MENGANALISIS DAN MENGEVALUASI KEBIJAKAN PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Oleh Riani Paulina

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam Kelas IIIA UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena pengelolaan dan pengembangan koleksi pustaka merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan perpustakaan karena koleksi menjadi sumber informasi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan akademik dan masyarakat. Asumsinya, pengembangan koleksi bukan hanya kegiatan membeli atau menambah buku, tetapi merupakan proses manajerial yang mencakup pemilihan, pemeliharaan, akses, serta penyesuaian koleksi dengan perubahan kebutuhan pemustaka. Namun demikian, terdapat masalah/gap karena kebutuhan informasi terus berkembang, sementara perpustakaan memiliki sumber daya dan koleksi yang harus dikelola secara tepat agar tetap relevan, seimbang, dan mutakhir. Tujuan penulisan adalah untuk menelaah konsep dan prinsip pengelolaan koleksi, menganalisis kebutuhan pemustaka, memahami jenis serta sumber koleksi cetak dan digital, serta mengetahui pentingnya kebijakan pengembangan koleksi. Mari kita lihat empat aspek utama dalam kebijakan pengelolaan dan pengembangan koleksi pustaka sebagai berikut:

Pertama, konsep dan prinsip pengelolaan serta pengembangan koleksi menunjukkan bahwa koleksi perpustakaan harus dipandang sebagai suatu sistem sumber informasi yang terus berkembang. Pengembangan koleksi memiliki cakupan yang lebih luas daripada sekadar kegiatan membeli buku karena mencakup proses pemilihan, pemeliharaan, dan penyediaan akses terhadap informasi. Koleksi juga harus terus disesuaikan dengan perubahan kebutuhan akademik dan masyarakat. Dalam pelaksanaannya, terdapat tiga prinsip penting, yaitu relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran. Relevansi berarti koleksi harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tujuan institusi. Keseimbangan berarti perpustakaan menyediakan keragaman subjek, perspektif, tingkat kedalaman, dan format. Sementara itu, kemutakhiran menuntut adanya evaluasi terhadap perkembangan ilmu pengetahuan. Pengembangan koleksi berlangsung dalam suatu siklus yang berkelanjutan, mulai dari analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, evaluasi, preservasi atau penyiangan, hingga pengembangan kembali.

Kedua, analisis kebutuhan dan karakteristik pemustaka menjadi dasar penting dalam menentukan arah pengembangan koleksi. Setiap pemustaka memiliki karakteristik dan kebutuhan informasi yang berbeda sehingga perpustakaan perlu mengidentifikasinya berdasarkan program studi, semester, jenis penelitian, bahasa, tingkat pendidikan, pola kunjungan, kebutuhan aksesibilitas, dan preferensi format. Untuk mengetahui kebutuhan tersebut, perpustakaan dapat menggunakan berbagai cara, seperti survei, wawancara, focus group discussion, kotak usulan, statistik sirkulasi, log akses sumber elektronik, permintaan pinjam antarperpustakaan, analisis silabus, serta komunikasi dengan dosen. Data yang diperoleh tidak cukup hanya dikumpulkan, tetapi harus diterjemahkan menjadi keputusan dalam pengembangan koleksi. