IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK DALAM TATA KELOLA LAYANAN AKADEMIK DI STIT AL-IHSAN BALEENDAH KABUPATEN BANDUNG

Oleh Silviana Putri

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam Pascasarjana UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Dalam beberapa tahun terakhir, tuntutan digitalisasi layanan akademik di perguruan tinggi semakin menguat. Banyak institusi mulai mengadopsi sistem informasi untuk mempercepat administrasi dan meningkatkan kualitas layanan. STIT Al-Ihsan Baleendah turut melakukan langkah serupa dengan menerapkan Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIM Akademik). Meski demikian, penerapannya menunjukkan kondisi menarik: sebagian layanan sudah berjalan secara digital, tetapi sejumlah proses inti tetap mengandalkan mekanisme manual. Konteks inilah yang kemudian menjadi dasar penelitian untuk melihat lebih jauh bagaimana sistem ini bekerja serta aspek mana yang masih membutuhkan penguatan.

Melalui pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik wawancara, observasi, dan analisis dokumen, penelitian ini menemukan bahwa SIM Akademik mampu menjalankan fungsi administratif dengan baik. Data kehadiran mahasiswa, pengelolaan nilai, hingga pembuatan Kartu Hasil Studi (KHS) dapat dilakukan lebih cepat dan akurat. Akses informasi juga menjadi lebih efisien karena dokumen tersimpan secara rapi dan mudah diakses.

Namun, dalam implementasi terlihat jelas pada bagian-bagian yang belum terintegrasi dalam sistem. Penyusunan program tahunan akademik, pengelolaan Rencana Pembelajaran Semester (RPS), deteksi benturan jadwal kuliah, hingga pencatatan pelanggaran kedisiplinan masih diproses secara manual. Banyak keputusan tetap bergantung pada rapat tatap muka, pemeriksaan dokumen satu per satu, dan koordinasi informal antarbagian. Kondisi ini menunjukkan bahwa penggunaan SIM Akademik baru optimal pada tahap administratif, tetapi belum menyentuh fungsi manajerial dan perencanaan secara menyeluruh.

Analisis mendalam mengungkap bahwa keberadaan gap tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor. Keterbatasan fitur dalam platform SIM membuat sejumlah kebutuhan akademik belum dapat diakomodasi. Selain itu, kompetensi digital dosen dan tenaga kependidikan masih bervariasi, sehingga pemanfaatan sistem belum maksimal. Perubahan regulasi akreditasi yang terus berkembang juga menuntut penyesuaian dokumen yang belum seluruhnya didukung oleh sistem. Akibatnya, upaya digitalisasi berjalan tidak secara merata antara satu tahapan dengan tahapan lainnya.

Dari temuan tersebut, penelitian ini mendorong perlunya pengembangan modul perencanaan akademik yang terintegrasi dalam SIM, optimalisasi koneksi antara SIM dan Learning Management System (LMS), serta penambahan fitur seperti deteksi benturan jadwal, catatan disiplin, dan pelacakan aktivitas mahasiswa. Selain itu, pelatihan digital berkelanjutan penting dilakukan untuk memastikan seluruh sivitas akademika memiliki kemampuan yang memadai dalam memanfaatkan sistem. Dengan langkah-langkah tersebut, digitalisasi di STIT Al-Ihsan dan perguruan tinggi serupa diharapkan dapat berkembang lebih menyeluruh, tidak hanya dalam aspek administratif tetapi juga pada level perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi akademik.

 Tulisan ini dikembangkan dari abstrack Riset Mini yang berjudul Implementasi Sistem Informasi Manajemen Akademik Dalam Tata Kelola Layanan Akademik Di Stit Al-Ihsan Baleendah Kabupaten Bandung. Dosen pengampu Prof.Dr.H.A Rusdiana