Memahami Fakta, Data, dan Informasi Sebagai Bagian dari Sistem informasi Manajemen

Oleh Liza Rifaturrahmi

Mahasiswa Pascasarjana UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pendahuluan

Dalam dunia pendidikan, kita sering melihat fenomena dimana setiap pagi, guru melakukan absen kepada siswa-siswanya di sekolah. Pada saat mengisi absen hadir biasanya ada siswa yang datang tepat waktu, Sebagian ada yang datang terlambat beberapa menit, dan Sebagian ada yang tidak hadir sama sekali, entah sakit, acara keluarga, dan lain sebagainya. Fenomena-fenomena kecil ini terjadi begitu saja, tanpa ada yang memikirkannya secara mendalam. Namun, dibalik rutinitas sederhana tersebut, terdapat olahan dasar yang penting dalam sebuah organisasi, yaitu sebuah fakta.

Fakta tidak akan bisa dimanfaatkan jika hanya dibiarkan berlalu. Ia perlu dicatat, setelah dicatat fakta akan berubah menjadi data. Namun, data belum bisa di gunakan apabila ia masih berbentuk angka dan symbol yang tidak memiliki makna. Tetapi Ketika data diolah, disusun, dan dianalisis, barulah ia menjadi sesuatu yang benar-benar berharga, yang disebut sebagai informasi. Dari proses sederhana ini kemudian muncul sebuah pertanyaan, mengapa hal sesederhana ini penting untuk diketahui dan dibahas dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM)? Jawaban sederhananya adalah bahwa setiap keputusan besar dalam sebuah organisasi, termasuk lembaga pendidikan selalu diawali dengan proses tersebut.

SIM Sebagai Dapur Pengolah Informasi

Jika dianalogikan dalam kehidupan sehari-sehari, ini mirip seperti sebuah dapur dalam restoran. Dimana, di dalam sebuah dapur terdapat bahan-bahan mentah seperti sayur dan daging. Sebelum disajikan kepada pelanggan, sayur dan daging akan dimasak terlebih dahulu, dibumbui, dan dimasak menggunakan teknik tertentu sehingga menciptakan rasa yang nikmat untuk dinikmati. Sistem Informasi Manajemen  bekerja dengan logika yang sama. SIM diibaratkan sebagai “dapur” yang mengolah bahan mentah berupa data menjadi sebuah hidangan yang disebut sebagai informasi yang siap disajikan kepada para pengambil keputusan.

Secara umum, SIM dapat dipahami sebagai sistem trpadu yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan mengolah data menjadi informasi untuk mendukung fungsi dari sebuah perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian dalam sebuah organisasi. Laudon (2005) memandang sistem informasi sebagi Kumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan yang dilakukan seorang manajer. Sementar itu, O’brien (dikutip dalam BINUS accounting, 2020) mengenalkan SIM sebagai suatu kesinambungan berbagi unit yang dikelola manusia, seperti jaringan komputer, perangkat keras, dan perangkat lunak, yang bertugas mengumpulkan, mengubah, dan memberikan informasi terkait organisasi. Pada dasarnya, para ahli tersebut sepakat bahwa adanya SIM ini menjadi alat bantu dalam menjembatani data mentah dengan kebutuhan informasi para pengambil keputusan di berbagaiu tingkatan manajemen.

Seperti dapur yang meyedikan kompor untuk memasak, peralatan masak, serta juru masak atau chef, maka SIM juga memiliki komponen-komponen yang saling melengkapi seperti perangkat lunak,data, prosedur kerja, serta manusia yang bertugas mengoperasikan komponen-komponen tersebut. Jika salah satu dari kompenen tersebut tidak ada, maka proses pengolahan data menjadi sutau informasi tidak akan berjalan dengan sempurna.

Namun, tidak semua hidangan layak disajikan, begitupula informasi, tidak semua informasi dapat diterima. Informasi yang baik memiliki tiga kriteria yang harus dipenuhi, diantaranya adalah: akurat, relevan, dan tepat waktu. Informasi yang terlambat disajikan meskipun ia akurat maka tidak bisa digunakan lagi karena sudah tidak sesuai dengan kebutuhan saat itu. Kebutuhan akan informasi ini juga berbeda-beda tergantung siapa yang menerimanya. Seperti staf operasional yang membutuhkan informasi harian yang rinci, manajer tingkat menengah mebutuhkan ringkasan bulanan, sementara pimpinan tertinggi membutuhkan gamabran besar untuk merumuskan arah jangka panjang suatau organisasi.

Penutup

Pada intinya, fakta, data, dan informasi terlihat seperti tiga kata yang sederhana dan sering terlewatkan. Namun, ketinganya adalah bahan dasar dari setiap keputusan yang pernah diambil dalam sebuah organisasi. Tanpa fakta yang dicatat menjadi data, dan tanpa data yang diolah menjadi informasi, sebuah organisasi atau lembaga sesungguhnya sedang mengambil keputusan dalam gelap. Dan bagi calon manajerial, memahami konsep dan proses ini bukan hanya sekedar pengetahuan teoritis tetapi menjadi kemempuan dasar yang akan membantu dalam menentuam sejauh mana sebuah kebijakan benar-benar menjawab persoalan nayata di lapangan, bukan sekedar dugaan yang kebetulan terdengar masuk akal.