Bukan Sekadar Membeli Buku: Fondasi Perpustakaan yang Akuntabel

Oleh Fa'iq Fadhurrohman

Mahasiswa MPI-3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena pertumbuhan publikasi cetak dan digital menghadirkan pilihan sumber informasi yang nyaris tanpa batas, sementara anggaran, ruang, dan kemampuan pengelolaan perpustakaan tetap terbatas. Dalam kondisi itu, pengadaan koleksi sering dipahami sekadar sebagai kegiatan belanja buku, hibah diterima tanpa disaring, dan inventaris dicatat seadanya. Padahal, koleksi yang baik tidak lahir dari banyaknya bahan yang masuk, melainkan dari keputusan yang tepat, prosedur yang tertib, dan catatan yang dapat dipertanggungjawabkan. Tujuan tulisan ini adalah menganalisis bahwa seleksi, pengadaan, dan inventarisasi merupakan satu rantai manajemen yang menjadi fondasi perpustakaan yang akuntabel. 

Pertama: Seleksi terbukti merupakan keputusan profesional, bukan sekadar memilih buku yang tampak bagus. Pedoman IFLA menempatkan kebijakan koleksi sebagai pegangan untuk memilih sekaligus menyisihkan bahan, sehingga pustakawan tidak bekerja berdasarkan selera pribadi atau tren sesaat. Kriterianya pun meluas: selain otoritas penulis, reputasi penerbit, dan kemutakhiran, perpustakaan harus menimbang harga, lisensi, dan keberlanjutan akses. E-book berkualitas menjadi tidak tepat dipilih bila lisensinya hanya melayani satu pengguna padahal peminatnya ratusan mahasiswa. Argumen ini menegaskan prinsip tepat sumber, tepat pengguna, tepat kebutuhan, tepat format, dan tepat biaya.

Kedua: Pengadaan bukan aktivitas administratif yang berdiri sendiri, melainkan bagian dari rangkaian manajemen koleksi. Alurnya menuntut verifikasi bibliografis, pengecekan duplikasi, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, hingga pembayaran, dan setiap langkah harus meninggalkan jejak yang jelas, transparan, serta dapat diaudit. IFLA juga mengingatkan bahwa harga awal sumber elektronik harus dilihat bersama biaya platform dan total biaya kepemilikan. Karena itu, keberhasilan pengadaan tidak diukur dari banyaknya barang yang berhasil dibeli, melainkan dari kemampuan perpustakaan menyediakan sumber yang benar-benar dipakai dan dievaluasi manfaatnya.

Ketiga: Beragamnya sumber perolehan, mulai dari pembelian, hibah, pertukaran, deposit, konsorsium, hingga sumber akses terbuka, tidak boleh membuat perpustakaan longgar dalam menyaring. Bahan gratis pun menanggung biaya pengolahan, penyimpanan, dan pemeliharaan, sehingga hibah harus dievaluasi berdasarkan relevansi, kondisi fisik, kemutakhiran, dan ruang, agar menjadi sumber pengayaan, bukan penumpukan. Pada lingkungan digital, IFLA bahkan mencatat model pembelian, langganan, bayar per tayang, dan sewa, sehingga paradigma bergeser dari semua harus dimiliki menuju yang penting dapat diakses secara sah dan berkelanjutan.

Keempat: Inventarisasi terbukti bukan pekerjaan administratif sederhana, sebab ia menjadi bukti kepemilikan, alat kontrol, dan dasar akuntabilitas koleksi. Nomor inventaris idealnya unik untuk setiap eksemplar, sehingga riwayat bahan dapat dilacak, baik lewat buku induk manual maupun sistem perpustakaan terintegrasi. Data yang tertib kemudian menopang laporan, statistik, dan stock opname yang menemukan bahan hilang, salah rak, atau belum tercatat. Dengan demikian, inventarisasi membentuk siklus pencatatan, pelaporan, verifikasi, pengendalian, dan perbaikan, yang menutup rantai tanggung jawab dari seleksi. 

Dengan demikian, seleksi, pengadaan, dan inventarisasi tidak dapat dipisahkan. Kesalahan pada satu tahap akan menular ke tahap berikutnya: seleksi yang keliru menghasilkan koleksi tidak relevan, pengadaan yang lemah menimbulkan pemborosan, hibah tanpa evaluasi menumpuk bahan tidak berguna, dan inventarisasi yang longgar membuat kendali administratif hilang. Karena itu, pengelola maktabah perlu membangun seluruh proses di atas kebutuhan pemustaka, kebijakan tertulis, dan data yang akurat, agar perpustakaan benar-benar menjadi maktabah yang koleksinya relevan, pengadaannya efektif, administrasinya tertib, dan layanannya dapat dipertanggungjawabkan. 

Fa'iq Fadhurrohman. Lahir di Bandung. Anak pertama dari 2 bersaudara pasangan Bapak Cecep Rohman dan Ibu Kusmiatik. Pendidikan: SDI Maslakulhuda (2018), MTs Maslakulhuda (2021), MAS Al Hikmah 2 (2025), dan saat ini kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Pernah menjuarai lomba ONS di UINSA sebagai juara ke 2, lolos seleksi MQKN Provinsi 2023, menjadi Koordinator Divisi Edukasi SDC (Self Development Club) di MA Al Hikmah 2, menjadi manajerial SIAGA, menjadi pengajar, konten kreator, penyusun buku dan builder website di Learning Everyday. Motivasi masuk Jurusan MPI: memiliki mimpi mempermudah hidup sendiri dan orang lain di bawah naungan kebenaran. Motto: Don't judge anyone by his cover. 

*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan, Part 5: Seleksi, Pengadaan, dan Inventarisasi Bahan Pustaka.

Dosen Pengampu: Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.

(https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743608661.pdf)