sinerji. Menciptakan sinergi merupakan bagian penting dalam organisasi, sebab sinergi itu ‘‘the coperative actian of two or more persons working together to accomplish more than they could working separately” (Mondy & Premeaux, 1995:420). Terciptanya sinerja merupakan kontribusi yang diberikan oleh komunikasi, dan dengan terciptanya sinerji tersebut akan tercipta kinerja yang baik. Oleh karena itu menciptakan sinerji melalui komunikasi yang benar dan tepat akan mengefektifkan pencapaian tujuan organisasi. Seorang pemimpin dapat diukur kualifikasi kepemimpinannya dari proses komunikasi yang dilakukannya. “Komunikasi organisasi menyampaikan dan menafsirkan pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari fakta atau keterangan organisasi” (Pace & Faules, 1989:17). Dengan demikian bagaimana seseorang baik pimpinan, staf maupun bawahan mampu untuk mengungkapkan dan mengekspresikan ide-idenya kepada semua pihak dalam organisasi tersebut. Komunikasi organisasi  memiliki karakter sebagai pengiriman atau pengerahan pesan, penafsiran pesan dan penanganan atau menindaklanjuti pesan agar kegiatan organisasi dapat dijalankan sesuai dengan pesan tersebut. Wofford (1977:349) mengemukakan bahwa pengiriman pesan biasanya datang dari level atasan, yatig sifatnya: a. Memberi perintah tugas b. Memberi perintah untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan hubungannya dengan tugas keorganisasian. c. Memberi informasi tentang prosedur dan tugas keorganisasian. d. Menemukan balikan atau respon dari bawahan. e. Menemukan informasi tentang idiologi sebagai indoktrinasi terhadap bawa-han mengenai misi organisasi. Kreps (1986:197) mengemukkn bahwa pesan atasan ke bawahan dalam komunikasi (downward communication) berfungsi sebagai: a. Mengirim pesan secara hierarki kepada bawahan. b. Memberi informasi sehubungan dengan tugas. c. Melaksanakan tinjauan tentang pelaksanaan tugas. d. Mengindoktrin agar bawahan menyadari dan mampu menginternasasikan tujuan organisasi. untuk menyampaikan perintah, pengarahan, bimbingan dan kebijaksanaan (keputusan) yang diberlakukan oleh organisasi dalam hubungannya dengan pelaksanaan tugas, disiplin hak dan tanggung jawab para bawahan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu komunikasi merupakan sarana untuk penyebaran informasi dalam organisasi. Jika perannya adalah sebagai sarana, maka peran tersebut harus diperkuat untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya agar organisasi berjalan secara efektif. Dengan berjalan secara efektif setiap perencanaan dalam organisasi, maka dapat dikatakan bahwa organisasi telah menggunakan komunikasi dengan benar, berdasarkan hal tersebut secara aksiomatik dapat dikatakan bahwa organisasi akan berhasil dengan baik jika menggunakan komunikasi dengan baik, dan organisasi tidak akan berjalan dengan baik jika ia tidak menggunakan komunikasi dengan benar. Organisasi merupakan komposisi sejumlah orang yang memiliki posisi atau peranan yang berbeda, maka akan terjadi pertukaran pesan yang membutuhkan jalan atau jaringan komunikasi tertentu. Untuk itu setiap komunikator harus mampu memahami berbagai peranan dalam suatu organisasi. Menurut Muhammad (1989:104-105), ada enam peranan jaringan komunikasi yaitu: 1. Opinion leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi. Mereka tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka. 2. Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. “Gate keepers ” dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang penting-penting saja terhadap mereka. Dalam hal ini “gate keepers” mempunyai “power dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. Jika “gate keepers” memutuskan bahwa informasi tertentu tidak penting, kemudian seorang harus mendapatkan informasi tersebut, maka mungkin informasi tersebut tidak diberikan. 3. Cosmopolities, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya. 4. Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok-kelompok dan mengkoordinir kelompok. 5. Laison, adalah sama perannya dengan “bridge ” tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok, tetapi merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok-kelompok dalam organisasi. 6. Isolate, adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya. Secara lebih jelas jaringan komunikasi pada suatu organisasi

