Tidak Hadir? Bukan Karena Malas, Tapi Karena Sistem yang Tak Mampu Mengakui Kehadiran

Oleh NUR SITI ROBIAH 

“Kehadiran yang tak terdeteksi, lalu dikategorikan sebagai ketidakhadiran. Padahal, orangnya di sana ,  di tempat kerja, hadir, dengan niat untuk bekerja. Tapi sistem tidak melihatnya."

Dulu, absensi di instansi pemerintahan masih sederhana: cukup tanda tangan di buku, menggunakan sidik jari di mesin, atau memiliki kartu kehadiran berupa fingerprint manual. Itu semua berbasis physical reality  ketika seseorang datang, lalu menempelkan jari, dan data pun tercatat. Data itu kemudian dikumpulkan ke pusat informasi, dan menjadi dasar perhitungan kehadiran, kehadiran yang tercatat, dan akuntabilitas kinerja.

Kini, kehadiran bukan lagi soal tanda tangan atau jari  melainkan berhubungan dengan GPS, jam kerja, dan perangkat digital.  Di Provinsi Jawa Barat, sistem yang mengelola absensi ASN kini dikenal dengan aplikasi bernama K-Mob (Kinerja Mobile).

K-Mob adalah aplikasi digital yang mengharuskan setiap Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk mencatat kehadiran di awal dan akhir hari kerja melalui lokasi GPS. Kegunaannya terkesan canggih: memastikan kehadiran sesuai dengan lokasi kerja, menghindari kecurangan, dan menciptakan kinerja yang transparan dan terukur.

Namun, di balik tampilannya yang modern, ada lapisan yang menyakiti  di mana kehadiran manusiawi tidak selalu sejalan dengan kehadiran digital.

Mari kita bayangkan kasus berikut:

Seorang guru yang berada di daerah perbatasan atau daerah terpencil, datang ke kantor pukul 07.45.  Ia berjalan dari rumah ke kantor, mengisi agenda kerja, dan melakukan tugas rutin.  Ia masuk kantor tepat pada jam kerja  tapi HP-nya tidak punya sinyal GPS yang cukup kencang.  Aplikasi K-Mob menunjukkan: Anda berada di luar radius 300 meter dari lokasi absensi.  Jadi, tidak ada lonceng absensi ,  padahal ia sudah ada.  Di aplikasi tercatat Ia tidak hadir, namun alasannya  karena sistem, bukan karena kelalaian.”

Atau, pada saat seorang ASN sudah pulang pukul 15.00 ,  ketika jadwal kerjanya selesai, ternyata lonceng absen pulang belum muncul,  bisa jadi karena  sistem gangguan sehingga ia harus  menunggu di ruang kerja, sampai waktu yang lama, karena bingung akhirnya pulang. Dan tidak absen pulang.  Kemudian, di hari itu, ia tercatat alfa , meski sebenarnya datang dan pulang. Malah ada sebagian guru yang lupa absen, karena hari itu ada kepentingan yang harus disegerakan, padahal tidak mengganggu waktu kerja, pulang tepat pada waktunya. Namun karena lupa tidak absen pulang, maka tercatat TAP (tanpa absen pulang) atau alfa 225 menit.

Banyak kasus di lapangan yang sebenarnya guru hadir di sekolah, namun di aplikasi tercatat guru telat ataupun tidak hadir.

Masalahnya tidak hanya pada jaringan, baterai, atau lupa membawa HP. Masalahnya pada kegagalan sistem untuk memahami kenyataan manusiawi.

K-Mob hanya berjalan jika: 

1.     Lokasi akurat di bawah 300 meter dari titik tetap. 

2.     Waktu sesuai jam kerja: 

a.     Absen masuk: lonceng masuk bisa diakses mulai  dari 2 jam sebelumnya (misalnya jika masuk jam 6.30, maka lonceng masuk bisa diakses mulai dari jam 4.30)

b.     Absen pulang: hanya muncul tepat di jam kerja berakhir  (misalnya pulang kerja pukul 15.00, maka lonceng pulang bisa diakses mulai jam 15.00 sampai jam 24.00)

Artinya, ASN yang datang lebih awal atau pulang sedikit lebih awal, tidak bisa absen karena sistem tidak siap. begitupun mereka yang datang pada waktu terakhir, maka  sistem akan menolak karena absen bukan pada  waktu yang ditentukan.

Efek dari sistem ini sangat nyata:

Di satu sisi, data dari seluruh ASN Jawa Barat terpusat di server Dinas Provinsi/BKD mengandalkan transparansi dan akuntabilitas digital.

Di sisi lain, akses dan penguasaan data tetap di tangan operator sekolah atau kepala sekolah.

Kalau terjadi error? 

·       Jika lokasi tidak terdeteksi, pelaporan bisa ke operator sekolah. 

·       Tapi jika error sistem muncul di server pusat, maka harus dilaporkan ke dinas provinsi,  yang justru bisa terlambat ditangani.

K-Mob berusaha menciptakan tata kelola yang lebih baik,  tapi terlalu sering lupa bahwa:   Manusia bukanlah data mentah.          

