LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES SELEKSI PEGAWAI

Oleh Rahman Mulyawan

(Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan Fisip Unpad)

Langkah-langkah Dalam Proses Seleksi

Setiap perekrut tenaga kerja yang mempunyai rasa tanggung jawab secara profesional dapat dipastikan ingin dan berusaha agar melalui proses seleksi yang dilakukannya diperoleh tenaga kerja Yang paling memenuhi syarat untuk mengisi lowongan yang tersedia. Agar sasaran seperti itu tercapai, proses seleksi menggabungkan dua hal, yaitu yang berkaitan langsung dengan pekerjaan yang akan dilakukan apabila lamaran seseorang diterima dan faktor-faktor lain yang meskipun tidak langsung berkaitan dengan pekerjaannya kelak, akan tetapi mem- berikan gambaran yang lebih akurat tentang diri pelamar yang bersangkutan.

Proses seleksi terdiri dari paling sedikit delapan langkah yang dapat di-tempuh. Perlu ditekankan bahwa tidak semua langkah tersebut harus ditempuh. Misalnya, dalam hal orang dalam yang diseleksi dalam rangka alih tugas atau promosi, ada langkah-langkah tertentu yang tidak perlu lagi ditempuh karena organisasi, khususnya satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia sudah memiliki informasi yang diperoleh dengan mengambil langkah-langkah tertentu itu, misalnya informasi tentang kondisi kesehatan pegawai yang bersangkutan.

Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam proses seleksi ialah:

a)         penerimaan surat lamaran,

b)         penyelenggaraan ujian,

c)         wawancara seleksi,

d)         pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensinya,

e)         evaluasi kesehatan,

f)         wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsungnya,

g)         pengenalan pekerjaan, dan

h)         keputusan atas lamaran.

Masing-masing langkah tersebut akan dibahas secara singkat berikut ini.

1.         Penerimaan Surat Lamaran.

Sering dilupakan bahwa sesungguhnya proses seleksi berlangsung dua arah dalam arti bahwa organisasi pemakai tenaga kerja menyeleksi para pelamar dan di lain pihak para pelamar memilih organisasi di mana dia berharap akan berkarya.

Artinya, langkah pertama ini merupakan langkah yang penting. Oleh karena itu kedua belah pihak perlu menempuhnya dengan hati-hati. Organisasi pemakai tenaga kerja menempuh langkah ini guna memperoleh kesan pertama tentang pelamar melalui pengamatan tentang penampilan, sikap dan faktor-faktor lain yang dipandang relevan. Dari kesan pertama, inilah perekrut mengambil keputusan apakah akan melanjutkan langkah berikutnya atau tidak. Sebaliknya dengan kunjungan pertamanya ke orga-nisasi, pelamar dapat memutuskan apakah ia akan melanjutkan keinginan- nya untuk berkarya di organisasi tersebut atau tidak. Artinya, dalam kunjungan pertama itu pelamar sudah akan memiliki pandangan umum tentang organisasi yang akan mempekerjakannya.

Tentunya suatu titik temu akan diperoleh apabila kedua belah pihak mempunyai kesan positif tentang satu sama lain. Jika demikian halnya, perekrut akan mengambil langkah berikutnya.

2.         Penyelenggaraan Ujian.

Berbagai ujian diselenggarakan dan dimaksudkan untuk memperoleh informasi yang obyektif dan dengan tingkat akurasi yang tinggi tentang cocok tidaknya pelamar dengan jabatan atau pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya.

Sebelum membahas berbagai jenis ujian atau tes yang biasa diselenggarakan dalam rangka proses seleksi, perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa tidak semua jenis tes yang digunakan untuk semua pelamar. Artinya ada jenis tes tertentu yang hanya cocok diselenggarakan bagi mereka yang melamar pekerjaan yang teknis sifatnya. Sebaliknya untuk berbagai macam pekerjaan atau jabatan manajerial jenis tes yang lainlah yang cocok diselenggarakan. Pada dasarnya terdapat tiga jenis tes yang ditempuh oleh para pelamar, yaitu:

a)         tes psikologi,

b)         tes yang menguji pengetahuan pelamar,

c)         tes pelaksanaan pekerjaan.

