SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN APARATUR SIPIL NEGARA

Oleh Rahman Mulyawan

(Dosen Prodi Ilmu Pemerintahan Fisip Unpad)

Informasi sebagai alat untuk pengambilan keputusan mempunyai peran yang amat penting. Informasi kepegawaian memuat berbagai catatan tentang ASN yang ada dalam organisasi. Oleh karena itu, informasi kepegawaian harus memuat berbagai aspek atau unsur tentang ASN secara individual yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi kepegawaian dikelola dengan menggunakan teknologi tertentu agar unit-unit organisasi mempunyai akses memperoleh data yang ada dalam organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, data yang memuat tentang informasi kepegawaian harus disimpan dan dikelola secara terpusat.

Prinsip

Agar tersedia informasi kepegawaian yang akurat, beberapa prinsip dalam sistem informasi kepegawaian yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut:

a.         Harus memuat data umum tentang ASN secara individu;

b.         Harus memuat data tentang gaji dan tunjangan;

c.         Harus memuat data tentang pendidikan dan atau pelatihan;

d.         Harus memuat data tentang rencana pengembangan setiap ASN;

e.         Untuk keperluan tertentu, ada data kepegawaian yang tidak dapat diakses karena sifat kerahasiaan;

f.          Informasi kepegawaian harus disusun dengan menggunakan standar atau format tertentu yang menunjukkan sistem;;

g.         Pengembangan sistem informasi kepegawaian instansional harus terkait dengan sistem informasi kepegawaian nasional;

h.         Pada tindakan tertentu ada desentralisasi dalam pengadaan pegawai dan kenaikan pangkat;

i.          Harus terdapat hubungan antara informasi kepegawaian pada tingkat nasional dengan regional.

Dalam praktek pembinaan ASN berdasarkan perpaduan sistem karir dan system prestasi kerja yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja, diperlukan dukungan data kepegawaian yang benar, lengkap dan akurat. Untuk maksud itu diperlukan sistem penyusunan tata usaha kepegawaian secara tertib, teratur dan terpelihara secara terus menerus.

Untuk keperluan pemeliharaan data kepegawaian tersebut, diperlukan system pelaporan mutasi kepegawaian dari setiap instansi kepada BKN secara lengkap, teratur dan berkesinambungan.

Tujuan dan Manfaat

Sistem informasi kepegawaian yang diselenggarakan secara cepat, tepat dan akurat, ditujukan untuk mendukung kebijakan manajemen ASN terutama dalam mendukung kebijakan penetapan formasi, pengangkatan, pengembangan, pem-binaan, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum ASN.

1.         Sistem pelaporan Mutasi Kepegawaian

Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan data kepegawaian setiap ASN, antara lain keputusan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, susunan keluarga dan lain-lain.

Masing-masing instansi wajib mengirimkan laporan secara periodik ataupun sewaktu-waktu berupa asli/tembusan/salinan surat keputusan, surat keterangan, berita acara dan laporan lain mengenai mutasi kepegawaian setiap ASN.

2.         Sistem Penyimpan Data Kepegawaian

Dalam rangka penyusunan dan pemeliharaan tata usaha kepegawaian secara tertib dan teratur, setiap mutasi kepegawaian dilaporkan kepada BKN. Sistem penyimpanan data kepegawaian dilakukan dengan instrumen:

a.         Tata naskah kepegawaian, yaitu sistem penyimpanan data kepegawaian da- lam wujud fisik ke dalam tata naskah setiap ASN, yang disusun secara teratur berdasarkan nomor urut NIP (Nomor Induk Pegawai), dipelihara autentifikasinya dan apabila diperlukan dapat disajikan dalam waktu cepat.

b.         Buku Induk ASN, yaitu sistem penyimpanan data kepegawaian dalam ben- tuk tulisan (buku), yang disusun secara teratur berdasarkan nomor urut 58 sesuai NIP setiap ASN. Setiap buku induk ASN berisikan 500 halaman dan diperuntukkan bagi 500 ASN.

c.         Magnetic Tape, yaitu sistem penyimpanan data kepegawaian dalam bentuk kode-kode komputer sebagai penyimpan data secara elektronik.

3.         Sistem Penyajian Data Kepegawaian

Elemen data kepegawaian anatara lain meliputi : (a) Nama; (b) NIP; (c) Tempat dan Tanggal Lahir; (d) Pendidikan; (e) Agama; (f) Instansi tempat kerja; (g) Lokasi tempat kerja; (h) Unit kerja; (i) Kepangkatan; (j) Jabatan; (k) Status Kepegawaian;

(l)        Jenis kepegawaian; (m) Kedudukan; (n) Diklat; (o) Penghargaan; (p) Hukuman Disiplin; (q) Status perkawinan; dan (r) Tanggungan keluarga.

Informasi kepegawaian yang disajikan dapat dikelompokkan dalam bentuk jumlah, komposisi, struktur ASN menurut: Jenis kelamin, Usia, Agama, Pendidikan, Kepangkatan, Jabatan, Status kepegawaian, Jenis Kepegawaian, Instansi tempat kerja, Lokasi Tempat Kerja, Jumlah tanggungan dan sebagainya.

4.         Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUASN)

Dalam rangka pembinaan ASN secara efektif, diperlukan adanya informasi yang akurat baik dilihat dari jumlah maupun kualitas, karena dengan informasi dimaksud akan disajikan dasar untuk membangun Sistem Informasi Kepegawaian Nasional yang menggambarkan keberadaan pegawai di tingkat Pusat dan Daerah.

Seperti diketahui pendataan ASN yang pernah dilakukan pada tahun 1974 sudah sangat tidak memadai lagi untuk digunakan sebagai bahan pembinaan mengingat berbagai perkembangan dan perubahan kepegawaian yang telah dialami dalam penyelenggaraan pemerintahan NKRI.

Adapun perubahan dan perkembangan dimaksud, antara lain disebabkan:

a.         Diberlakukannya UU No. 22 tahun 1999 yang memberi dampak adanya sebahagian besar pengalihan ASN pusat menjadi ASN daearah.

b.         Perubahan dan penggabungan Instansi pemerintah serta pengalihan bebe- rapa Instansi, sehingga NIP tidak unik lagi di masing-masing Instansi.

Mengingat informasi kepegawaian yang tidak akurat, sedangkan informasi (data) merupakan dasar untuk setiap menyusun/membuat kebijakan yang berkenaan dengan pembinaan kepegawaian, maka PUASN merupakan suatu upaya yang sangat penting dan strategis untuk dilaksanakan. Dalam hubungan itu PUASN diselenggarakan mulai tanggal 1-23 Juli 2003, baik di tingkat Pusat, Daerah maupun bagi ASN yang bertugas dan belajar di luar negeri.

Tujuan diadakannya PUASN adalah:

a.         Sebagai dasar untuk pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepega-waian yang handal dan terintegrasi secara nasional yang dapat menjawab berbagai informasi tentang ASN yang dibutuhkan oleh para pengambil kebijakan untuk perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan ASN.

b.         Mewujudkan identitas tunggal (multi guna) yang mendukung pembinaan dan kesejahteraan ASN secara nasional. PUASN yang telah dilaksanakan pada bulan Juli 2003 tersebut menghasilkan data jumlah ASN di seluruh Indonesia yaitu 3.541.961 ASN/Orang.

-o-