DARI REALITAS LAPANGAN MENUJU INFORMASI MANAJERIAL: MEMAKNAI FAKTA DAN DATA

Oleh Iyus Tsaury, S.Pd.

Mahasiswa Magister Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Dalam pengelolaan lembaga pendidikan, seorang manajer atau pimpinan tidak dapat mengambil keputusan hanya berdasarkan perkiraan, kebiasaan, atau asumsi pribadi. Setiap keputusan idealnya berangkat dari kondisi nyata yang terjadi di lapangan. Kondisi tersebut kemudian dikenali sebagai fakta, dicatat dan disusun menjadi data, diolah menjadi informasi, kemudian dimanfaatkan sebagai dasar dalam menentukan kebijakan. Dengan demikian, terdapat proses penting yang menghubungkan realitas lapangan dengan keputusan manajerial, yaitu proses mengubah fakta dan data menjadi informasi yang bermakna.

Rusdiana (2019) menjelaskan bahwa Sistem Informasi Manajemen Pendidikan diperlukan dalam pengelolaan lembaga pendidikan karena manajer sering berhadapan dengan informasi yang sangat banyak, tetapi belum tentu seluruhnya berkualitas dan relevan dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, persoalan utama bukan hanya bagaimana memperoleh data sebanyak-banyaknya, tetapi bagaimana mengelola data tersebut sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar bermanfaat bagi organisasi.

Realitas lapangan merupakan segala keadaan atau peristiwa yang benar-benar terjadi dalam kehidupan organisasi. Dalam lembaga pendidikan, realitas tersebut dapat berupa jumlah peserta didik, tingkat kehadiran siswa, hasil belajar, kedisiplinan guru, kondisi sarana prasarana, penggunaan anggaran, kegiatan pembelajaran, hingga berbagai persoalan yang muncul dalam kehidupan madrasah. Realitas tersebut pada awalnya bersifat konkret dan dapat diamati, tetapi belum tentu langsung dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Dari realitas tersebut kemudian ditemukan fakta. Fakta merupakan keadaan atau kejadian yang benar-benar terjadi dan dapat dibuktikan. Misalnya, seorang kepala madrasah menemukan bahwa dalam satu bulan terdapat sejumlah siswa yang sering tidak masuk sekolah. Kondisi tersebut merupakan fakta apabila dapat dibuktikan melalui daftar kehadiran, jurnal kelas, maupun keterangan dari wali kelas. Fakta menjadi penting karena memberikan gambaran objektif tentang kondisi organisasi.

Selanjutnya, fakta perlu dicatat dan dikategorikan menjadi data. Data dapat berupa angka, tulisan, simbol, dokumen, hasil pengamatan, maupun rekaman kejadian. Dalam konteks pendidikan, data dapat berupa data jumlah siswa, daftar kehadiran, nilai hasil belajar, jumlah guru, kualifikasi pendidikan guru, kondisi ruang kelas, dan berbagai dokumen administrasi lainnya. Akan tetapi, data yang terkumpul belum otomatis menjadi informasi yang dapat digunakan oleh pimpinan.

Data harus diproses, dianalisis, dibandingkan, dan diinterpretasikan sesuai dengan kebutuhan manajemen. Pada tahap inilah data berubah menjadi informasi. Sebagai contoh, data kehadiran siswa menunjukkan bahwa terdapat 20 siswa yang memiliki tingkat kehadiran di bawah standar dalam satu semester. Setelah dianalisis berdasarkan kelas, waktu ketidakhadiran, alasan tidak masuk, dan pola kejadiannya, pimpinan memperoleh informasi bahwa ketidakhadiran tersebut ternyata lebih banyak terjadi pada kelompok siswa tertentu dan berkaitan dengan faktor tertentu. Informasi tersebut jauh lebih bermakna dibandingkan sekadar mengetahui jumlah siswa yang tidak hadir.

Laudon dan Laudon (2021) menempatkan sistem informasi sebagai bagian penting yang menghubungkan informasi dengan kinerja dan pengambilan keputusan organisasi. Sistem informasi tidak hanya berkaitan dengan teknologi, tetapi juga mencakup manusia, proses, data, dan organisasi yang saling berhubungan. Karena itu, pemanfaatan data dalam lembaga pendidikan harus diarahkan untuk membantu pimpinan memahami persoalan dan menentukan tindakan yang tepat.

