Menelusuri Proses Perubahan Fakta Menjadi Informasi dalam Sistem Informasi

Oleh Sulton Arif Mauludi

Mahasiswa Pascasarjana Kelas Non Reg. III/D UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena perkembangan teknologi informasi pada era digital telah memberikan perubahan besar terhadap cara organisasi mengelola data dan mengambil keputusan. Hampir seluruh aktivitas organisasi saat ini menghasilkan berbagai bentuk fakta, seperti angka, dokumen, laporan kegiatan, hasil pengamatan, maupun catatan administrasi. Namun, fakta yang tersedia belum tentu memberikan manfaat apabila tidak dikelola dengan baik. Banyak organisasi memiliki jumlah data yang besar, tetapi masih mengalami kesulitan dalam mengubah data tersebut menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan. Fenomena tersebut menunjukkan bahwa tantangan utama dalam sistem informasi bukan hanya menyediakan data, tetapi bagaimana mengolah fakta menjadi informasi yang bernilai.

Fakta merupakan gambaran nyata dari suatu kejadian yang masih bersifat mentah dan belum memiliki makna sebelum melalui proses pengolahan. Melalui sistem informasi, fakta dapat dikumpulkan, diproses, dianalisis, dan disajikan menjadi informasi yang lebih bermanfaat. Menurut Rusdiana dalam buku Sistem Informasi Manajemen Pendidikan: Konsep, Prinsip, dan Aplikasi, sistem informasi manajemen tidak hanya berkaitan dengan penggunaan teknologi, tetapi juga melibatkan manusia, prosedur, dan pengelolaan data untuk menghasilkan informasi yang mendukung kegiatan manajemen.

Berdasarkan hal tersebut, dapat diasumsikan bahwa kualitas keputusan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh kualitas informasi yang dimiliki. Informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu akan membantu organisasi dalam melakukan perencanaan, pengawasan, serta evaluasi. Sebaliknya, fakta yang hanya dikumpulkan tanpa adanya pengelolaan yang tepat hanya akan menjadi kumpulan data yang belum memberikan nilai strategis. Permasalahan inilah yang masih menjadi kesenjangan dalam penerapan sistem informasi, yaitu adanya jarak antara banyaknya data yang tersedia dengan kemampuan organisasi dalam memanfaatkannya.

Untuk memahami perubahan fakta menjadi informasi dalam sistem informasi, terdapat beberapa tahapan penting yang saling berkaitan. Pertama: Tahap pengumpulan fakta atau data. Pada tahap ini, organisasi melakukan pencatatan terhadap berbagai aktivitas yang terjadi. Data yang dikumpulkan dapat berupa angka, tulisan, gambar, suara, maupun hasil observasi. Data tersebut masih bersifat mentah karena belum memberikan informasi yang jelas. Sebagai contoh dalam bidang pendidikan, data jumlah mahasiswa, nilai akademik, kehadiran, dan aktivitas pembelajaran merupakan fakta yang belum dapat digunakan secara langsung untuk menentukan kebijakan sebelum dilakukan pengolahan.

Kedua: Tahap pengolahan data menjadi informasi. Pada tahap ini dilakukan proses klasifikasi, pemeriksaan, penghitungan, analisis, dan interpretasi terhadap data yang telah diperoleh. Melalui proses tersebut, data yang sebelumnya belum memiliki arti dapat berubah menjadi informasi yang lebih bermanfaat. Contohnya, data nilai mahasiswa dapat diolah menjadi informasi mengenai tingkat keberhasilan pembelajaran, perkembangan kemampuan mahasiswa, maupun kebutuhan perbaikan strategi pembelajaran.

Ketiga: Tahap penyajian informasi kepada pengguna. Informasi yang telah diolah perlu disampaikan dalam bentuk yang mudah dipahami, seperti laporan, tabel, grafik, dashboard, maupun sistem digital. Informasi yang berkualitas harus memiliki unsur akurat, relevan, tepat waktu, dan mudah dipahami. Dengan penyajian informasi yang baik, pimpinan atau pengelola organisasi dapat memperoleh gambaran yang jelas mengenai kondisi yang terjadi.

Keempat: Tahap pemanfaatan informasi dalam pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akan memiliki nilai apabila digunakan untuk mendukung proses perencanaan, evaluasi, dan penyelesaian masalah organisasi. Informasi bukan hanya menjadi hasil akhir dari pengolahan data, tetapi juga menjadi sumber pengetahuan yang membantu organisasi meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan.

Natizah: Dapat disimpulkan bahwa perubahan fakta menjadi informasi merupakan proses yang melibatkan teknologi, manusia, dan prosedur manajemen. Sistem informasi tidak hanya berfungsi sebagai alat pengolahan data, tetapi juga sebagai sarana untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan mendukung keputusan strategis. Oleh karena itu, organisasi perlu membangun sistem informasi yang baik dengan memperhatikan kualitas data, kemampuan sumber daya manusia, serta tata kelola informasi agar mampu menghadapi perkembangan zaman.

*) Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Part 1 Dosen Pengampu:

Prof. Dr. H. Ahmad Rusdiana, Drs., M.M

 Biografi Penulis

Sulton Arif Mauludi. Lahir di Cianjur, 28 tahun silam. Merupakan anak kedua dari dua bersaudara. Alamat tempat tinggal di Cianjur. Pendidikan: SD Negeri Sindangreret, lulus tahun 2010. SMP Plus Al-Ittihad, lulus tahun 2013. Melanjutkan ke SMAS Al-Ittihad Cianjur, lulus tahun 2016. S1 Universitas Islam Bandung (UNISBA) Jurusan Komunikasi Penyiaran Islam, lulus tahun 2021 dan sekarang sedang melanjutkan studi Magister di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Program Studi Manajemen Pendidikan Islam. Motivasi masuk ke Pascasarjana UIN SGD Prodi MPI: Ingin memperdalam ilmu manajemen dalam ruang lingkup Pendidikan, serta dapat meningkatkan kemampuan mengelola sebuah lembaga pendidikan yang bernafaskan Islam. Motto: Tetap yakinkan dengan Iman, usahakan dengan Ilmu, sampaikan dengan Amal. Penulis bisa dihubungi melalui Email: [email protected] atau No. Hp: 087822881833.