KEBIJAKAN PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN..

Oleh Azkiya Nurul Islami

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam (MPI-3B) UIN Sunan Gunung Djati Bandung

A. Konsep dan Prinsip Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi

Koleksi yang besar belum tentu menghasilkan layanan berkualitas apabila tidak relevan dengan kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi merupakan proses manajerial yang lebih luas daripada membeli buku, mencakup analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, evaluasi, pemeliharaan, dan penyiangan. IFLA menegaskan tugas utama perpustakaan ialah select, maintain, and provide access. Keputusan seleksi dijaga oleh tiga prinsip, yaitu relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran. Koleksi berkembang dalam siklus berkelanjutan mulai dari analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, evaluasi, hingga preservasi atau penyiangan. Paradigmanya bergeser dari “berapa banyak koleksi yang dimiliki” menuju “seberapa tepat koleksi memenuhi kebutuhan”.

B. Analisis Kebutuhan dan Karakteristik Pemustaka

Koleksi dikembangkan untuk digunakan, bukan sekadar disimpan. Pemustaka tidak homogen, karena ACRL menegaskan mahasiswa memasuki perguruan tinggi dengan keterampilan informasi beragam. Mahasiswa, dosen, peneliti, hingga masyarakat umum memiliki tingkat literasi informasi, bidang keilmuan, dan kebiasaan akses berbeda. Kebutuhan dianalisis melalui survei, wawancara, statistik sirkulasi, log akses e-resource, analisis silabus, dan usulan pengguna. Data tersebut diterjemahkan menjadi keputusan mengenai subjek, jumlah, kedalaman, bahasa, dan format koleksi. Prinsip evidence-based collection development mengarahkan anggaran terbatas pada sumber yang paling bermanfaat.

C. Jenis dan Sumber Koleksi Cetak serta Digital

Perpustakaan kontemporer mengelola koleksi multiformat. Koleksi cetak tetap penting untuk pembelajaran mendalam, koleksi lokal, dan sumber langka, tetapi memerlukan biaya pengelolaan sepanjang siklus hidupnya. Koleksi digital meliputi e-book, e-journal, database, dan repositori dengan kompleksitas lisensi, autentikasi, platform, serta keberlanjutan akses. Harga murah belum tentu ekonomis apabila sumber jarang digunakan. Sumber pengadaan mencakup pembelian, langganan, hadiah, hibah, pertukaran, konsorsium, dan open access. Pengembangan koleksi bergerak dari kepemilikan (ownership) menuju kombinasi kepemilikan dan akses (access), sehingga cetak dan digital tidak dipertentangkan.

D. Penyusunan Kebijakan Pengembangan Koleksi

Kebijakan tertulis merupakan dokumen manajerial yang memberi arah, batas, prioritas, dan standar keputusan koleksi agar konsisten, dapat dipertanggungjawabkan, dan tidak bergantung pada preferensi pribadi. Unsurnya meliputi tujuan, profil komunitas, ruang lingkup, subjek prioritas, kriteria seleksi, penyiangan, preservasi, e-resource, anggaran, dan evaluasi. Kebijakan tertulis juga menjaga kesinambungan ketika terjadi pergantian pimpinan atau pustakawan. Kebijakan perlu diterapkan, dipantau melalui indikator kinerja, dan direvisi berkala sebagai manajemen adaptif. Pada perguruan tinggi Islam, kebijakan juga mengatur khazanah keislaman dan koleksi berbahasa Arab.

Summary:

Pengembangan koleksi adalah proses manajerial berkelanjutan yang berlandaskan relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran. Keberhasilannya diukur dari ketepatan koleksi memenuhi kebutuhan pemustaka, bukan banyaknya jumlah koleksi yang dimiliki. Analisis kebutuhan pemustaka menjadi fondasi keputusan berbasis bukti (evidence-based). Survei, statistik penggunaan, log akses digital, dan analisis kurikulum menentukan prioritas pengadaan. Koleksi cetak dan digital saling melengkapi sesuai fungsi, anggaran, dan kebutuhan pengguna. Model pengadaan yang beragam menggeser orientasi dari kepemilikan menuju akses. Kebijakan tertulis memberi pedoman, konsistensi, dan transparansi dalam seleksi, penyiangan, serta preservasi. Kebijakan harus diterapkan, dipantau melalui indikator kinerja, dan direvisi periodik agar tetap relevan. Kebutuhan pemustaka menjadi dasar, koleksi menjadi sumber daya, kebijakan menjadi pedoman, dan evaluasi menjadi pengendali mutu. Dengan demikian, manajemen koleksi menjadi instrumen strategis membangun maktabah yang responsif, profesional, adaptif, dan berorientasi pada pemustaka.