Stair dan Reynolds juga menegaskan pentingnya prinsip-prinsip sistem informasi dalam membantu organisasi menghadapi lingkungan yang semakin kompleks. Perkembangan teknologi, big data, business intelligence, komputasi awan, dan berbagai teknologi digital menunjukkan bahwa kemampuan mengelola data menjadi semakin penting dalam proses manajemen.

Dalam perspektif manajemen pendidikan Islam, proses tersebut memiliki nilai yang lebih luas. Data dan informasi tidak hanya digunakan untuk mencapai efisiensi organisasi, tetapi juga harus dikelola dengan prinsip kejujuran, amanah, objektivitas, dan tanggung jawab. Seorang pimpinan madrasah tidak boleh memanipulasi data agar lembaganya terlihat baik. Data harus menggambarkan kondisi sebenarnya karena keputusan yang dibangun di atas data yang salah akan menghasilkan kebijakan yang salah pula.

Misalnya, apabila data menunjukkan bahwa hasil belajar peserta didik pada mata pelajaran tertentu mengalami penurunan, pimpinan tidak seharusnya langsung menyalahkan guru. Data tersebut perlu dianalisis lebih jauh dengan melihat metode pembelajaran, kehadiran siswa, sarana pembelajaran, karakteristik peserta didik, beban belajar, serta faktor lingkungan. Dari proses analisis tersebut barulah diperoleh informasi yang dapat menjadi dasar bagi kepala madrasah untuk menentukan langkah perbaikan.

Hal tersebut menunjukkan bahwa fakta, data, dan informasi memiliki hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Fakta menggambarkan keadaan yang terjadi, data merupakan representasi atau catatan dari fakta, sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sehingga memiliki makna dan dapat digunakan untuk tujuan tertentu. Dengan demikian, informasi manajerial bukan sekadar kumpulan angka atau dokumen, tetapi pengetahuan yang dapat membantu pimpinan memahami keadaan dan mengambil keputusan.

Pada akhirnya, kualitas keputusan manajemen sangat dipengaruhi oleh kualitas informasi yang digunakan. Informasi yang akurat, relevan, tepat waktu, lengkap, dan dapat dipercaya akan membantu pimpinan menentukan kebijakan secara lebih objektif. Sebaliknya, informasi yang tidak akurat atau tidak relevan dapat menyebabkan kesalahan dalam menentukan kebijakan. Oleh karena itu, pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi bagian penting dalam meningkatkan kualitas tata kelola lembaga pendidikan.

Dari uraian tersebut dapat dipahami bahwa perjalanan dari realitas lapangan menuju informasi manajerial merupakan proses yang sangat penting dalam pengelolaan pendidikan. Realitas yang ditemukan di lapangan perlu dikenali sebagai fakta, fakta kemudian dicatat dan dikelola menjadi data, sedangkan data yang dianalisis akan menghasilkan informasi yang memiliki makna bagi manajemen. Informasi tersebut selanjutnya menjadi dasar bagi pimpinan dalam mengambil keputusan dan menentukan kebijakan.

Dalam konteks Manajemen Pendidikan Islam, proses tersebut harus dilaksanakan secara objektif, sistematis, akurat, dan amanah. Sebagaimana ditekankan Rusdiana, keberadaan sistem informasi bukan sekadar untuk menghasilkan banyak informasi, tetapi untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan manajerial. Dengan demikian, kemampuan memaknai fakta dan data merupakan salah satu kompetensi penting bagi seorang manajer pendidikan agar setiap keputusan yang diambil benar-benar berdasarkan kondisi nyata dan diarahkan untuk meningkatkan mutu lembaga pendidikan.

Sumber Rujukan

Jogiyanto, H. M. (2005). Sistem teknologi informasi. Andi.

Kadir, A. (2014). Pengenalan sistem informasi edisi revisi. Andi.

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2021). Management information systems: Managing the digital firm (17th ed.). Pearson.

O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2011). Management information systems (10th ed.). McGraw-Hill/Irwin.

Rusdiana, A. (2019). Sistem informasi manajemen pendidikan. PPLP2M UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

Stair, R., & Reynolds, G. (2020). Principles of information systems (14th ed.). Cengage Learning.

Sutabri, T. (2012). Analisis sistem informasi. Andi.