Tes Psikologi. Dewasa ini, di negara-negara maju, seperti di Amerika Serikat, terdapat berbagai jenis tes psikologi. Berbagai jenis tes psikologi tersebut dimaksudkan untuk mengukur berbagai faktor kepribadian dan diperuntukkan bagi upaya mencocokkan kepribadian pelamar dengan pekerjaan yang tepat baginya. Misalnya, ada tes psikologi yang mengukur kepribadian dan temperamen seseorang yang diharapkan menduduki jabatan eksekutif tingkat puncak, tingkat menengah dan tingkat rendah. Ada pula tes psikologi yang mengukur kepribadian dan tempera-men seseorang yang melamar menjadi tenaga di bagian penjualan. Tes psikologi lainnya adalah tes yang mengukur kreativitas dan daya nalar seseorang. Jelaslah bahwa para petugas yang sertanggung jawab melakukan seleksi para calon pegawai, perlu mengenali dan memahami manfaat dari berbagai tes psikologi tersebut. Dengan demikian mereka dapat pula mengetahui untuk jenis pelamar yang bagaimana tes psikologi apa yang tepat digunakan untuk mengukur apa.

Tes Pengetahuan: Sebagaimana halnya dengan tes psikologi, dewasa ini terdapat beraneka ragam tes yang dimaksudkan untuk mengukur penge- tahuan pelamar tentang berbagai hal. Misalnya ada tes yang mengukur pengetahuan seseorang tentang teori dan praktek kepemimpinan, tes yang mengukur kemampuan atau pemahaman seseorang tentang ruang, waktu, angka-angka dan kecekatan menangkap, makna petunjuk verbal dan lain, sebagainya.

Tes Pelaksanaan Pekerjaan. Bagi mereka yang diproyeksikan untuk melaksanakan berbagai kegiatan operasional diselenggarakan berbagai jenis tes seperti tes kemampuan koordinasi fisik bagi mereka yang kerja di bengkel atau pabrik, tes yang mengukur kemampuan visualisasi spatial bagi calon juru gambar dan tes yang mengukur kemampuan seseorang calon juru tulis mengingat angka-angka dan Hama-Hama. Bahkan tes yang mengukur kemampuan seseorang menghadapi situasi nyata dalam pekerjaan seperti mengambil keputusan dan memecahkan masalah yang diperuntuk- kan bagi mereka yang akan menduduki jabatan manajerial dan profesional tersedia pula.

Di berbagai negara, terutama yang disebut sebagai Negara-negara. “maju”, ada kalanya digunakan pula tes yang dikenal dengan istilah “Graphic Response Test” yang lebih populer dengan istilah. “poligraph”. Tes ini dise- lenggarakan bagi mereka yang dalam pelaksanaan tugasnya dituntut me- miliki tingkat kejujuran yang tinggi, seperti polisi, kasir dan pekerjaan lain yang sejenis. Dewasa ini makin banyak organisasi yang menyelenggarakan tes ini, bukan karena perekrut mencurigai pelamar, akan tetapi

karena ,menyelenggarakan tes tersebut lebih murah dibandingkan dengan penge- cekan latar belakang hidup, pelamar.

Dalam pandangan itu harus ditekankan bahwa cukup kuat tekanan untuk tidak menggunakan tes tersebut karena dua alasan utama. Pertama karena penggunaan alat tersebut memerlukan keterampilan khusus, para perekrut belum tentu mampu menyelenggarakan tes tersebut dengan baik. Kedua, banyak orang berpendapat bahwa tes demikian merupakan pelang- garan atas rahasia pribadi seseorang.

Betapapun pentingnya berbagai tes di atas diselenggarakan, kiranya tidak boleh dilupakan bahwa penggunaannya hanya sebagai alat untuk memperoleh informasi secara lebih obyektif mengenai pelamar. Agar berbagai tes di atas benar-benar memberikan informasi yang ingin digali dari pelamar, dua persyaratan harus dipenuhi, yaitu validitas dan dapat dipercayai. Yang dimaksud dengan validitas adalah bahwa nilai yang didapat oleh seseorang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan atau dengan berbagai kriteria obyektif lainnya yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan perkataan lain tingkat validitas suatu tes dapat dikatakan tinggi apabila hubungan antara hasil tes dengan prestasi keta semakin kuat. Sebaliknya apabila keterkaitan antara hasil tes dengan prestasi kerja sangat lemah, apalagi kalau tidak terkait sama sekali, tes yang dipakai menjadi tidak valid dan oleh karenanya seyogianya tidak digunakan sebagai alat seleksi.

