Memahami Seleksi, Pengadaan, dan Inventarisasi Bahan Pustaka

Oleh Azkiya Nurul Islami

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam (MPI-3B) UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pertumbuhan publikasi cetak dan digital menyajikan pilihan sumber informasi yang nyaris tanpa batas, sementara anggaran, ruang, dan tenaga perpustakaan tetap terbatas. Banyak pihak mengasumsikan bahwa seleksi hanyalah memilih buku yang bagus, pengadaan hanyalah membeli, hibah selalu menguntungkan, dan inventarisasi sekadar pekerjaan administratif. Asumsi tersebut melahirkan masalah nyata, yaitu koleksi tidak relevan, duplikasi, penumpukan hibah, prosedur panjang, dan catatan yang tidak tertib. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menegaskan bahwa seleksi, pengadaan, dan inventarisasi merupakan satu rangkaian pengelolaan koleksi yang profesional dan akuntabel, demi koleksi yang benar-benar digunakan pemustaka.

Pertama, seleksi merupakan keputusan profesional, bukan selera pribadi. Pemilihan bahan harus bertumpu pada kebijakan koleksi, profil pemustaka, kurikulum, penelitian, dan kemampuan anggaran. Di perguruan tinggi, proses ini idealnya melibatkan pustakawan, dosen, dan program studi, sebagaimana ditegaskan IFLA bahwa kebijakan koleksi menjadi pedoman seleksi sekaligus penyiangan. Kriteria akademik seperti otoritas penulis, reputasi penerbit, ketepatan, dan kemutakhiran perlu dipadukan dengan kriteria teknis, misalnya harga, format, lisensi, dan keberlanjutan akses. E-book berkualitas tidak tepat dipilih bila lisensinya hanya melayani satu pengguna untuk ratusan mahasiswa. Karena itu, prinsip seleksi ialah tepat sumber, pengguna, kebutuhan, format, dan biaya.

Kedua, pengadaan menjembatani keputusan seleksi dengan ketersediaan koleksi, sehingga harus berjalan melalui prosedur yang sah, efisien, dan terdokumentasi. Tahapannya meliputi verifikasi bibliografis, pengecekan duplikasi, persetujuan, pemilihan vendor, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, dan pembayaran. Sebelum memesan, ISBN dan edisi wajib dipastikan. Pada sumber elektronik, proses meluas ke lisensi, autentikasi, dan akses. IFLA mengingatkan bahwa harga perlu dilihat bersama total cost of ownership, sehingga keberhasilan pengadaan diukur dari manfaat sumber bagi pemustaka, bukan dari banyaknya barang yang dibeli, dengan jejak administrasi yang jelas, transparan, dan dapat diaudit.

Ketiga, pembelian memang menjadi sumber utama karena memberi kontrol atas judul, edisi, format, dan waktu, tetapi hibah, pertukaran, deposit, konsorsium, repositori, dan open access dapat memperkaya koleksi dengan biaya lebih rendah. Pertukaran terutama bermanfaat bagi lembaga penerbit jurnal dan prosiding. Namun, bahan gratis tetap menanggung biaya pengolahan dan pemeliharaan, sehingga hibah harus dinilai dari relevansi, kondisi fisik, duplikasi, dan ruang agar menjadi pengayaan, bukan penumpukan. Di lingkungan digital, pembelian tidak selalu berarti kepemilikan permanen, sehingga paradigma bergeser dari "semua harus dimiliki" menuju akses yang sah dan berkelanjutan.

Keempat, inventarisasi bukan pekerjaan administratif sederhana, melainkan bukti kepemilikan, alat kontrol, dan dasar akuntabilitas koleksi. Setiap eksemplar memerlukan nomor inventaris unik beserta catatan sumber perolehan, tanggal penerimaan, dan harga, baik dalam buku induk maupun Integrated Library System. Data tersebut menopang laporan pertambahan koleksi, statistik, penilaian aset, dan stock opname yang menemukan bahan hilang, salah rak, atau rusak. Dengan demikian, inventarisasi membentuk siklus pencatatan, pelaporan, verifikasi, pengendalian, dan perbaikan yang terus berjalan. Nomor unik membuat satu judul berlima eksemplar memiliki lima identitas terpisah.

Dengan demikian, asumsi bahwa ketiganya hanyalah pekerjaan teknis perlu dikoreksi. Seleksi menentukan apa yang dibutuhkan, pengadaan menentukan bagaimana sumber diperoleh, sumber pengadaan menentukan mekanisme akses dan kepemilikan, sedangkan inventarisasi memastikan setiap koleksi tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Kelemahan pada satu tahap dapat menimbulkan koleksi tidak relevan, pemborosan, penumpukan bahan, hingga hilangnya kendali administratif. Oleh karena itu, maktabah yang relevan, efektif, tertib, dan akuntabel hanya terwujud apabila ketiganya dikelola berdasarkan kebutuhan pemustaka, kebijakan tertulis, dan data yang akurat. Dengan begitu, perpustakaan siap melayani pemustaka dengan sumber yang tepat.

)- Tulisan ini, disarikan dari modul ajar mata kuliah Manajemen Maktabah part 5 Dosen pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana MM.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743608661.pdf

Azkiya Nurul Islami. Lahir di Bandung. Merupakan anak kelima sekaligus anak bungsu dari lima bersaudara. Pendidikan: Sekolah Dasar Negeri Magung 01 (lulus 2019), MTs Persis 20 Ciparay (lulus 2022), MA Persis 20 Ciparay (lulus 2025), dan saat ini kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Saat ini berstatus sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Aktivitas sehari-hari berfokus pada kegiatan akademik serta pengembangan pengetahuan dan pengalaman sebagai mahasiswa. Motivasi masuk UIN SGD Jurusan MPI: Ingin menambah pengalaman dan ilmu sebanyak-banyaknya, karena IPK saja tidak cukup untuk menghadapi kehidupan. Hobi: Membaca, mendengarkan musik, belajar hal-hal baru, serta menikmati waktu luang dengan scrolling TikTok. Motto: Tidak harus sempurna, yang penting selesai dan tidak lupa bahagia.