PERENCANAAN DAN PENGADAAN APARATUR SIPIL NEGARA

Oleh Rahman Mulyawan

(Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan Fisip Unpad)

Perencanaan kepegawaian dalam manajemen ASN merupakan proses kegiatan untuk menetapkan rencana yang meliputi jumlah, jenis, syarat dan sumber tenaga pegawai yang diperlukan oleh satuan organisasi/instansi untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau tugas pekerjaan dalam pencapaian tujuan satuan organisasi/ instansi yang bersangkutan. Perencanaan tersebut, harus dilakukan secara integral yang meliputi antara lain: penerimaan, seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian dalam kerangka perencanaan organisasi secara keseluruhan. Dalam rangka perencanaan kepegawaian, maka kegiatan analisis jabatan mutlak diperlukan, diantaranya penting untuk menetapkan formasi.

1.              Formasi

a.              Pengertian dan Penetapan Formasi

Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 ‘I’ahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 54 tahun 2003. Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan organisasi Peme- rintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan Aparatur Negara, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Pejabat dimaksud adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil Presiden, KAPOLRI, Pimpinan LPND, dan Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Kepala Pelaksana Harian Badan Narkotika Nasional serta Pimpinan Kesekretarisan Lembaga lain yang dipimpin oleh Pejabat Struktural Eselon I dan bukan merupakan bagian dari Departemen Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND). Sedangkan Formasi PNS Daerah adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada satuan organisasi Pemerintah Daerah. Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah ialah Gubernur/ Bupati/Walikota.

b.              Tujuan Penetapan Formasi

Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Dalam menetapkan formasi PNS Pusat harus mendapat pertimbangan dari Menteri Keuangan dan khusus untuk penetapan formasi PNS di luar negeri memperhatikan pula pertimbangan Menteri Luar Negeri. Sedangkan Penetapan formasi PNS Daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah setiap tahun anggaran ditetapkan oleh masing-masing Kepala Daerah, yaitu bagi:

1)             Pemerintah Provinsi ditetapkan oleh Gubernur;

2)             Pemerintah Kabupaten ditetapkan oleh Bupati;

3)             Pemerintah Kota ditetapkan oleh Walikota.

c.Beberapa Hal dalam Penyusunan Formasi

1)             Dasar Penyusunan Formasi

Hal-hal yang menjadi dasar dalam penyusunan formasi, dan harus diperhatikan secara cermat adalah:

a)              Jenis pekerjaan;

b)             Sifat pekerjaan;

c)              Perkiraan beban kerja;

d)             Perkiraan kapasitas pegawai;

e)              Kebijakan pelaksanaan pekerjaan;

f)              Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat;

g)             Peralatan yang tersedia.

2)             Sistem Penyusunan Formasi

Ada 2 (dua) sistem yang dapat digunakan dalam penyusunan formasi:

a)         Sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua satuan organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja.

b)         Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada satuan organisasi itu.

3)             Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai dilakukan melalui analisis jabatan sebagai dasar dalam penyusunan formasi. Melalui analisis itu digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu satuan orga- nisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna.

4)             Anggaran Belanja Negara

Penetapan jumlah PNS bagi suatu satuan organisasi pada akhirnya ditentu- kan oleh sangat tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan analisis kebutuhan pegawai, namun kebutuhan yang menjadi dasar penetapan bagi satuan organisasi didasarkan atas kemampuan anggaran yang tersedia.

2.              Analisis Jabatan

Menempatkan PNS pada jabatan yang tepat dalam suatu susunan organisasi, terlebih dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas pokok, fungsi dan beban tugas organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis jabatan.

Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan informasi tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan penyusunan berbagai program antara lain penataan organisasi, kebutuhan dan pengadaan PNS, rekruitmen - seleksi - penempatan, pembagian kerja, penggajian/peng- upahan, penilaian prestasi kerja, promosi/mutasi dan perencanaan karir.

Analisis jabatan bertujuan antara lain untuk:

a. Mendapatkan kualitas dan kuantitas PNS secara tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi;

b. Pendidikan dan pelatihan; c. Evaluasi jabatan; d. Penilaian pelaksanaan pekerjaan; e. Promosi dan/atau pemindahan; serta f. Pengembangan organisasi.

Prinsip-prinsip dalam melaksanakan analisis jabatan antara lain:

a.        Analisis jabatan hendaknya memberikan semua fakta yang ada hubungan-nya dengan jabatan dan memberikan pula fakta-fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam tujuan;

b.       Hasil analisis jabatan hendaknya sering ditinjau kembali dan jika perlu diperbaiki;

c.        Analisis jabatan hendaknya dapat memberikan informasi yang tepat, lengkap dan dapat dipercaya.

Pengadaan ASN

Pengadaan PNS diatur berdasarkan PP No. 98 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 11 Tahun 2002. Pengadaan PNS adalah proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Dalam satuan organisasi Negara, lowongan formasi pada umumnya disebabkan adanya Pegawai Negeri yang berhenti, meninggal dunia, mutasi jabatan dan adanya pengembangan organisasi. Penga-daan PNS tersebut atas dasar kebutuhan, baik dalam arti jumlah dan mutu pegawai maupun kompetensi jabatan yang diperlukan.

Pengadaan PNS dilakukan mulai dari: 1. Perencanaan pengadaan, merupakan penjadwalan kegiatan yang dimulai dari inventarisasi lowongan jabatan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, pengumuman, pelamaran, penyaringan, peng- angkatan menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) sampai dengan pengangkatan menjadi PNS; 2. Pengumuman, berupa kegiatan memberikan informasi mengenai lowongan formasi yang dilakukan melalui media massa dan/atau bentuk lainnya yang dilakukan paling lambat lima belas hari sebelum tanggal penerimaan lamaran; 3. Pelamaran, pengajuan surat-surat lamaran oleh setiap pencari kerja disertai syatat-syarat yang harus dipenuhi setiap pelamar sesuai dengan pengu- muman; 4.Penyaringan, Pejabat Pembina Kepegawaian menetapkan Panitia yang ter- diri sekurang-kurangnya 3 (tiga) pejabat, yaitu seorang ketua merangkap anggota, sekretaris merangkap anggota, dan seorang anggota; 5. Pengangkatan CPNS, oleh Pejabat Pembina Kepegawaian bagi pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan dan telah menyerahkan kelengkapan administrasi sesuai ketentuan yang berlaku serta mendapat nomor identitas PNS dari Kepala BKN; 6. Pengangkatan Menjadi PNS, berupa kegiatan yang dilakukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terhadap CPNS yang telah menjalankan masa percobaan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun dan paling lama 2 (dua) tahun dalam jabatan dan pangkat tertentu sesuai dengan syarat yang telah ditetapkan.

-o-