Manajemen Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan

Oleh Elza Yandra

Mahasiswa MPI 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan memiliki peran penting dalam menyediakan sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka. GAPP menunjukkan bahwa pengelolaan koleksi perlu dilakukan secara terarah agar koleksi tetap relevan, berkualitas, dan mudah diakses. Namun, dalam praktiknya masih terdapat masalah dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, serta pengembangan koleksi yang belum sepenuhnya sesuai kebutuhan pengguna. Oleh karena itu, diperlukan kebijakan pengelolaan dan pengembangan koleksi perpustakaan yang jelas dan sistematis. Penulisan ini bertujuan untuk membahas kebijakan tersebut sebagai pedoman dalam menciptakan koleksi yang relevan, efektif, dan berkelanjutan.Berikut 4 poin penting mengenai  manajemen pengelolaan dan pengembangan koleksi perpustakaan, diantaranya: 

Pertama: Konsep dan Prinsip Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi; Pengembangan koleksi merupakan proses manajerial yang meliputi identifikasi kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, evaluasi, pemeliharaan, preservasi, penyiangan, dan penyediaan akses. Pengembangan koleksi harus memperhatikan relevansi dengan kebutuhan pemustaka dan tujuan lembaga, keseimbangan dalam keberagaman subjek, perspektif, tingkat kedalaman, dan format, serta kemutakhiran sesuai perkembangan ilmu pengetahuan. Proses ini berlangsung secara berkelanjutan melalui tahapan analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, evaluasi, preservasi atau penyiangan, dan pengembangan kembali. 

Kedua: Analisis Kebutuhan dan Karakteristik Pemustaka; Pemustaka memiliki karakteristik yang berbeda berdasarkan program studi, tingkat pendidikan, bidang keilmuan, tujuan penggunaan, literasi informasi, pola kunjungan, dan preferensi format. Kebutuhan informasi dapat diketahui melalui survei, wawancara, diskusi, usulan pengguna, statistik sirkulasi, akses sumber elektronik, analisis silabus, dan komunikasi dengan dosen. Data peminjaman, penggunaan e-journal, usulan pengguna, serta analisis kurikulum kemudian digunakan untuk menentukan prioritas pengadaan sehingga pengembangan koleksi dilakukan berdasarkan bukti (evidence-based), bukan sekadar perkiraan. 

Ketiga: Jenis dan Sumber Koleksi Cetak serta Digital; Koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi cetak seperti buku, jurnal, majalah, surat kabar, laporan penelitian, prosiding, skripsi, tesis, dan disertasi, serta koleksi digital seperti e-book, e-journal, database, repositori, multimedia, dan dokumen digital. Pengembangannya mempertimbangkan relevansi, kemutakhiran, penggunaan, nilai jangka panjang, lisensi, akses, perangkat, keamanan, biaya, dan keberlanjutan. Koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, langganan, hadiah, hibah, pertukaran, kerja sama, produksi institusi, dan akses terbuka, sedangkan model akses digital dapat berupa pembelian, langganan, pay-per-view, dan rental. 

Keempat: Penyusunan Kebijakan Pengembangan Koleksi; Kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis menjadi pedoman agar seleksi dan pengembangan koleksi berlangsung konsisten, terarah, transparan, dan sesuai dengan visi lembaga, kebutuhan pemustaka, serta anggaran. Kebijakan tersebut mencakup tujuan, profil pemustaka, ruang lingkup koleksi, subjek prioritas, bahasa, format, kriteria seleksi, pengadaan, penyiangan, preservasi, anggaran, dan evaluasi. Implementasinya dilakukan melalui seleksi, pengadaan, evaluasi, penyiangan, penganggaran, dan pengelolaan sumber elektronik, sedangkan evaluasi dan revisi dilakukan secara berkala agar tetap sesuai dengan perubahan kurikulum, teknologi, kebutuhan pemustaka, dan lingkungan informasi.

Pengelolaan dan pengembangan koleksi merupakan proses berkelanjutan yang berorientasi pada kebutuhan pemustaka. Keberhasilannya tidak diukur dari banyaknya koleksi, tetapi dari relevansi, kemutakhiran, kebermanfaatan, dan kemudahan aksesnya.

Artikel ini dirangkum dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 4.

Dosen pengampu Prof. Dr. H.A. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1DS_IcEF11by7EMcU2aAi1B6UAuiyYBwM/view?usp=drivesdk