Manajemen Program di STIT Qurrota A’yun dalam Efektivitas Layanan Akademik

Oleh Syakila Roudotul Zannah

Mahasiswi FTK MPI UIN Sunan Gunung Djati Bandung 5/C 1232010077

Manajemen program merupakan instrumen strategis yang mengintegrasikan perencanaan dan pengelolaan sumber daya untuk mencapai tujuan institusi secara efisien. Kualitas implementasi manajemen ini menjadi determinan utama bagi efektivitas layanan akademik, yang diukur dari ketepatan, kecepatan, dan kepuasan pengguna dalam mengakses kebutuhan administrasi maupun pembelajaran. Dalam lanskap pendidikan tinggi modern, layanan akademik yang unggul bukan sekadar dukungan administratif, melainkan indikator vital mutu tata kelola. Oleh karena itu, sinergi antara manajemen program yang kokoh dan layanan yang responsif adalah kunci keberhasilan transformasi digital serta daya saing perguruan tinggi di tengah tuntutan standardisasi mutu global.

Penelitian ini memfokuskan evaluasinya pada efektivitas manajemen sistem informasi akademik Pijar di STIT Qurrota A’yun, yang saat ini sedang berjuang dalam fase transformasi digital. Dengan menggunakan pendekatan kualitatif dan pisau analisis Ishikawa Diagram (Diagram Tulang Ikan), studi ini mendiagnosis akar masalah yang menghambat mutu layanan akademik. Analisis dipetakan secara sistematis ke dalam tiga elemen kausalitas utama, yaitu Machine (aspek teknologi), Material (aspek data), dan Method (aspek prosedur), untuk memahami secara mendalam mengapa inefisiensi layanan masih terus terjadi.

Pertama, pada aspek Machine menyoroti kelemahan fundamental pada infrastruktur teknologi. Adopsi sistem digital terhambat oleh ketidaksiapan kapasitas server (server incapacity) yang belum matang. Kondisi ini mengakibatkan instabilitas sistem yang serius, terutama saat terjadi lonjakan akses pada periode beban puncak. Ketidakandalan perangkat keras ini menjadi penghalang teknis utama yang membuat layanan akademik menjadi lambat dan sering mengalami gangguan, sehingga menurunkan kepercayaan pengguna terhadap keandalan sistem Pijar.

Kedua, pada aspek Material mengungkapkan masalah kritis terkait integritas data. Ditemukan bahwa sistem saat ini tidak memiliki mekanisme validasi otomatis yang memadai, sehingga kualitas data yang masuk menjadi rendah. Akibatnya, data digital dalam sistem Pijar tidak dapat dijadikan satu-satunya sumber kebenaran (single source of truth) karena rentan terhadap kesalahan dan ketidakakuratan. Tanpa bahan baku data yang valid, informasi yang dihasilkan sistem menjadi bias dan tidak dapat diandalkan untuk kebutuhan pelaporan maupun operasional.

Ketiga, yaitu Method, penelitian menemukan adanya ambiguitas tata kelola akibat dualisme prosedur yang membingungkan. Praktik administrasi manual dan digital dijalankan secara bersamaan tanpa adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) yang rigid untuk mengatur transisi tersebut. Hal ini menciptakan beban kerja ganda dan ketidakjelasan alur kerja, di mana staf dan dosen terjebak dalam rutinitas administrasi yang tumpang tindih. Inefisiensi prosedur ini menghambat terciptanya budaya kerja digital yang ramping dan efektif.

ketidaksinkronan antara ketiga elemen tersebut berimplikasi pada inefisiensi operasional yang bersifat sistemik dan risiko kesalahan dalam pengambilan keputusan strategis. Untuk mengatasi hal ini, penelitian merekomendasikan langkah perbaikan holistik yang mencakup stabilisasi infrastruktur teknis (Machine), penerapan aturan validasi data yang ketat (Material), serta penerbitan regulasi transisi untuk menghapus prosedur manual secara bertahap (Method). Sinergi perbaikan ini mutlak diperlukan demi mewujudkan tata kelola akademik yang akuntabel dan modern.