Efektivitas Sistem Digital dalam Pengelolaan Program Akademik

Oleh Kelompok 4

- Zidan Zaqiyya Abdullah

- Syakila Azka Nurfaiza

- Syakila Roudotul Zannah

- Umniati Fauziyah Ahmad

Perkembangan teknologi digital telah mendorong perguruan tinggi untuk melakukan transformasi dalam pengelolaan program akademik, khususnya dalam upaya meningkatkan efektivitas layanan, transparansi informasi, dan efisiensi administrasi. Digitalisasi tidak lagi dipahami sekadar sebagai pemanfaatan perangkat lunak akademik, tetapi sebagai proses perubahan menyeluruh yang mencakup kesiapan infrastruktur, kualitas data, serta kejelasan metode dan prosedur layanan. Dalam konteks perguruan tinggi keagamaan swasta, digitalisasi sering dihadapkan pada keterbatasan sumber daya, kesiapan sumber daya manusia, dan budaya kerja yang masih bertumpu pada pola konvensional. Oleh karena itu, evaluasi terhadap implementasi digitalisasi manajemen program menjadi penting untuk melihat sejauh mana teknologi benar-benar berfungsi sebagai instrumen peningkatan mutu layanan akademik, bukan sekadar sebagai pemenuhan tuntutan administratif dan regulatif.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa digitalisasi manajemen program di perguruan tinggi keagamaan swasta belum benar-benar menjadi transformasi sistem, melainkan masih berada pada tahap adopsi simbolik. Hampir seluruh kampus yang diteliti telah memiliki sistem digital baik SIMAK, Pijar, maupun website akademik namun keberadaannya lebih berfungsi sebagai pelengkap administrasi daripada sebagai tulang punggung tata kelola akademik.

Masalah utama bukan terletak pada ketiadaan teknologi, melainkan pada ketidaksiapan ekosistem digital secara menyeluruh. Aspek machine menunjukkan bahwa sistem sudah ada, tetapi rapuh: jaringan tidak stabil, server terbatas, perangkat tidak merata, dan fitur belum terintegrasi. Akibatnya, sistem digital justru menambah lapisan masalah baru error, keterlambatan, dan ketergantungan pada cara manual alih-alih menyederhanakan layanan.

Dari sisi material, tampak bahwa data digital belum diperlakukan sebagai aset strategis. Ketidaklengkapan informasi, inkonsistensi input dosen, serta absennya mekanisme evaluasi berbasis data menunjukkan bahwa digitalisasi masih dipahami sebagai pemindahan proses manual ke layar, bukan sebagai pengelolaan informasi yang sistematis dan berkelanjutan. Ketika feedback mahasiswa lebih banyak disalurkan melalui WhatsApp atau komunikasi informal, hal ini menandakan kegagalan institusi dalam membangun ruang evaluasi digital yang legitim dan terpercaya.

Sementara itu, pada aspek method, persoalan mendasar terletak pada ketidaksinkronan antara sistem, prosedur, dan budaya kerja. SOP digital memang ada, tetapi tidak dipahami dan dijalankan secara seragam. Alur layanan menjadi tumpang tindih, sebagian digital dan sebagian manual, sehingga menciptakan kebingungan bagi mahasiswa dan beban tambahan bagi dosen serta tenaga kependidikan. Monitoring dan evaluasi yang bersifat reaktif memperlihatkan bahwa layanan digital belum dikelola dengan pendekatan manajemen mutu yang matang.

Secara lebih luas, temuan ini mengindikasikan bahwa digitalisasi di perguruan tinggi kecil dan menengah masih sangat dipengaruhi oleh keterbatasan anggaran, literasi digital SDM, dan orientasi kebijakan jangka pendek. Digitalisasi dilakukan karena tuntutan zaman dan regulasi, bukan karena visi kelembagaan tentang pelayanan akademik berbasis data. Akibatnya, sistem berjalan, tetapi tidak sepenuhnya dipercaya; digunakan, tetapi sering dihindari; tersedia, tetapi belum efektif.

Dengan demikian, digitalisasi manajemen program di kampus-kampus tersebut belum dapat disebut sebagai good digital governance. Tanpa penguatan infrastruktur, peningkatan kapasitas pengguna, integrasi layanan, serta sistem evaluasi dan feedback yang terstruktur, teknologi digital berpotensi menjadi beban administratif baru, bukan solusi strategis. Digitalisasi seharusnya tidak hanya menjawab pertanyaan “apakah sistem sudah ada?”, tetapi “apakah sistem tersebut mampu memperbaiki mutu layanan, transparansi, dan pengambilan keputusan?”

Dengan demikian, digitalisasi manajemen program belum sepenuhnya meningkatkan mutu layanan akademik. Diperlukan penguatan sistem, SDM, dan evaluasi berbasis data agar berkelanjutan.