Membangun Informasi yang Relevan bagi Pengelola Lembaga

Oleh Linda Meliawati

Mahasiswi Pascasarjana Kelas Non Reg. III D UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena perkembangan teknologi informasi membuat pengelola lembaga memiliki akses terhadap data yang semakin banyak. Data peserta didik, kehadiran, hasil belajar, keuangan, sarana prasarana, hingga evaluasi program dapat tersedia setiap saat. Namun, banyaknya data belum tentu membantu pimpinan mengambil keputusan apabila data tersebut tidak diolah menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Asumsi yang mendasari tulisan ini adalah bahwa informasi yang relevan akan membantu pengelola lembaga memahami kondisi organisasi secara lebih objektif. Gap yang masih sering muncul ialah tersedianya banyak data, tetapi informasi yang dihasilkan belum selalu akurat, tepat waktu, jelas, dan benar-benar dibutuhkan. Tujuan penulisan ini adalah menjelaskan bagaimana membangun informasi yang relevan agar dapat digunakan secara tepat oleh pengelola lembaga.

Rusdiana dan Gerhana (2021) menjelaskan bahwa data merupakan bahan mentah yang perlu diolah agar menjadi informasi. Informasi kemudian menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermakna bagi penerimanya serta dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Dari pemahaman ini terlihat bahwa pekerjaan pengelola lembaga bukan sekadar mengumpulkan data sebanyak-banyaknya. Yang lebih penting adalah menentukan data apa yang dibutuhkan, memastikan kebenarannya, kemudian mengolahnya menjadi informasi yang dapat menjawab persoalan manajerial.

Relevansi menjadi unsur penting karena kebutuhan setiap pengguna informasi berbeda. Dalam bahan ajar tersebut ditegaskan bahwa informasi dikatakan relevan apabila memberikan manfaat bagi pemakainya. Artinya, informasi harus berhubungan langsung dengan keputusan yang akan dibuat. Kepala sekolah yang sedang mengevaluasi mutu pembelajaran membutuhkan informasi tentang capaian belajar, kehadiran, proses pembelajaran, dan tindak lanjut. Sementara itu, ketika menyusun kebijakan keuangan, informasi yang diperlukan tentu berkaitan dengan anggaran, realisasi, dan kebutuhan program. Informasi yang tidak sesuai kebutuhan hanya menambah beban membaca tanpa membantu penyelesaian masalah.

Selain relevan, informasi harus akurat, lengkap, mutakhir, dan tepat waktu. Rusdiana dan Gerhana (2021) menguraikan bahwa kualitas informasi dipengaruhi oleh isi informasi, waktu penyajian, dan bentuk informasi. Informasi yang tidak akurat dapat mengarahkan pengelola pada keputusan yang keliru. Informasi yang lengkap tetapi terlambat juga dapat kehilangan nilainya karena tidak lagi dapat digunakan pada saat keputusan harus dibuat. Begitu pula informasi yang terlalu rinci dapat membingungkan, sehingga perlu disajikan secara ringkas, jelas, dan tetap memuat bagian yang penting.

Membangun informasi yang relevan karena itu perlu dimulai dari kebutuhan keputusan, bukan dari banyaknya data yang tersedia. Pengelola lembaga perlu menentukan persoalan yang hendak dijawab, memilih sumber data yang dapat dipercaya, memeriksa ketepatan data, mengolahnya sesuai tujuan, dan menyajikan hasilnya dalam bentuk yang mudah dipahami. Bahan ajar juga menekankan bahwa nilai informasi berkaitan dengan kecocokan terhadap kebutuhan pengguna, ketepatan waktu, kejelasan, serta dapat dibuktikan kebenarannya. Dengan proses seperti ini, informasi tidak berhenti sebagai laporan administratif, tetapi menjadi alat manajemen.

Pada akhirnya, pengelola lembaga tidak membutuhkan semua informasi, melainkan informasi yang tepat untuk keputusan yang tepat. Informasi yang relevan membantu pimpinan mengurangi ketidakpastian, melihat masalah secara lebih objektif, menentukan prioritas, dan memilih tindakan yang sesuai. Karena itu, kualitas pengelolaan lembaga sangat dipengaruhi oleh kemampuan mengubah data menjadi informasi yang akurat, relevan, tepat waktu, jelas, dan bermanfaat. Membangun informasi yang relevan berarti membangun dasar yang lebih kuat bagi keputusan lembaga yang efektif, efisien, dan bertanggung jawab.

Biodata Penulis

Linda Meliawati lahir di Bandung, 13 Mei 1987. Merupakan anak pertama dari empat bersaudara. Bertempat tinggal di Parigi, Kecamatan Ciparay. Email: [email protected]. Pendidikan: SDN Magung 2, lulus tahun 1998; SMPN 1 Majalaya, lulus tahun 2001; SMA Pasundan Majalaya, lulus tahun 2004; S1 Universitas Pasundan Bandung, Jurusan Biologi, lulus tahun 2008. Saat ini menempuh pendidikan S2 pada Program Studi Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Motivasi melanjutkan studi di MPI adalah ingin menambah wawasan di bidang manajemen agar dapat mengelola sekolah dan menerapkan prinsip manajemen dalam memenej diri pribadi sebagai guru. Motto: “Membangun jembatan kesuksesan lewat ikhtiar dan doa.”

Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Dosen pengampu: Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.