Membangun Sistem Informasi Manajemen Kelembagaan Pendidikan Islam

Oleh Liza Rifaturrahmi

Mahasiswi Pascasarjana Kelas Reg. III C UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena yang sering kita jumpai di berbagai lembaga pendidikan, mulai dari madrasah hingga perguruan tinggi keagamaan, adalah pengelolaan dan kelembagaan yang masih tersebar dan belum terintegrasi antarunit. Data siswa disimpan secara terpisah dari data guru. Data keuangan juga dipisah dari data sarana dan prasarana. Sehingga pimpinan lembaga membutuhkan gambaran menyeluruh terkait kondisi lembaganya. Informasi tersebut sulit disatukan dalam waktu singkat. Sehingga, asumsi yang berkembang di lapangan adalah bahwa persoalan ini akan selesai dengan sendirinya seiring bertambahnya jumlah komputer dan aplikasi yang dimiliki lembaga. Namun, penambahan jumlah perangkat teknologi saja tidak akan menyelesaikan persoalan pengelolaan data kelembagaan apabila tidak dibarengi konsep dasar, proses pembangunan, rancangbangun data, serta implementasi nyata penerapan yang terstruktur. Sehingga tujuan dari penulisan ini adalah untuk menguraikan keempat bagian penting tersebut agar pembaca dapat memahami bahwa pengelolaan data kelembagaan bukan hanya urusan teknis semata, tetapi sebuah sistem yang harus dirancang secara menyeluruh.

Pertama. Bagian penting yang perlu dipahami dalam membangun SIM kelembagaan pendidikan ialah konsep dasar sistem informasi manajemen kelembagaan pendidikan. Melalui lima aspek, yaitu proses manajemen, proses pengembangan, konsep pengembangan, representasi, dan sistem aplikasi. Selain berfungsi sebagai penyedia data, SIM kelembagaan juga berperan mendukung proses manajerial, mulai dari penentuan tujuan, perumusan strategi, hingga penyusunan program kerja, sehingga keberadaannya menjadi fondasi yang tidak dapat dipisahkan dari jalannya sebuah lembaga.

Kedua, berkaitan dengan proses pembangunan SIM kelembagaan  pendidikan itu sendiri. Pembangunan SIM tidak lepas dari berbagai tantangan, seperti tantangan strategi pendidikan, globalisasi, arsitektur informasi, investasi, kemampuan respon dan kontrol hingga tantangan operasional yang dihadapi lembaga pendidikan di lapangan. Pembentukan SIM sendiri dilakukan melalui beberapa tahapan, mulai dari membangun sistem pemrosesan transaksi, SIM berbasis jaringan komputer, sistem pendukung keputusan, hingga pengembangan SIM lintas platform yang mampu menjembatani perbedaan sistem operasi antarlembaga.

Ketiga, rancangbangun informasi manajemen pendidikan yaitu bagaimana data empiris di lapangan dirancang dan disusun menjadi informasi yang siap digunakan. Secara garis besar, sistem informasi manajemen pendidikan terdiri atas empat sistem, yaitu sistem informasi pemasaran jasa, keuangan, sumber daya manusia, dan sistem operasi dalam pendidikan. Misalnya, rancangbangun data siswa dan lulusan di suatu sekolah biasanya mencakup jumlah siswa dan rombongan belajar, jumlah siswa baru yang diterima, hingga penelusuran alumni terkait status pekerjaan atau pendidikan lanjutan mereka. Data tersebut kemudian dihitung, dikelompokkan dan dianalisis sebelum diberikan kepada pimpinan sekolah.

Keempat, wujud nyata dari ketiga bagian di atas, yakni Education Management Information System (EMIS) yang dikembangkan di lingkungan Kementerian Agama (RI), merupakan perpaduan antara sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali data guna mendukung pengambilan keputusan. Di lingkungan Kemenag , EMIS dikembangkan untuk menggabungkan data dari pondok pesantren, madrasah aliyah, diniyah, TPQ/TKQ, majelis taklim, hingga perguruan tinggi keagamaan.  Melalui EMIS ini, ketiga bagian yang telah diuraikan sebelumnya akan digunakan dalam praktik nyata pengelolaan data kelembagaan pendidikan Islam di Indonesia.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen kelembagaan pendidikan bukan hanya persoalan pengadaan komputer atau aplikasi semata, melainkan sebuah proses menyeluruh yang mencakup pemahaman konsep dasar, pembangunan sistem, rancangbangun data, hingga praktik penerapannya.

Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

( https://digilib.uinsgd.ac.id/45430/  )