PENTINGNYA BERKAS PENUNJANG DAN KEGIATAN LAINNYA DALAM PROSES SELEKSI

Oleh Rahman Mulyawan

(Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan Fisip Unpad)

Surat-Surat Referensi.

Salah satu langkah yang biasa diambil dalam keseluruhan proses seleksi ialah mengharuskan pelamar melengkapi dokumen lamarannya dengan surat-surat referensi. Surat-surat referensi dimaksudkan untuk melengkapi informasi tentang diri pelamar seperti kemampuan intelektual, sikap, nilai yang dianut, perilaku dan hal-hal lain yang dipandang relevan.

Karena itu yang diminta memberikan surat referensi antara lain adalah atasan langsung, mantan guru atau dosen, sahabat keluarga dan pihak-pihak lain yang karena mengenal pelamar dengan baik dianggap kompeten memberikan berbagai informasi yang diperlukan. Meskipun praktek meminta surat referensi tersebut sudah lama berlangsung, kecenderungan dewasa ini ialah mengganti cara tersebut dengan cara yang lain. Salah satu alasan utamanya ialah karena menurut pengalaman banyak organisasi, surat-surat referensi itu biasanya hanya menonjolkan segi-segi positif mengenai diri pelamar. Artinya, segi-segi negatif mengenai diri pelamar sering tidak terungkap karena apabila diungkapkan justru akan memperkecil kemungkinan lamaran diterima. Padahal untuk kepentingan penempatan dan pengembangan yang bersangkutan kelak informasi tentang kelemahan seseorang perlu pula diketahui oleh perekrut.

Karena kelemahan yang inheren pada cara ini, dewasa ini semakin kuat kecenderungan di kalangan perekrut untuk tidak lagi menggunakan cara ini dan diganti dengan cara lain yang dipandang lebih canggih untuk menggali informasi yang diperlukan. Yang dimaksud dengan cara lain itu ialah pelamar diminta memberikan beberapa nama yang menjadi referensinya dan perekrutlah yang menghubungi orang- orang tersebut secara langsung, misalnya melalui telepon. Seorang perekrut yang sudah berpengalaman biasanya dapat menarik kesimpulan yang cukup tepat tentang informasi yang diperolehnya, misalnya dengan interpretasi tentang cara orang yang memberi informasi tersebut menjawab pertanyaan-pertanyaan tertentu, apakah spontan, ragu-ragu, nada suara dan sebagainya.

Permintaan informasi referensi dari orang-orang tertentu merupakan usaha yang sistematik untuk mengetahui lebih mendalam tentang latar belakang seorang pelamar. Pentingnya pengetahuan tentang latar belakang tersebut berbeda dari seorang pelamar ke pelamar yang lain, tergantung pada jabatan yang akan dipangkunya dan tugas pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya. Misalnya bagi mereka yang akan menangani hal-hal yang bersifat rahasia, seperti rahasia negara atau rahasia perusahaan, atau mengelola sejumlah besar uang atau barang-barang berharga lainnya, pengecekan latar belakang tersebut sangat intensif karena di samping kemampuan, dituntut pula berbagai persyaratan lainnya seperti loyalitas, kejujuran, integritas kepribadian dan syarat-syarat lain yang sejenis.

Evaluasi Medis.

Praktek lain yang sangat lumrah dilakukan adalah melakukan evaluasi medis yang pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat. Dua cara umum ditempuh dalam proses ini. Pertama, pelamar diminta melampirkan surat keterangan dari dokter. Tetapi karena surat keterangan demikian bersifat umum, ada kalanya organisasi menempuh cara kedua, yaitu melakukan sendiri evaluasi medis dengan meng- haruskan pelamar menjalani tes kesehatan menyeluruh di tempat pemeriksaan dan oleh dokter yang ditunjuk oleh organisasi.

Berbagai tujuan yang ingin dicapai dengan evaluasi medis seperti ini, antara lain ialah:

a)         menjamin bahwa pelamar tidak menderita sesuatu penyakit kronis, apalagi menular;

b)         memperoleh informasi apakah secara fisik pelamar mampu

c)         menghadapi tantangan dan tekanan tugas pekerjaannya;

d)         Memperoleh gambaran tentang tinggi rendahnya premi asuransi yang hares dibayar, terutama dalam hal organisasilah yang membayar premi tersebut bagi para karyawannya, suatu praktek yang terdapat dalam banyak organisasi pemakai tenaga kerja.

Wawancara Dengan Penyelia.

Dalam manajemen sumber daya manusia dewasa ini semakin dirasakan pentingnya keterlibatan para penyelia yang akan menjadi atasan langsung pelamar dalam proses seleksi. Bahkan dalam banyak organisasi kecenderungan kuat dewasa ini adalah memberikan wewenang dan kata terakhir kepada para penyelia untuk memutuskan siapa di antara para pelamar yang diterima dan siapa yang ditolak. Berbagai pertimbangan atau alasan mengapa kecenderungan ini timbul pesat antara lain ialah:

a.         penyelialah yang lebih memahami seluk-beluk dan tuntutan teknikal pekerjaan yang akan dipercayakan kepada pelamar,

b.         penyelialah yang dianggap lebih kompeten menjelaskan berbagai segi peker- jaan tertentu apabila ditanyakan oleh pelamar,

c.         penyelialah yang dianggap lebih tepat untuk melakukan penilaian menge- nai kemampuan dan potensi pelamar karena dikaitkan langsung dengan tugas yang akan dilakukan pelamar,

d.         penyelialah yang dibebani tanggung jawab untuk mengarahkan, membe- rikan dorongan, membina dan mengembangkan pelamar setelah dia men- jadi pekerja dalam organisasi yang bersangkutan,

e.         jika ternyata di kemudian hari pegawai baru itu tidak atau kurang mampu menyelenggarakan fungsinya, penyelia sertanggung jawab atas ketidak- tepatan dalam proses seleksi.

f.          Karena berbagai pertimbangan itulah dewasa ini sudah sernakin diakui pentingnya keterlibatan para penyelia dalam turut berperan serta dengan melakukan wawancara dengan beberapa pelamar yang sudah terlebih dahulu diseleksi oleh perekrut. Langkah ini menunjukkan pula betapa pentingnya kerja sama antara perekrut dengan para manajer operasional dalam usaha menseleksi pelamar dengan seteliti mungkin.

Keputusan Seleksi.

Langkah terakhir dalam proses seleksi ialah pengambilan keputusan tentang lamaran yang masuk. Siapa pun yang pada akhirnya mengambil keputusan atas lamaran yang diterima, apakah diterima atau ditolak, yang jelas ialah bahwa dua hal penting mendapat perhatian. Pertama, merupakan tindakan yang sangat etis sekaligus merupakan langkah penting dalam menjaga citra positif suatu organisasi apabila para pelamar yang lamarannya tidak diterima segera diberitahu tentang penolakan tersebut. Penekanan ini sangat penting karena praktek yang lumrah terjadi ialah bahwa yang diberitahukan terlebih dahulu, berupa panggilan, adalah mereka yang lamarannya diterima. Padahal mereka yang lamarannya ditolaklah yang seyogianya diberitahu terlebih dahulu. Dengan demikian mereka dapat mengambil langkah-langkah baru, misalnya dengan melamar ke tempat pekerjaan yang lain. Tindakan seperti itu dikatakan tepat dan etis karena dengan demikian organisasi menunjukkan keperduliannya terhadap nasib orang-orang pencari pekerjaan. Sikap demikian sekaligus menjadi lalai hubungan masyarakat yang efektif bagi organisasi yang bersang- kutan. Kedua, seluruh dokumen lamaran dari para pelamar yang diterima untuk bekerja perlu disimpan dengan baik dan rapi karena berbagai informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut akan sangat bermanfaat di kemudian hari dalam membina dan mengarahkan karier pegawai yang bersangkutan. Patut diingat bahwa bukti terbaik berlangsungnya proses seleksi dengan tepat adalah para karyawan yang mampu bekerja secara produktif, memiliki loyalitas tinggi dan berperilaku positif. Berarti informasi yang terdapat dalam dokumen lamaran itu akan sangat bermanfaat untuk diteliti kembali di kemudian hari dalam hal pekerja tidak memenuhi harapan karena dari penelusuran itu sangat mungkin ditemukan titik-titik lemah dari proses seleksi yang telah ditempuh. Maksudnya ialah agar titik-titik lemah tersebut diatasi dalam melakukan seleksi pegawai baru di waktu-waktu yang akan datang.

-o-