INTEGRASI PRESERVASI DAN PENYIANGAN KOLEKSI DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN BERKELANJUTAN

Oleh Fichria Aisyen Ramadlani Hakim

Mahasiswa MPI UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Kesatu, Perpustakaan menghadapi tantangan untuk menjaga koleksi agar tetap dapat digunakan sekaligus relevan dengan kebutuhan pemustaka. Bahan pustaka dapat mengalami kerusakan akibat kualitas kertas, tinta, perekat, dan penjilidan, serta faktor lingkungan seperti debu, jamur, serangga, kelembapan, cahaya, tindakan manusia, dan bencana. Pada saat yang sama, koleksi yang tidak pernah dievaluasi dapat menjadi kurang relevan, sementara data inventaris yang tidak sesuai dengan keberadaan fisik menyulitkan pengendalian koleksi. Masalah tersebut menunjukkan bahwa keberlanjutan perpustakaan tidak cukup dicapai dengan menambah bahan pustaka, tetapi memerlukan pengelolaan yang terencana. Esai ini berargumen bahwa integrasi preservasi, stock opname, dan penyiangan dapat mendukung pengelolaan perpustakaan berkelanjutan dengan menjaga kondisi koleksi, memastikan ketepatan data, dan mempertahankan relevansi informasi. Ketiga kegiatan tersebut perlu dipandang sebagai proses yang saling berkaitan, bukan pekerjaan terpisah atau sesekali. Tanpa keterpaduan tersebut, perawatan dapat terlambat, data kehilangan keakuratan, dan keputusan mengeluarkan koleksi berisiko mengabaikan nilai pentingnya. Karena itu, kebijakan perlu menghubungkan pemeriksaan kondisi, pencatatan, dan evaluasi koleksi secara berkala dengan tanggung jawab petugas.

Kedua, preservasi dan pemeliharaan menjadi dasar untuk mempertahankan kondisi koleksi serta akses informasi dalam jangka panjang. Pemeliharaan menjaga bahan pustaka agar tetap layak digunakan, sedangkan pelestarian bertujuan memperpanjang usia koleksi sekaligus mempertahankan informasi di dalamnya. Langkah pencegahan dapat dilakukan melalui kebersihan ruang dan rak, pengaturan suhu serta kelembapan, pembatasan cahaya berlebihan, pengendalian hama, dan penanganan bahan secara benar. Dalam hal ini, preservasi merupakan kebijakan luas untuk menjaga keberlanjutan koleksi, sedangkan konservasi berupa tindakan teknis untuk menstabilkan atau memperbaiki kondisi fisik bahan. Preservasi preventif berupaya mencegah kerusakan, sementara tindakan kuratif menangani bahan yang telah rusak, misalnya dengan memperbaiki jilidan atau sobekan. Koleksi digital juga memerlukan pencadangan, migrasi format, metadata, dan pemeriksaan integritas berkas. Digitalisasi saja tidak menjamin informasi lestari apabila berkas digital tidak dikelola secara berkelanjutan.

Ketiga, preservasi perlu didukung stock opname agar kondisi dan keberadaan koleksi dapat dikendalikan berdasarkan data yang akurat. Stock opname mencocokkan data inventaris dengan koleksi fisik untuk menemukan bahan yang hilang, rusak, salah rak, belum dikembalikan, atau memiliki data yang tidak sesuai. Pelaksanaannya membutuhkan perencanaan cakupan, jadwal, petugas, dan prosedur, kemudian pemeriksaan manual atau menggunakan barcode maupun RFID, pencocokan basis data, serta penyusunan laporan. Hasilnya harus ditindaklanjuti melalui pembaruan data, penataan rak, penelusuran kehilangan, perbaikan bahan rusak, dan penguatan keamanan. Dengan demikian, stock opname bukan sekadar menghitung buku, melainkan bagian dari siklus pengendalian koleksi. Informasi hasil pemeriksaan juga dapat membantu perpustakaan menentukan bahan yang membutuhkan perawatan lebih lanjut dan mendukung keputusan penyiangan secara lebih bertanggung jawab.

Keempat, penyiangan atau weeding membantu menjaga koleksi aktif agar tetap relevan dan berkualitas. Penyiangan mengevaluasi bahan berdasarkan kondisi fisik, kemutakhiran, relevansi, duplikasi, penggunaan, otoritas isi, serta ketersediaan sumber lain. Bahan yang dikeluarkan dari koleksi aktif tidak selalu harus dibuang; bahan tersebut dapat disimpan, dialihkan, diganti edisinya, atau didigitalisasi sesuai kebijakan perpustakaan. Keputusan harus dilakukan secara hati-hati terhadap koleksi langka, lokal, historis, dan karya institusi karena nilai akademik atau sejarahnya tidak selalu tercermin dari jumlah peminjaman. Evaluasi dapat menggunakan data sirkulasi, penggunaan di tempat, permintaan, akses digital, dan survei, tetapi statistik tidak boleh menjadi satu-satunya dasar. Pada akhirnya, integrasi preservasi, stock opname, dan penyiangan membentuk pengelolaan koleksi yang berkelanjutan. Preservasi menjaga kondisi dan informasi, stock opname memastikan kesesuaian data, sedangkan penyiangan mempertahankan relevansi koleksi. Jika dilaksanakan secara terencana dan saling mendukung, ketiganya membantu perpustakaan memanfaatkan sumber daya secara bertanggung jawab serta menjaga koleksi tetap berguna bagi pemustaka sekarang dan pada masa mendatang.