Empat Pilar Penting dalam Satu Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Oleh Liza Rifaturrahmi

Mahasiswi Pascasarjana Kelas Reg. III C UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena yang sering kita temui dalam lembaga pendidikan saat ini adalah persepsi bahwa sistem informasi manajemen cukup dipahami hanya sebagai satu aplikasi tunggal penyimpan data dan nilai. Dari tampilan luar, sistem informasi terlihat sangat sederhana, hanya berupa layar yang bisa diisi dan diklik. Sehingga banyak pengelola lembaga pendidikan berasumsi bahwa membangun sistem informasi cukup dengan membeli satu perangkat lunak jadi, tanpa memperhatikan empat pilar penting yang sebenarnya menjadi penopang dari sistem tersebut. Namun demikian, anggapan tersebut sebenarnya dapat disederhanakan menjadi sesuatu yang lebih kompleks. Dalam satu sistem informasi realitanya dibangun atas beberapa pilar sekaligus yang dimulai dari karakteristik dan perannya, komponen-komponen pembentuknya, struktur yang mengatur hingga pendekatan yang digunakan agar dapat memahami sistem tersebut.  Jika suatu lembaga pendidikan tidak mengenal keempat pilar tersebut maka lembaga tersebut akan berisiko  membangun sebuah sistem informasi yang rapuh, sulit dikembangkan, dan tidak benar-benar dipahami oleh penggunanya. Sehingga, lahirnya tulisan ini  bertujuan untuk mengurai keempat pilar tersebut dalam pembentukan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK), agar pembaca dapat memahami bahwa dibalik sistem yang tampak sederhana, bekerja banyak komponen yang saling menopang satu sama lain. Empat pilar tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

Pertama, berkaitan dengan karakteristik dan peran SIM itu sendiri. Secara umum, sistem informasi manajemen adalah sistem yang digunakan untuk menyajikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi,  sehingga sering kali disebut sebagai sistem peringatan manajemen atau sistem pelaporan manajemen. Menurut Turban (1995) terdapat tiga karakteristik utama diantaranya: beroperasi pada tugas-tugasnya secara jelas sesuai prosedur, meningkatkan efisiensi dengan menekan biaya, dan menyediakan laporan yang mendukung dalam pengambilan keputusan.

Kedua, yang mejadi pilar nya yaitu komponen-komponen yang menyusun SIM. Komponen-komponen ini terbagi menjadi empat kelompok, yaitu komponen fungsional mencakup sistem administrasi, pelaporan database, pencarian, dan manajemen data. Kemudian, blok bangunan atau building block dimanau komponen ini seperti input, output, teknologi, hardware, software, basis data, dan kontrol. Komponen ketiga adanya komponen fisik meliputi perangkat keras, perangkat lunak, database, prosedur, personalia. Terakhir adalah komponen dari segi kualitas informasi yang menentukan bahwa data yang diolah benar-benar layak disebut sebagai informasi yang valid dan dapat dipercaya.

Ketiga, berkaitan dengan struktur sistem informasi manajemen. Pilar ketiga ini yang berfungsi dalam mengatur bagaimana SIM dapat dijalankan. Struktur Sim dibagi menjadi dua yaitu sistem formal, yang berjalan sesuai dengan aturan dan kedudukannya dalam organisasi, dan sistem nonformal yang berjalan melalui saluran tidak resmi namun memiliki pengaruh dalam keberlanjutan sebuah organisasi.

Keempat, pilar keempat berkaitan dengan pendekatan dan cara pandang yang digunakan dalam memahami struktur SIM. Pendekatan pertama yaitu bagaimana melihat SIM dari elemen-elemen operasinya seperti komponen fisik dan proses yang dijalankan. Pendekatan kedua  memandang SIM sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan terstruktur dan jelas arah programnya. Ketiga, memandang SIM dari aktivitas manajemen mulai dari pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis, yang mempunyai perbedaan kebutuhan informasi tiap tingkatnya.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa seorang manajerial perlu memahami keempat pilar tersebut agar tidak memandang sebuah sistem informasi bukan hanya sekedar aplikasi tunggal, tetapi satu kesatuan yang kompleks dan harus dirawat serta dikelola dengan baik agar dapat bekerja secara optimal.

Tulisan ini disarikan dari modul  ajar Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen pengampu Prof.Dr.A.Rusdiana,M.M.

( https://digilib.uinsgd.ac.id/45430/  )