Membangun Koleksi Perustakaan melalui Seleksi dan Pengadaan Bahan Pustaka

Oleh Siti Aruni Muthmainnah

Mahasiswa MPI/S1 Kelas 3-B Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan menghadapi tantangan dalam membangun koleksi yang relevan di tengah pertumbuhan sumber informasi cetak dan digital yang semakin luas, sementara anggaran, ruang, dan kemampuan pengelolaan tetap terbatas. Diasumsikan bahwa kualitas koleksi perpustakaan sangat bergantung pada ketepatan proses seleksi dan pengadaan bahan pustaka. Namun, permasalahan yang muncul menunjukkan masih adanya ketidaktepatan seleksi, duplikasi koleksi, serta pengadaan yang belum sepenuhnya mempertimbangkan kebutuhan pemustaka dan efisiensi anggaran. Penulisan esai ini bertujuan untuk menganalisis pentingnya seleksi dan pengadaan yang sistematis dalam membangun koleksi perpustakaan yang relevan, berkualitas, dan berdaya guna bagi pemustaka.

Pertama, Seleksi merupakan tahapan awal yang menentukan arah dan kualitas koleksi perpustakaan. Seleksi bukan sekadar memilih bahan yang dianggap baik, tetapi merupakan proses pengambilan keputusan profesional berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi, profil pemustaka, kurikulum, penelitian, perkembangan disiplin ilmu, dan kemampuan anggaran. Kriteria seleksi meliputi otoritas penulis, reputasi penerbit, ketepatan informasi, cakupan, kedalaman, kemutakhiran, objektivitas, bahasa, kualitas penyajian, serta kesesuaian dengan tingkat pengguna.

Kedua, Pengadaan adalah proses memperoleh bahan yang telah diseleksi melalui prosedur yang sah, efisien, terdokumentasi, dan sesuai anggaran. Tahapannya mencakup penerimaan usulan, verifikasi kebutuhan, pengecekan katalog, persetujuan, penentuan vendor atau sumber, pemesanan, pemantauan, penerimaan, pemeriksaan kesesuaian, pembayaran, hingga inventarisasi.

Ketiga, Pengadaan dapat dilakukan melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, repositori, dan open access. Pembelian memberikan kontrol lebih besar terhadap judul, edisi, format, jumlah, dan waktu pengadaan.

Keempat, Setiap bahan yang diterima perlu diperiksa kesesuaiannya dengan pesanan serta dicatat sumber perolehan, tanggal penerimaan, harga, jumlah, dan identitasnya. Inventarisasi menjadi penghubung administratif antara proses pengadaan dan pengolahan koleksi. Data inventaris dapat digunakan untuk pelaporan, statistik, pengendalian aset, evaluasi, serta stock opname.

Seleksi memastikan bahan yang dipilih sesuai kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kualitas informasi, dan kemampuan anggaran, sedangkan pengadaan memastikan bahan tersebut diperoleh melalui prosedur yang efisien, transparan, dan akuntabel. Keragaman sumber pengadaan juga memberikan peluang bagi perpustakaan untuk memperluas akses informasi tanpa hanya bergantung pada pembelian. Oleh karena itu, penerapan seleksi yang profesional, pengadaan yang sistematis, serta administrasi yang tertib menjadi dasar penting dalam membangun koleksi perpustakaan yang relevan, berkualitas, dan berkelanjutan

.*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah Part 3 Dosen Pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.

Siti Aruni Muthmainnah. Lahir di Sumedang..Aktivitas: Mahasiswa, Hobi: Mendengarkan musik, memasak. Motto: Semesta punya waktunya sendiri.