Ketika Bahan Pustaka Melimpah tapi Tak Lagi Bisa Ditemukan: Urgensi Katalogisasi dan Metadata yang Konsisten

Oleh Fa'iq Fadhurrohman

Mahasiswa MPI-3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung 

Fenomena melimpahnya koleksi cetak dan digital menghadirkan paradoks: perpustakaan menyimpan semakin banyak bahan pustaka, tetapi pemustaka hanya dapat memanfaatkan apa yang berhasil mereka temukan. Dalam kondisi itu, pengolahan sering dipahami sekadar sebagai pekerjaan teknis di belakang layar, deskripsi dicatat seadanya, dan istilah subjek ditulis tanpa kendali, seolah-olah yang terpenting adalah banyaknya koleksi, bukan keterlacakannya. Padahal, koleksi yang melimpah tidak menjadi bermanfaat karena banyaknya bahan yang tersimpan, melainkan karena katalogisasi dan metadata yang konsisten sehingga setiap sumber dapat ditemukan; sumber yang tidak dapat ditemukan sama saja dengan sumber yang tidak ada. Tujuan tulisan ini adalah menganalisis bahwa katalogisasi, klasifikasi, metadata, dan penataan koleksi merupakan satu rantai pengolahan yang menjadi fondasi temu kembali informasi. 

Pertama: Katalogisasi terbukti merupakan representasi sumber informasi, bukan sekadar mencatat data buku. Menurut IFLA, katalog berfungsi menemukan sumber bibliografis dalam koleksi, dan data bibliografis diarahkan pada kemudahan pengguna (convenience of the user). Karena itu, judul, pernyataan tanggung jawab, edisi, publikasi, deskripsi fisik, seri, catatan, dan nomor standar seperti ISBN harus dicatat secara konsisten. Kesalahan penulisan nama, judul, tahun, atau identifier dapat membuat sumber gagal ditemukan meski fisiknya ada di rak. Argumen ini menegaskan fungsi find, identify, select, dan obtain sebagai orientasi seluruh pengolahan.

Kedua: Konsistensi tersebut tidak mungkin dicapai tanpa standardisasi yang bekerja bersama. RDA merekam entitas dan relasi, ISBD menyeragamkan deskripsi, DDC atau LCC mengorganisasikan subjek, dan MARC 21 mengodekan data agar dapat dipertukarkan antarsistem. MARC 21 hanyalah format data, sedangkan isinya ditentukan oleh ISBD, aturan katalogisasi, LCSH, dan skema klasifikasi. Karena itu, perkembangan dari katalog kartu menuju OPAC tidak mengurangi kebutuhan akan standar, justru menuntut ketelitian dan kontrol mutu, sebab kesalahan pada satu tahap memengaruhi seluruh akses.

Ketiga: Akses berdasarkan isi dibangun melalui klasifikasi, tajuk subjek, dan metadata. Notasi DDC atau LCC mengelompokkan pengetahuan dan menjadi komponen nomor panggil, sehingga buku bersubjek sama berdekatan dan dapat ditelusuri melalui browsing di rak. Tajuk subjek dengan kosakata terkendali dan rujukan see dan see also menyatukan istilah bermakna sama, termasuk istilah Arab dan transliterasi pada maktabah perguruan tinggi Islam. Pada lingkungan digital, MARC 21 dan Dublin Core membuat objek digital dapat dikelola dan ditemukan, selama metadatanya akurat, konsisten, terstruktur, dan interoperabel.

Keempat: Pelabelan dan penataan terbukti bukan pekerjaan penutup yang sepele, sebab keduanya menghubungkan rekaman bibliografis dengan lokasi fisik. Label punggung memuat nomor panggil dari nomor klasifikasi serta notasi pengarang dan judul, sehingga menjadi alamat koleksi; pada sumber digital berupa URL atau DOI. Shelving menempatkan bahan sesuai urutan, dan shelf reading menjaga ketepatannya, karena buku salah rak praktis menjadi buku yang hilang. Dengan demikian, OPAC yang berkembang menjadi discovery services pun tetap bergantung pada kualitas data, sebagaimana prinsip garbage in, garbage out. 

Dengan demikian, katalogisasi, standardisasi, klasifikasi, metadata, dan penataan koleksi tidak dapat dipisahkan. Kesalahan pada satu tahap akan menular ke tahap berikutnya: deskripsi yang keliru membuat sumber gagal ditelusuri, standar yang longgar menghambat pertukaran data, subjek tanpa kendali menyebarkan satu konsep ke banyak istilah, dan buku salah rak membuat catatan menjadi tidak berguna. Karena itu, pengelola maktabah perlu membangun seluruh proses di atas kebutuhan pemustaka, standar yang konsisten, dan data yang akurat, agar perpustakaan benar-benar menjadi maktabah yang koleksinya dapat ditemukan, datanya konsisten, penataannya tertib, dan layanannya mempertemukan pemustaka dengan sumber yang tepat. 

Fa'iq Fadhurrohman. Lahir di Bandung. Anak pertama dari 2 bersaudara pasangan Bapak Cecep Rohman dan Ibu Kusmiatik. Pendidikan: SDI Maslakulhuda (2018), MTs Maslakulhuda (2021), MAS Al Hikmah 2 (2025), dan saat ini kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Pernah menjuarai lomba ONS di UINSA sebagai juara ke 2, lolos seleksi MQKN Provinsi 2023, menjadi Koordinator Divisi Edukasi SDC (Self Development Club) di MA Al Hikmah 2, menjadi manajerial SIAGA, menjadi pengajar, konten kreator, penyusun buku dan builder website di Learning Everyday. Motivasi masuk Jurusan MPI: memiliki mimpi mempermudah hidup sendiri dan orang lain di bawah naungan kebenaran. Motto: Don't judge anyone by his cover. 

*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan, Part 6: Pengolahan dan Organisasi Bahan Pustaka.

Dosen Pengampu: Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.

https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16880/58604