Evaluasi Sistem Pengelolaan Beasiswa pada Perguruan Tinggi Islam Swasta: Studi Kasus di STAI Bhakti Persada

Oleh Taufiqur Rahman

Beasiswa merupakan instrumen penting dalam membuka akses pendidikan tinggi, terutama bagi mahasiswa yang mengalami hambatan ekonomi. Di tengah meningkatnya kebutuhan akan pemerataan kesempatan belajar, Perguruan Tinggi Islam Swasta (PTIS) memegang peran strategis dalam menyediakan program beasiswa sebagai upaya memperkuat komitmen keadilan pendidikan. Namun ketersediaan beasiswa saja tidak cukup; efektivitas program sangat bergantung pada bagaimana sistem pengelolaannya dirancang dan dijalankan. Fenomena inilah yang menjadi latar munculnya kebutuhan evaluasi sistem pengelolaan beasiswa di STAI Bhakti Persada, sebagai contoh nyata praktik pengelolaan beasiswa di lingkungan PTIS.

Studi kasus pada kampus ini menunjukkan bahwa beasiswa telah diberikan melalui mekanisme kerja sama dengan sekolah mitra, di mana calon penerima merupakan siswa berprestasi yang direkomendasikan langsung oleh sekolah asal. Sistem ini terlihat menjanjikan, karena memiliki potensi untuk menjaring penerima yang benar-benar layak secara akademik. Namun, ketika ditelusuri lebih dalam menggunakan perspektif teori 6M Kaoru Ishikawa khususnya aspek material, machine, dan method terlihat bahwa struktur pengelolaan beasiswa masih menghadapi sejumlah tantangan yang menghambat efektivitas dan keberlanjutan program.

Dari sisi material, STAI Bhakti Persada telah memiliki sarana yang memadai seperti ruang kelas, perpustakaan, laboratorium komputer, serta fasilitas administrasi sebagai bagian dari pelayanan akademik. Namun tidak adanya ruang layanan khusus beasiswa membuat proses pendataan, konsultasi, hingga penyimpanan dokumen belum berlangsung secara terpusat dan sistematis. Situasi ini tidak hanya menyulitkan dalam hal dokumentasi, tetapi juga melemahkan aspek profesionalitas layanan kepada penerima beasiswa.

Pada aspek machine, pemanfaatan teknologi di kampus sudah terlihat melalui penggunaan Sistem Informasi Akademik (SIAK). Pendataan awal calon penerima dilakukan dengan memanfaatkan platform digital, demikian pula komunikasi kampus dengan sekolah mitra dan mahasiswa. Akan tetapi, teknologi ini belum berfungsi sebagai sistem pengelolaan beasiswa yang terpadu.

Aspek method memberikan gambaran paling signifikan tentang celah dalam sistem pengelolaan beasiswa. Prosedur yang digunakan saat ini lebih banyak berbasis tradisi organisasi dibandingkan dokumen SOP formal. Proses seleksi berjalan melalui jalur rekomendasi sekolah mitra, dilanjutkan verifikasi oleh pihak kampus.

Evaluasi menyeluruh terhadap ketiga aspek tersebut menunjukkan bahwa STAI Bhakti Persada telah memiliki komitmen untuk menyediakan beasiswa, namun masih memerlukan penguatan sistem pengelolaan agar program dapat berdampak luas dan berkelanjutan. Penguatan aspek material dapat dilakukan melalui penyediaan pusat layanan beasiswa yang terdedikasi. Aspek machine perlu dikembangkan melalui integrasi modul beasiswa pada SIAK yang mencakup fitur monitoring IPK, catatan pembinaan, dan notifikasi otomatis. 

_________
*) Tulisan ini dikembangkan dari Abstrak Mini Riset berjudul “ Evaluasi Sistem Pengelolaan Beasiswa pada Perguruan Tinggi Islam Swasta: Studi Kasus di STAI Bhakti Persada”, disusun pada tahun 2025 sebagai pemenuhan tugas pada Mata Kuliah Metode Penelitian Manajemen. Pengampu mata kuliah Prof. Dr. H. A. Rusdinana, MM.