Beberapa fungsi pesan yang disampaikan dalam komunikasi organisasi, yaitu: 1. Pesan tugas, yaitu pesan-pesan yang berkenaan dengan pelaksanaan tugastugas organisasi oleh anggota organisasi. Pesan tersebut mencakup pemberian informasi kepada bawahan untuk melakukan tugas secara efisien, seperti pemberian latihan, orientasi, penentuan tujuan, produktivitas dan lainlain. 2. Pesan pemeliharaan, yaitu pesan yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan pengaturan organisasi, pesan ini mencakup perintah, ketentuan, prosedur, aturan dan kontrol yang diperlukan untuk mempermudah gerakan organisasi untu mencapai output sistem. 3. Pesan kemanusiaan, yaitu diarahkan kepada orang-orang dalam organisasi dengan mempertimbangkan sikap mereka, pesan ini berkenaan dengan hubungan interpersonal, konsep diri perasaan dan moral. Yang termasuk dalam kategori pesan ini adalah penghargaan terhadap hasil yang dicapai, penyelesaian konflik antara individu atau kelompok aktivitas informal dan bimbingan. 4. Pesan pembaharuan, yaitu suatu pesan yang menjadikan organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan yang terjadi dalam lingkungannya. Untuk itu suatu organisasi membuat rencana-rencana baru, aktivitasaktivitas baru, program-program baru.

Komunikasi dalam organisasi memerlukan pemahaman yang jelas dan harus efektif tentang kebutuhan orang-orang dalam organisasi, hal ini diperlukan agar organisasi berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk itu pimpinan organisasi harus menyadari bahwa semua orang yang terlibat dalam organisasi memiliki kebutuhan yang harus diperhatikan. Dalam suatu organisasi harus dipahami oleh pimpinan agar komunikasi berjalan dengan baik, tanpa memperhatikan kebutuhankebutuhan setiap anggota yang ada dalam organisasi akan diragukan loyalitas dan kinerja setiap anggota organisasi tersebut, yang akhirnya membawa dampak kepada tujuan yang harus dicapai organisasi sesuai dengan rencana-rencana yang telah ditetapkan. Oleh karena itu perlu dipahami bahwa ada suatu kebutuhan yang sulit diidentifikasi, misalnya keinginan mencapai rasa aman/jaminan. Sebagian itu kebutuhan fisiologis yang dibawa sejak lahir untuk pemeliharaan diri seperti menghindari penyakit, penderitaan dan berusaha untuk hidup. Di sisi lain bisa pula menjadi kebutuhan sekunder vang ada kaitannya dalam konteks sosial. Contoh, apabila seseorang merasa dirinya disukai orang lain, dihargai, dan dibutuhkan oleh organisasi, maka gejala ini akan memperbesar perasaan amannya (Beach. 1995:263). Karena komunikasi merupakan kebutuhan dalam organisasi. maka jajaran organisasi harus menjadikan komunikasi sebagai sesuatu yang krusial sifatnya."Dalam organisasi perlu ditumbuhkan komunikasi yang didasarkan pada sikap saling percaya, menerima, empati, dan kejujuran” (Rakhmat, 1996:131).

Komunikasi dalam organisasi merupakan bagian penting karena komunikasi memiliki kemampuan menjembatani seluruh kepentingan manusia, dapat dijadikan sarana untuk mengemukakan berbagai ide atau gagasan agar dapat memahami melaksanakan berbagai kegiatan organisasi, sehingga akan mampu menciptakan dan mengembangkan kerjasama yang dapat meningkatkan kinerja organisasi. Proses komunikasi akan berlangsung secara efektif, jika komunikasi dilakukan dua arah, sehingga akan terjadi interaksi timbal balik antara komunikator dan komunikasi dalam proses penyampaian suatu pesan, dengan menggunakan alat atau media yang sesuai dengan pesan yang disampaikan. Jaringan komunikasi sifatnya formal maupun informal. Jaringan komunikasi dalam organisasi dapat terjadi dari atasan ke bawah, dari bawah ke atas, dan horizontal. 

                                                                     -Kus2022-