Selanjutnya yang dimaksud dengan tes yang dapat dipercayai ialah bahwa hasil yang diperoleh konsisten setiap kali tes tersebut diambilnya. Jika sebaliknya yang ter adi, misalnya hasil tes bervariasi setiap kali diambil oleh orang yang sama, berarti bahwa tes tersebut tidak dapat dipercayai. Penting untuk mencatat bahwa tes yang tidak dapat dipercayai biasanya juga tidak valid dan karenanya sebaiknya tidak digunakan karena tidak membantu perekrut melakukan seleksi dengan sebaik-baiknya.

3.         Wawancara

Wawancara sebagai alat seleksi sering dipandang sebagai langkah yang cukup penting. Karena dipandang sebagai langkah yang penting, penggunaannya pun paling sering dan paling meluas. Wawancara sebagai alat seleksi merupakan pembicaraan formal antara perekrut dengan pelamar. Jika dilaksanakan dengan baik, lima manfaat yang dapat dipetik dari wawancara ialah:

a)         kesan kuat tentang akseptabilitas pelamar untuk bekerja dalam organisasi,

b)         perolehan jawaban yang agak pasti atas pertanyaan apakah pelamar mampu melaksanakan pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya;

c)         perolehan bahan perbandingan antara pelamar yang diwawancarai dengan para pelamar lain untuk pekerjaan yang sama;

d)         pengenalan pelamar dengan lebih baik oleh pewawancara;

e)         kesempatan bagi pelamar yang diwawancarai untuk lebih mengenal organisasi yang akan mempekerjakannya melalui informasi yang diperolehnya dari pewawancara.

Tipe-tipe Wawancara. Pada dasarnya wawancara diselenggarakan dalam bentuk tatap muka antara seorang pewawancara dengan seorang pelamar. Meskipun demikian tidak tertutup kemungkinan menyelenggarakan wawancara per kelompok, artinya seorang atau beberapa pewawancara mengadakan dialog dengan sekelompok pelamar. Perlu ditekankan bahwa wawancara per kelompok dapat digunakan apabila diperlukan pandangan beberapa orang pewawancara sekaligus mengenai diri para pelamar. Dengan perkataan lain, apabila tingkat validasi l,informasi tentang para. pelamar dirasakan sangat penting, wawancara oleh sekelompok pewawancara tepat untuk ditempuh. Dewasa ini dikenal paling sedikit lima jenis wawancara, yaitu:

a)         wawancara tidak terstruktur,

b)         wawancara terstruktur,

c)         gabungan antara tidak terstruktur dan terstruktur,

d)         pemecahan masalah, dan

e)         wawancara dalam situasi stres.

Wawancara Tidak Terstruktur. Dalam menyelenggarakan wawancara tidak terstruktur, pewawancara tidak mempersiapkan sejumlah pertanyaan. sebelumnya. Jumlah dan jenis pertanyaan yang diajukan kepada pelamar biasanya berkembang sambil wawancara berlangsung. Meskipun demikian tidak berarti bahwa pewawancara tidak perlu melakukan persiapan. Bahkan sesungguhnya teknik wawancara tidak terstruktur menuntut keterampilan improvisasi yang tinggi sehingga informasi kunci dalam, arti penting dan relevan. mengenai diri pelamar benar-benar diperoleh. Keterampilan demikian menjadi lebih penting dimiliki pewawancara apabila diingat bahwa wawancara tidak terstruktur digunakan untuk membantu melamar mengatasi masalah-masalah pribadi yang mungkin dialaminya misalnya mudah gugup, pemalu dan sebagainya atau membantu pelamar untuk memahami bahwa dia kurang tepat atau kurang cocok untuk pekerjaan yang dilamarnya.