Kita tidak membutuhkan sistem yang mengecilkan kehadiran manusia karena jaringan lemah.  Kita butuh sistem yang menyadari bahwa kehadiran orang tidak selalu sejalan dengan sinyal GPS ,  dan justru harus beradaptasi terhadap kenyataan yang terjadi di lapangan.

Beberapa rekomendasi untuk perbaikan sistem K-Mob:

1.     Tambahkan mode offline atau pengingat manual

a.     Jika GPS tidak aktif, sistem bisa menyimpan data lokal dan mengirim saat sinyal pulih.

2.     Perlebar radius deteksi 

a.     Dari 300 meter ke 500 meter (atau lebih, tergantung wilayah) mempertimbangkan daerah dengan jaringan terbatas.

3.     Tampilkan pemberitahuan “Pembukaan Absensi” secara dinamis 

a.     Bukan hanya di jam tertentu, tapi saat pengguna membuka aplikasi,  dengan notifikasi: Absensi masuk tersedia mulai pukul 04.30, silakan coba jangan terlambat.

4.     Dukung pengajuan perbaikan data oleh ASN

a.     Fitur “Laporkan Kehadiran yang Tidak Terdeteksi” dengan bukti foto, sertifikat, atau surat keterangan dari atasan, yang bisa divalidasi oleh operator.

5.     Audits rutin terhadap sistem, khususnya di daerah terpencil, untuk pastikan kecukupan jaringan dan penggunaan fitur.

Kehadiran ASN bukan sekadar tanda jari di mesin atau GPS di ponsel.  Itu adalah komitmen, untuk hadir, untuk bertanggung jawab, untuk melayani.         

Namun, saat sistem tidak mengakui kehadiran ini, ia justru membuat orang yang hadir terasa seperti tidak ada.

Kita butuh sistem yang tidak hanya smart,  tetapi juga sensitive. Kita butuh sistem yang tidak hanya mencatat, tapi juga memahami.Kita butuh kebijakan digital yang tidak hanya berbasis data,  tapi juga berbasis kemanusiaan. Ketidakhadiran yang tercatat bukan berarti ketidakhadiran yang sebenarnya. Karena yang benar-benar hilang, bukan orangnya,  tapi pengakuan terhadap kehadirannya.

Invisible at Work: When Digital Attendance Fails to Recognize Real Presence

Teaser:
Imagine arriving on time, teaching, completing your duties, yet being officially marked as absent. Not because you skipped work, but because the system failed to recognize your presence. This paradox is now a daily reality for many civil servants in Indonesia.

From Fingerprints to GPS: A Shift in Attendance Culture

Attendance used to be simple: sign a book, place a fingerprint, or swipe a card. These physical markers confirmed that a person was present. They provided accountability based on tangible actions—clear, visible, and human.

Today, attendance is digitized. In West Java, the system is called K-Mob (Kinerja Mobile). Civil servants must check in and out via GPS through their mobile phones. The idea is promising: ensuring transparency, reducing fraud, and standardizing performance evaluation.

But reality tells a different story. A teacher in a remote village may arrive at 07:45, start teaching, and fulfill her responsibilities. Yet her phone fails to capture a strong GPS signal. The app insists she is outside the 300-meter radius. On record, she is absent. In truth, she is right there—only unrecognized.

When Technology Creates Absence

Several scenarios highlight this paradox:

·       The weak signal problem: Employees in rural areas cannot log in because the system requires a stable GPS connection.

·       The rigid schedule: The check-in window opens two hours before work starts, and the check-out bell appears only at official closing time. Those who arrive early or leave slightly earlier cannot log attendance.

·       The silent errors: Sometimes the system fails altogether an ASN waits, confused, then leaves. Later, the system marks them absent for the entire day.

These technicalities create real consequences:

In short, the system confuses data absence with human absence.

The Governance Dilemma

At first glance, centralizing data at the provincial level promises accountability. Yet the actual control still lies with school operators and principals, who must troubleshoot errors before escalating them to provincial agencies. This bureaucracy means mistakes often remain unresolved.

More importantly, the system forgets a fundamental truth: humans are not raw data points. A teacher’s presence cannot be reduced to a GPS signal or a blinking icon on a screen.

Towards a More Human-Centered System

For digital governance to succeed, systems like K-Mob must adapt to human reality—not the other way around. Some improvements could include:

1. Offline or manual backup
• Save attendance locally when GPS is weak, then sync when the signal returns.
2. Wider detection radius
• Expand from 300 meters to 500+ meters, especially in rural areas.
3. Flexible notifications
• Inform users dynamically when attendance is available, not only at rigid times.
4. Correction features
• Allow employees to report undetected attendance with photo or supervisor validation.
5. Routine audits
• Ensure functionality in remote schools where connectivity remains a challenge.

Presence Beyond Data

Attendance is more than a fingerprint or a GPS ping—it is a commitment to serve, to teach, to be accountable. When systems fail to recognize this commitment, they risk turning dedicated workers into invisible ones.

What Indonesia needs is not only smart governance, but also sensitive governance. Not only data-driven systems, but human-centered ones.

Because absence on paper does not always mean absence in reality. What disappears is not the person, but the recognition of their presence.