Kebijakan Koleksi yang Hidup: Antara Konsistensi Visi dan Fleksibilitas Menghadapi Disrupsi Informasi

Oleh Muhammad Erdyansyah

Mahasiswa S1 Manajemen Pendidikan Islam, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena ledakan informasi, perkembangan sumber digital, serta perubahan kurikulum dan keragaman kebutuhan pemustaka telah menjadikan pengelolaan koleksi perpustakaan semakin kompleks. Perpustakaan tidak cukup hanya menambah jumlah buku, tetapi harus memastikan koleksi benar-benar relevan dan dapat diakses. Asumsinya, sebuah kebijakan tertulis (policy statement) merupakan landasan yang dapat menjamin konsistensi dan transparansi keputusan seleksi, pengadaan, hingga penyiangan koleksi. Namun, kesenjangan muncul ketika kebijakan yang ada justru bersifat kaku dan administratif, sehingga gagal merespons disrupsi teknologi serta perubahan perilaku pencarian informasi pemustaka secara cepat. Tulisan ini bertujuan menganalisis urgensi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi yang mampu menjaga konsistensi visi institusi sekaligus memiliki fleksibilitas adaptif di era disrupsi informasi.

Pertama, hakikat pengelolaan dan pengembangan koleksi bukan sekadar aktivitas membeli buku, melainkan sebuah proses manajerial yang luas. Sebagaimana ditegaskan oleh IFLA, tugas utama perpustakaan adalah “select, maintain, and provide access” terhadap sumber informasi yang relevan. Prinsip relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran harus menjadi kompas agar keputusan seleksi tidak bersifat subjektif. Oleh karena itu, kebijakan koleksi berfungsi sebagai kerangka kerja (framework) yang menjaga agar pengembangan koleksi tetap selaras dengan visi lembaga, program studi, dan tujuan institusi, tanpa terjebak pada preferensi pribadi pustakawan semata.

Kedua, konsistensi visi harus diimbangi dengan kemampuan membaca kebutuhan nyata pemustaka. Pemustaka bukanlah kelompok yang homogen; mahasiswa, dosen, dan peneliti memiliki tingkat literasi informasi dan kebutuhan yang berbeda. Di sinilah prinsip evidence-based collection development menjadi krusial. Keputusan pengadaan tidak boleh lagi didasarkan pada intuisi, melainkan pada data statistik peminjaman, analisis silabus, survei kebutuhan, dan log akses e-resource. Fleksibilitas juga menuntut perpustakaan mengelola koleksi multiformat, baik cetak maupun digital, serta bergeser dari paradigma kepemilikan (ownership) menuju kombinasi kepemilikan dan akses (access) melalui berbagai model lisensi dan sumber terbuka.

Ketiga, kompleksitas tersebut menuntut adanya kebijakan tertulis yang lengkap namun tetap hidup. Evans & Saponaro merumuskan siklus pengembangan koleksi yang dinamis: analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, evaluasi, preservasi, dan penyiangan. Tanpa kebijakan tertulis, siklus ini akan terputus dan perpustakaan akan terjebak pada rutinitas pengadaan tahunan tanpa evaluasi. Kebijakan yang baik harus memuat tujuan, profil komunitas, ruang lingkup subjek, kriteria seleksi, hingga mekanisme evaluasi sebagaimana model Conspectus dari IFLA, sehingga keputusan koleksi dapat dipertanggungjawabkan secara institusional.

Keempat, esensi dari kebijakan koleksi yang hidup terletak pada implementasi, evaluasi, dan revisinya. Kebijakan tidak boleh berhenti sebagai dokumen administratif yang disimpan di lemari arsip. Ia harus digunakan dalam negosiasi lisensi database, penyiangan koleksi usang, dan penyusunan anggaran. Karena lingkungan informasi terus berubah program studi baru dibuka, harga database meningkat, dan teknologi AI berkembang kebijakan perlu memiliki periode peninjauan yang jelas. Revisi bukanlah tanda kegagalan, melainkan wujud manajemen adaptif. Kebijakan yang hidup mampu menjaga prinsip dasar sekaligus merespons perubahan kebutuhan pemustaka dan perkembangan ilmu pengetahuan.

Sejarah panjang manajemen maktabah menunjukkan bahwa kekuatan perpustakaan tidak hanya ditentukan oleh jumlah koleksi, melainkan oleh kemampuannya menghidupkan budaya belajar dan memastikan ilmu memberikan manfaat. Kebijakan pengembangan koleksi adalah jembatan antara visi lembaga dan keputusan operasional. Oleh karena itu, perpustakaan masa depan harus mampu memadukan konsistensi visi, profesionalisme pengelolaan, dan fleksibilitas dalam menghadapi disrupsi digital, agar tetap relevan sebagai pusat pembelajaran sepanjang hayat dan pembangunan peradaban.

*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 4: Kebijakan Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Dosen Pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M. (https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16880/58602)

CURICULUM VITAE

Muhammad Erdyansyah. Seorang mahasiswa yang suka dan aktif dalam kegiatan organisasi sosial kemasyarakatan mempunyai latar belakang seperti Pendidikan: Sekolah Dasar di MIN 1 Kota Bandung, tahun lulus 2019. SMP Negeri 8 Bandung, tahun lulus 2022. MAN 2 Kota Bandung, tahun lulus 2025 dan sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam.

Pengalaman Organisasi: Anggota Divisi Research and Development di Kelompok Ilmiah Remaja (KIR) MAN 2 Kota Bandung pada periode 2023-2025, di mana ia terlibat dalam kegiatan pengembangan keilmuan remaja. Kemudian, ia melanjutkan kiprah organisasinya di tingkat perguruan tinggi dengan menjabat sebagai Staff Divisi Pemasaran Bidang Ekonomi Kreatif di Lembaga Dakwah Mahasiswa (LDM) Kabinet Rabbaniyyun periode 2025-2026, yang memberikannya pengalaman dalam bidang pemasaran dan ekonomi kreatif. Pada periode 2026-2027 menjadi Staff Ahli Bidang Pengembangan Intelektual di Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen Pendidikan Islam (HMJMPI) Kabinet Katalisator, yang menunjukkan kemampuannya dalam pengembangan akademik dan intelektual mahasiswa. Terakhir, ia juga aktif sebagai Anggota Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia di Garuda Keadilan Kota Bandung periode 2026-2028, yang semakin memperkuat pengalamannya dalam pengorganisasian dan pengembangan kapasitas sumber daya manusia.

Hobi: Membaca dan Menonton Anime.

Motto: Tanpa disiplin, kesuksesan tak mungkin terjadi.