Wawancara Terstruktur. Tipe wawancara ini digunakan apabila pertimbangan validitas informasi yang dicari dianggap penting dan apabila jumlah pelamar yang hendak diwawancarai besar. Pelaksanaannya menuntut agar pewawancara menyusun dan mempersiapkan serangkaian pertanyaan yang ditanyakan pada semua pelamar. ‘Kelemahan utama penggunaan teknik ini terletak pada dua hal, yaitu:

a)         pelaksanaannya cenderung terlalu formal dan mekanikal,

b)         tidak/kurang tersedianya kesempatan bagi pewawancara untuk mela- kukan improvisasi yang mungkin diperlukan seperti dalam hal pelamar memberikan jawaban menarik yang sebenarnya memerlukan. “penggalian” lebih lanjut.

Gabungan Antara Tidak Terstruktur dan Terstruktur. Kenyataan dan pengalaman banyak orang menunjukkan bahwa wawancara yang paling sering digu- nakan sebagai teknik seleksi adalah teknik gabungan antara wawancara tidak terstruktur dan wawancara terstruktur. Alasannya ialah bahwa penggabungan kedua teknik tersebut mengambil manfaat dari keduanya. Dengan perkataan lain, karena wawancara terstruktur memungkinkan perolehan informasi yang dapat digunakan untuk membandingkan kualifikasi seorang pelamar dengan para pelamar lainnya dilengkapi dengan perolehan informasi secara lebih mendalam melalui wawancara tidak struktur.

Pemecahan Masalah. Untukmengukurkemampuanpelamarmenyelesaikan suatu masalah tertentu, kepada pelamar disodorkan suatu situasi problematik yang tentu saja sifatnya hipotetikal. Setelah pewawancara menyampaikan permasalahan, pelamar diminta tanggapan tentang apa yang akan dilakukannya mengatasi situasi tersebut. Agar informasi yang diperoleh berbobot, tiga hal biasanya mendapat perhatian pewawancara, yaitu:

a)         jalan keluar yang dikemukakan pelamar,

b)         pendekatan yang digunakannya,

c)         sampai sejauh mana pelamar dapat berpikir tenang dan rasional dalam hal menghadapi tekanan, betapa pun kuat atau lemahnya tekanan ter- sebut. Wawancara Dalam Situasi Stres. Dalam berbagai organisasi ada tugas- tugas tertentu yang sering berakibat pada stres dalam diri pegawai yang sertanggung jawab untuk melaksanakannya. Misalnya pegawai yang bekerja pada suatu perusahaan jasa. Tidak mustahil pelanggan atau nasabah merasa tidak puas atas pelayanan yang diterimanya. Artinya mungkin saja pelanggan atau nasabah merasa pelayanan terlalu lambat, kurang cermat, kurang ramah dan lain sebagainya. Sangat mungkin bahwa pelanggan atau nasabah yang tidak puas itu menyampaikan keluhannya dengan emosional. Dalam hal seperti itu keluhan harus diatasi dan diselesaikan demi citra positif organisasi. Dalam usaha menyelesaikan situasi demikianlah biasanya timbul stres.

Dari penjelasan di atas terlihat bahwa dalam penggunaan teknik wawancara ini pewawancara mengajukan berbagai pertanyaan yang menjengkelkan kepada pelamar.

Dari cara dan sikap, menjawabnya, pelamar akan membuktikan kemampuannya menghadapi situasi dalam melaksanakan tugasnya kelak.

Kiranya wajar untuk menekankan bahwa tidak satu pun dari berbagai teknik wawancara tersebut yang apabila digunakan sebagai satu-satunya teknik menggali informasi akan memberikan seluruh informasi yang diinginkan terungkap. Berarti berbagai teknik tersebut perlu digunakan yang intensitasnya tergantung pada informasi yang bagaimana yang paling relevan untuk dimiliki guns lebih menjamin tersedianya tenaga kerja baru yang paling memenuhi syarat dan dengan demikian paling besar kemungkinan berhasil dalam meniti karier dalam organisasi.

Proses Wawancara. Karena wawancara dianggap sebagai instrumen seleksi pelamar yang sangat penting, pemahaman tentang proses wawancara menjadi relevan dan wajar mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pada dasarnya proses wawancara melibatkan pengambilan lima langkah.

