Antara Kebutuhan dan Realisasi: Mengapa Sekolah Sangat Membutuhkan Sistem Informasi Sarpras yang Integratif?

Oleh M. Al Aden Faqih

2259100032 Mahasiswa Pascasarjana S2 UIN Sunan Gunung Djati Bandung MPI 3-C

 

Di era digitalisasi birokrasi, keberhasilan tata kelola instansi pendidikan sering kali diasumsikan sangat bergantung pada  adopsi teknologi informasi. Pengelolaan sarana  dan prasarana  (sarpras) yang efisien, akurat, serta transparan dipandang sebagai fondasi utama dalam menciptakan lingkungan belajar yang berkualitas dan mendukung mutu pembelajaran. Namun, terdapat GAP di mana banyak  sekolah  atau  lembaga pendidikan  gagal  memaksimalkan  Sistem  Informasi Manajemen  Fasilitas  dan  Sarana (SIMFAS)  karena menganggapnya sebatas  alat  otomasi pencatatan inventaris barang harian, rekapitulasi data fisik, dan arsip formulir peminjaman. Asumsi bahwa  SIMFAS hanyalah sistem rekapitulasi data administratif fisik adalah pandangan yang sangat sempit dan keliru. Tujuan penulisan esai ini adalah untuk menganalisis  bagaimana SIMFAS berfungsi secara komprehensif mulai dari pemetaan profil fasilitas dan analisis strategis SWOT hingga sistem transaksi operasional berbasis  multi-user  untuk meningkatkan efisiensi operasional, akuntabilitas, serta  akurasi pengambilan keputusan manajerial dalam pengelolaan fasilitas pendidikan.

Pertama, merujuk teori SIMP (McLeod & Schell; Stoner; David et al.), SIMFAS memadukan SDM, prosedur, dan teknologi berbasis regulasi (UUD 1945, UU No. 20/2003, PP No. 19/2005). Melalui alur input-process-output, SIMFAS hadir bukan sekadar menyimpan arsip, melainkan membantu pimpinan mengambil keputusan berbasis  data (data-driven decision making). Basis data terintegrasi ini memastikan seluruh riwayat aset terekam presisi tanpa duplikasi.

Kedua, siklus operasional SIMFAS mencakup tahapan manajemen fasilitas secara berkelanjutan. Tahap awal memfasilitasi pemetaan internal-eksternal melalui analisis SWOT. Selama tahun berjalan, sistem mengelola operasional pengadaan, peminjaman, pengembalian, hingga pemeliharaan.  Di  tahap akhir,  sistem  menangani  evaluasi,  penghapusan  aset  rusak,  dan penyusunan laporan inventaris otomatis.

Ketiga, SIMFAS memangkas beban kerja administrasi sehingga pemrosesan data dan pelaporan fasilitas  menjadi  cepat dan  akurat.  Pemodelan  sistem  berbasis database mempermudah pendeteksian kelayakan barang. Pembagian hak akses multi-user (Admin, User, Pimpinan), login, serta cetak nota transaksi menjamin transparansi, keamanan, dan akuntabilitas.

Pada akhirnya, SIMFAS  bukan sekadar alat pencatat inventaris digital, melainkan instrumen strategis yang mengintegrasikan seluruh siklus pengelolaan fasilitas dari perencanaan kebutuhan hingga pertanggungjawaban. Pengoptimalan SIMFAS membutuhkan keselarasan antara keandalan teknologi, akurasi data, dan kesiapan pengelola  operasional. Dengan pemanfaatan yang utuh, sekolah dapat mewujudkan tata kelola sarana dan prasarana yang efisien, transparan, akuntabel, dan berdaya saing di era digital secara berkelanjutan.

Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Part 9 Dosen pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.

Referensi Buku & Literatur Pendukung: https://digilib.uinsgd.ac.id/45430/ 

CURICULUM VITAE

M. Al Aden Faqih Lahir di Serang, 01 November 2000. Merupakan anak Pertama Pasangan Bapak H. Aang Samuti (Alm) dengan Ibu Hj. Ikah Barokah

Alamat Tempat tinggal : Jl. Pasar Ikan Domas, Rt:08 Rw:02, Ds. Domas, Kec. Pontang,

kab.     Serang,            Banten 42192.             Tlp/hp  089619147711            Email:

[email protected]

Pendidikan : SDN Domas  2, tahun lulus  2012.  MTs  Al Rahmah Lebak Wangi,  Tahun Lulus 2015.  MA Al Rahmah Lebak Wangi, Tahun Lulus 2018. S1 Universitas Islam Nusantara, lulus tahun 2018. dan sekarang Kuliah di UIN SGD Bandung pada Fakultas Pascasarjana jurusan Manajemen Pendidikan islam.

Motivasi Masuk Ke UIN jurusan MPI : Memperdalam  wawasan manajemen pendidikan Islam untuk memahami dan memperbaiki kebiasaan pengelolaan pendidikan yang kurang baik sejak dahulu, sehingga  dapat menjadi praktikan pendidikan yang profesional,  inovatif, dan berlandaskan nilai-nilai Islam.

Motto: Lelah belajar itu sementara, bodoh itu selamanya.