Kebijakan Manajemen dan Pengembangan Koleksi Perpusustakaan
Penulis: Putri Sholehati
Putri Sholehati
Oleh Putri Sholehati
Mahasiswa MPI Kelas Reg.IIIA UIN
Sunan Gunung Djati Bandung
Perkembangan
teknologi informasi dan dinamika kurikulum memicu ledakan informasi yang
kompleks. Kondisi ini memunculkan asumsi bahwa pengadaan buku secara
kuantitatif saja cukup untuk meningkatkan kualitas perpustakaan. Padahal,
masalah timbul ketika sumber daya yang disediakan tidak relevan, mahal, atau
sulit diakses. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menganalisis pentingnya
kebijakan pengelolaan koleksi yang sistematis dan berbasis kebutuhan guna
mewujudkan mutu layanan perpustakaan.
Pertama, pengelolaan dan
pengembangan koleksi adalah proses manajerial sistematis mencakup kegiatan
memilih, memelihara, serta menyediakan akses informasi guna mendukung misi
institusi. Pengadaan harus berlandaskan prinsip relevansi, keseimbangan, dan
kemutakhiran, bukan selera subjektif. Seluruh proses berjalan dalam siklus
berkelanjutan mulai dari analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan,
pemanfaatan, evaluasi, preservasi, hingga penyiangan. Siklus ini membuat
perpustakaan adaptif terhadap dinamika ilmu pengetahuan secara efisien,
transparan, terencana, dan konsisten.
Kedua, perpustakaan perlu memahami
komunitas pemustaka yang heterogen berbasis segmentasi tingkat literasi,
disiplin ilmu, dan preferensi akses. Kebutuhan informasi digali melalui survei,
wawancara, FGD, statistik sirkulasi, log digital, hingga analisis silabus. Data
tersebut diterapkan dalam evidence-based collection development.
Pendekatan ini memastikan keputusan pengadaan bahan pustaka bersifat rasional,
tepat sasaran, transparan, serta mampu mengoptimalkan alokasi anggaran
institusi yang terbatas secara efektif.
Ketiga, di era modern, perpustakaan
mengelola koleksi multiformat yang memadukan sumber cetak dan digital. Koleksi
cetak krusial untuk pemahaman mendalam, keandalan historis, koleksi lokal, dan
kenyamanan baca. Sementara koleksi digital memperluas aksesibilitas tanpa batas
ruang dan waktu walau memerlukan pengelolaan lisensi. Model pengadaan bergeser
dari fokus kepemilikan (ownership) menjadi kombinasi kepemilikan dan
penyediaan akses (access) melalui pembelian, langganan, hibah, hingga open
access..
Keempat, kebijakan tertulis
merupakan pedoman strategis (framework and set of parameters) yang
menjamin konsistensi, transparansi, dan kontinuitas seleksi. Dokumen ini memuat
profil pengguna, kriteria seleksi, prioritas subjek, skema pengadaan, hingga
prosedur penyiangan. Kebijakan ini meminimalisir bias personal dan memberi arah
jelas di tengah keterbatasan anggaran. Kebijakan tidak boleh statis, melainkan
wajib diterapkan serta direvisi berkala agar senantiasa adaptif terhadap
perkembangan teknologi dan kurikulum.
Pengelolaan koleksi perpustakaan adalah proses
berkelanjutan berbasis analisis kebutuhan pemustaka. Integrasi seimbang antara
koleksi cetak dan digital yang dipandu kebijakan tertulis adaptif menjadi
instrumen strategis dalam menyajikan layanan informasi yang berkualitas dan
responsif.
Tulisan ini disarikan
dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah Dosen Pengampu Prof.Dr.A.Rusdiana,M.M.