Pertama: Persiapan wawancara. Langkah persiapan ini sangat penting karena berhasil tidaknya wawancara diselenggarakan sangat tergantung pada tepat tidaknya langkah ini diambil. Berikut ini dijelaskan alasannya. Sebelum wawancara dimulai, pewawancara menyusun berbagai pertanyaan yang diharap- kan dapat menggali bahan atau informasi antara lain tentang latar belakang, minat dan sikap pelamar. Pertanyaan-pertanyaan lainnya ditambahkan yang kesemuanya ditujukan pada penggalian informasi tentang diri pelamar yang bermuara pada pengambilan keputusan tentang cocok tidaknya pelamar untuk pekerjaan yang dilamarnya.

Berbagai pertanyaan tersebut dapat mengundang jawaban tentang berbagai hal mengenai diri pelamar seperti minat atau hobi pelamar, olah raga yang disenangi, kegiatan-kegiatan sosial di mans pelamar pernah terlibat, pandang- annya tentang pekerjaan yang diidam-idamkannya, alasan mengapa dia melamar pada organisasi yang bersangkutan, latar belakang pendidikannya, preferensi geografisnya, pola karier yang didambakannya, pengalamannya, pengetahuan atau keterampilan khusus yang dimilikinya serta persyaratan atau kondisi kerja yang diinginkannya.

Pentingnya persiapan ini terlihat lebih jelas lagi apabila diingat bahwa wawancara berlangsung dua arah. Artinya, selama berlangsungnya wawancara, peranan pelamar tidak terbatas hanya pada menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pewawancara. Pelamar juga diberikan kesempatan untuk mengajukan berbagai pertanyaan dalam rangka usahanya memperoleh bahan sebanyak mungkin tentang organisasi yang segera akan dimasukinya apabila larnarannya, diterima. Kemampuan pewawancara selaku wakil organisasi menjawab berbagai pertanyaan pelamar akan memungkinkan pelamar menarik kesimpulan tentang organisasi yang bersangkutan. Tambahan pula karena wawancara tersebut merupakan kesempatan pertama bagi pelamar mengenal organisasi, jelas bahwa penyelenggaraannya harus dipersiapkan dengan sebaik-baiknya.

Kedua: Penciptaan keserasian hubungan. Merupakan hal yang normal dan wajar bahwa keterlibatan seseorang dalam wawancara menimbulkan ketegangan, baik dalam diri pewawancara maupun pelamar yang diwawancarai. Ketegangan ini bermula dari kenyataan bahwa kedua belah pihak belum saling mengenal dan apa hasil wawancara itu merupakan tanda tanya. Oleh karena itu agar wawancara berlangsung dengan baik, pewawancara harus sesegera mungkin berusaha menciptakan kondisi sedemikian rupa sehingga ketegangan yang ada tidak mempengaruhi jalannya wawancara tersebut secara negatif. Suasana tidak tegang dapat tercipta apabila:

a)         terdapat hubungan yang didasarkan pada sikap saling mempercayai,

b)         suasana santai diciptakan sedini mungkin,

c)         tidak terdapat distraksi yang mengalihkan perhatian kepada hal-hal lain,

d)         wawancara dimulai tepat pada waktu yang telah disepakati bersama,

e)         pewawancara memperlihatkan sikap ramah.

Ketiga: Tukar menukar informasi. Telah ditekankan di muka bahwa wawan- cara adalah suatu bentuk percakapan. Karena itu wawancara harus berlangsung dua arah. Tegasnya pewawancara tidak boleh mendominasi percakapan. Pelamar tidak hanya berkewajiban menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pe-wawancara. Pelamar berhak pula mengajukan berbagai pertanyaan. Dengan demikian terjadi tukar menukar informasi. Pewawancara harus mampu mengajukan berbagai pertanyaan sedemikian rupa sehingga berbagai informasi yang diinginkan benar-benar tergali.

