Integrasi Rekam Jejak Siswa dalam SIMKES

Oleh Mayang Sekar Kinasih

Program Pascasarjana UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Seorang siswa yang baru diterima sebenarnya mulai meninggalkan jejak informasi di sekolah bahkan sebelum mengikuti pelajaran pertamanya. Data pendaftaran berkembang menjadi data kelas, kehadiran, kegiatan, prestasi, pembinaan,  kenaikan kelas, sampai kelulusan.  Karena setiap  catatan lahir dari kegiatan yang berbeda, mudah menganggapnya selesai ketika kebutuhan administrasinya selesai: data penerimaan selesai setelah siswa diterima, absensi selesai setelah direkap, atau prestasi cukup dicatat ketika diperoleh. Cara seperti ini membuat sekolah memiliki banyak data, tetapi belum tentu memiliki riwayat siswa yang dapat dibaca secara utuh. Sistem Informasi  Manajemen Kesiswaan (SIMKES) mempertemukan  catatan-catatan  tersebut dalam satu pengelolaan informasi yang mengikuti siswa sejak masuk, menjalani pendidikan, hingga lulus dan menjadi alumni.

Pertama, Jejak itu tumbuh bersama perjalanan siswa. Pada awal tahun ajaran, sekolah berhadapan dengan perencanaan jumlah peserta didik, penerimaan siswa baru, dan pembagian kelas. Setelah pembelajaran berjalan, yang perlu dikelola semakin beragam. Ada kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler, kehadiran, OSIS, layanan bimbingan bersama wali kelas  dan guru BK, kesejahteraan siswa,  kenaikan  kelas, penjurusan,  maupun  mutasi. Menjelang akhir masa belajar muncul lagi informasi mengenai kelulusan dan keberlanjutan siswa setelah meninggalkan sekolah. Karena itulah manajemen kesiswaan tidak cukup dipahami sebagai urusan penerimaan dan pencatatan siswa. Ia mengikuti perubahan kebutuhan peserta didik selama berada dalam layanan sekolah.

Kedua, Bayangkan satu siswa memiliki catatan kehadiran yang kurang baik. Angka ketidakhadiran itu sendiri hanya memberitahu sekolah berapa kali ia tidak masuk. Gambaran yang diperoleh akan berbeda ketika catatan tersebut dapat dibaca bersama perkembangan akademik, pembinaan, aktivitas ekstrakurikuler, atau informasi lain tentang siswa yang sama. Hal serupa berlaku pada prestasi dan kedisiplinan. SIMKES karena itu dapat memuat buku induk, kelas, kehadiran, penerimaan dan mutasi, kegiatan siswa, profil akademik, pembiayaan, hingga informasi orang tua. NISN menjadi salah satu parameter untuk mengenali peserta didik di antara berbagai data tersebut. Integrasi membuat catatan yang berasal dari banyak kegiatan tetap merujuk pada perjalanan siswa yang sama.

Ketiga, Barulah dari sini manfaat sistem informasi terasa dalam pekerjaan sekolah. Wali kelas dapat membutuhkan  riwayat  perkembangan  siswa untuk melakukan  pembinaan, orang  tua membutuhkan  informasi mengenai anaknya, sementara sekolah harus  menyiapkan berbagai laporan dan menentukan tindakan berdasarkan keadaan peserta didik. Teknologi memang membuat penyimpanan, pencarian, dan penyajian informasi lebih cepat, tetapi kecepatan bukan satu-satunya hasil yang dicari. Informasi yang tersusun dengan baik memungkinkan data yang sebelumnya hanya dicatat untuk suatu keperluan dapat dipakai kembali ketika sekolah membutuhkannya. materi SIM 5

Keempat, Sistem seperti itu juga tidak harus lahir sekaligus dalam bentuk aplikasi yang besar. Materi SIMKES memperlihatkan penerimaan siswa baru berbasis database dan web sebagai salah satu model pengembangannya. Pendaftaran, pemasukan data, verifikasi, pengolahan hingga hasil penerimaan dapat dikerjakan dalam satu rangkaian. Sesudah siswa diterima, data awal tersebut dapat diteruskan ke pengelolaan berikutnya. Di belakang sistem juga ada pembagian kerja: penanggung jawab program, koordinator, administrator utama, serta petugas pada  unit sekolah memiliki tanggung  jawab  masing-masing.  Jadi,  keterpaduan SIMKES bukan  hanya persoalan menghubungkan  data secara teknis, tetapi juga memastikan  ada orang yang menjaga data itu tetap diperbarui sepanjang siswa berada di sekolah.

Kelulusan menutup masa belajar, tetapi tidak menghapus riwayat yang sudah terbentuk. Siswa kemudian masuk dalam data alumni dengan jejak yang sebelumnya telah dimulai sejak penerimaan. Dari sinilah integrasi SIMKES memperoleh  arti yang  lebih nyata. Sekolah tidak perlu melihat penerimaan,  kehadiran, pembinaan, prestasi,  dan kelulusan  sebagai  catatan yang  terpisah-pisah.  Semuanya merupakan  bagian dari riwayat peserta didik yang sama. Semakin baik hubungan antarinformasi tersebut dijaga, semakin mudah sekolah menelusuri apa yang pernah terjadi, membaca perkembangan siswa, dan menggunakan rekam itu untuk mendukung pelayanan kesiswaan berikutnya.

Tulisan Dikembangkan  dari  materi Part 5 “Sistem Informasi Manajemen Kelembagaan  PendidikaKesiswaann”, Mata Kuliah  Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Dosen Pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.

https://digilib.uinsgd.ac.id/45430/

CURICULUM VITAE

Mayang Sekar Kinasih, lahir di Jakarta 29 April 1998. Merupakan anak pertama dari pasangan Bapak Hofar Ismail dan Ibu Yuli Astuti.

Alamat tinggal di Nampu, RT. 01/04, Desa Sangubanyu, Kec. Grabag, Kab. Purworejo. No. Telpn 085800230671. Email [email protected]

Riwayat Pendidikan: SDIT Adzkia Sukabumi  2010,  Pondok Modern Daarussalam Gontor Putri 2016, Sarjana IAIN Salatiga 2021, Tengah menempuh Pendidikan

Magister di UIN Bandung.

Motivasi melanjutkan Pendidikan  Magister di Manajemen Pendidikan  Islam,  ingin mengembangkan potensi profesinal saya dalam dunia Pendidikan, turut membantu membangun, mengembangkan dan meningkatkan mutu Pendidikan dengan memebantu penuh lembaga Pendidikan. Karena moto saya, Ingin menjadi ‘anfa’ lighoirinnas khususnya dalam dunia Pendidikan.