Menambah Koleksi Bukan Sekadar Menambah Jumlah: Pentingnya Memilih Bahan Pustaka Sesuai Kebutuhan Pemustaka

Oleh Nasywa Andayu Ramadhani

Mahasiswa MPI UIN SGD/s1 Kelas 3B

Perkembangan publikasi cetak dan digital memberikan perpustakaan semakin banyak pilihan sumber informasi. Kondisi ini seharusnya menjadi peluang untuk memperkaya koleksi dan memeuhi kebutuhan pemustaka. Namun, banyaknya pilihan tidak selalu menghasilkan koleksi yang bermanfaat. Perpustakaan masih menghadapi masalah seperti ketidaktepatan seleksi, duplikasi koleksi, hibah yang kurang relevan, prosedur pengadaan yang panjang, serta administrasi inventaris yang belum tertib. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menjelaskan pentingnya pengelolaan bahan pustaka secara tepat melalui seleksi, pengadaan, pemilihan sumber perolehan, dan inventarisasi agar koleksi benar-benar relevan dengan kebutuhan pemustaka.

Pertama: Pertimbangan dalam Menentukan Bahan Pustaka

Pemilihan bahan pustaka perlu dilakukan sebagai proses pengambilan Keputusan yang didasarkan pada kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kurikulum, perkembangan ilmu, kualitas sumber, dan kemampuan anggaran. Kriteria seperti kredibilitas penulis, reputasi penerbit, ketepatan informasi, kemutakhiran, serta kesesuaian dengan tingkat pengguna juga perlu diperhatikan. Untuk sumber digital, aspek lisensi, format, akses, dan keberlanjutan turut menjadi pertimbangan. Dengan seleksi yang tepat, perpustakaan dapat membangun koleksi yang relevan dan berdaya guna.

Kedua: Proses Perolehan Koleksi yang Terencana

Bahan Pustaka yang telah dipilih perlu diperoleh melalui prosedur yang jelas dan terdokumentasi. Prosesnya meliputi verifikasi kebutuhan, pengecekan katalog, persetujuan, penentuan sumber atau vendor, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan kesesuaian, pembayaran, hingga penyerahan untuk inventarisasi. Pengadaan juga harus memperhatikan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Dengan demikian, keberhasilan pengadaaan tidak hanya diukur dari banyaknya bahan yang diperoleh, tetapi dari manfaatnya bagi pemustaka.

Ketiga: Pemanfaatan Berbagai Sumber Perolehan

Perpustakaan dapat memperoleh bahan melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, repositori, dan sumber open access. Setiap sumber memiliki kelebihan dan pertimbangan yang berbeda. Hibah, misalnya, tidak seharusnya diterima secara otomatis, tetapi perlu dinilai berdasarkan relevansi, kondisi, kemutakhiran, duplikasi, ruang, dan kebutuhan pengguna. Artinya, sumber yang murah atau bahkan gratis tetap harus melewati proses seleksi agar tidak menimbulkan penumpukan koleksi yang kurang bermanfaat.

Keempat: Ketertiban Pencatatan dan Pengendalian Koleksi

Setelah bahan pustaka diterima, perpustakaan perlu melakukan inventarisasi dan adminitrasi secara tertib. Data seperti nomor inventaris, sumber perolehan, tanggal penerimaan, harga, jumlah, dan status koleksi perlu dicatat dengan baik. Data tersebut dapat digunakan untuk pelaporan, pengendalian asset, statistic, stock opname, dan evaluasi koleksi. Dengan inventarisasi yang baik, setiap bahan Pustaka dapat diketahui keberadaannya dan dipertanggungjawabkan secara administratif.

Koleksi perpustakaan yang baik bukan ditentukan oleh jumlahnya, tetapi oleh kesesuaiannya dengan kebutuhan pemustaka. Seleksi, pengadaan, sumber perolehan, dan inventarisasi perlu dilakukan secara terpadu agar koleksi tetap relevan, bermanfaat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

*) Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Maajemen Maktabah Part 5

Dosen Pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana, M.M.

Nasywa Andayu Ramadhani. Lahir di Jakarta. Alamat tempat tinggal: Bogor. Email: [email protected]. Motivasi: Terus belajar dan berkembang. Motto: Literasi untuk masa depan.