Artinya, seyogianya bentuk pertanyaan-pertanyaan yang diajukan yang cukup dijawab dengan “ya” atau “tidak” dihindarkan karena jawaban demikian kurang memateriikan gambaran tentang diri pelamar. Dalam kondisi itu pewawancara harus mampu memahami secara tepat berbagai pertanyaan pelamar. Misalnya apakah pelamar hanya menanyakan perolehan haknya ataukali merupakan usaha untuk mengenai organisasi dengan lebih baik. Pewawancara harus mampu menggiring pelamar sedemikian rupa sehingga kesan yang diperoleh mengenai diri pelamar semakin lengkap yang pada gilirannya mempermudah pengambilan keputusan menerima atau menolak lamaran yang bersangkutan.

Keempat: Mengakhiri wawancara. Apabila pertanyaan-pertanyaan yang disiapkan telah ditanyakan, atau apabila alokasi waktu yang disediakan telah hampir habis, pewawancara, perlu menyatakan bahwa wawancara akan segera berakhir. Cara mengakhiri wawancara pun punya teknik tersendiri yang perlu dikuasai oleh pewawancara. Teknik terbaik mengakhiri suatu wawancara adalah dengan komunikasi non verbal. Misalnya dengan cara duduk yang berubah, berdiri, melihat jam dinding atau jam Langan atau. cara-cara lain sejenis yang memberikan indikasi bahwa wawancara segera akan selesai. Dalam mengakhiri wawancara sangat penting untuk mengingat bahwa pewawancara sama sekali tidak boleh memberikan indikasi apakah lamaran diterima atau ditolak. Dua alasan mengapa demikian ialah:

a)         agar opini mengenai pelamar lain yang juga akan diwawancarai ter-pengaruh,

b)         karena pelamar yang baru selesai diwawancarai masih harus melalui proses seleksi lebih lanjut.

Kelima: Penilaian. Segera setelah wawancara berakhir, pewawancara harus membuat catatan selengkap mungkin mengenai jawaban-jawaban yang diberikan oleh pelamar dan kesan pewawancara tentang diri pelamar. Untuk kepentingan penilaian, seyogianya digunakan suatu lembaran daftar pengecekan (checklist) yang mengandung berbagai hal seperti nama pelamar, tanggal wawancara, jabatan atau pekerjaan yang dilamar, nama dan jabatan pewawancara, komentar pewawancara mengenai penampilan pelamar, minat yang terungkap, latar belakang, termasuk latar belakang pendidikan dan pelatihan, harapan, perkiraan tentang kemampuan pelamar, pengalaman dan waktu pelamar bisa mulai bekerja. Daftar dimaksud juga sebaiknya berisikan komentar atau pendapat pewawancara tentang:

a)         sikap pelamar terhadap organisasi,

b)         sikap, pelamar terhadap pimpinannya yang lama di tempat ia pernah bekerja,

c)         harapan mengenai tugas pekerjaannya,

d)         harapan tentang tangga karier yang mungkin dinaikinya, kesan-kesan pewawancara mengenai diri pelamar yang dipandang relevan.

Kesemuanya itu dapat dinyatakan dengan kategori positif-negatif, baik- buruk atau cara-cara kategorisasi lain yang dianggap tepat.

Bagian terakhir dari daftar pengecekan itu menyangkut tindak lanjut mengenai pelamar yang baru selesai diwawancarai. Bagian ini menggambarkan tiga kemungkinan, yaitu:

a)         lamaran ditolak,

b)         lamaran diterima, dan

c)         lamaran diterima tetapi untuk pekerjaan lain.

Dalam hal lamaran ditolak, berkas lamaran dimasukkan di arsip dan pelamar yang bersangkutan segera diberitahu bahwa lamarannya ditolak. Sebaiknya jika lamaran diterima tindak lanjut yang perlu diambil ialah memberitahukan kepada yang bersangkutan bahwa lamarannya diterima dan supaya yang ber- sangkutan mempersiapkan diri untuk mengikuti langkah-langkah selanjutnya dalam proses seleksi. Dalam hal lamaran diterima tetapi tidak untuk pekerjaan atau jabatan yang dilamarnya, informasi tersebut perlu disampaikan kepada pelamar dan biarlah pelamar yang bersangkutan memutuskan apakah ia tetap ingin bekerja di organisasi meskipun pada jabatan atau pekerjaan yang lain dari yang dilamarnya semula.

-o-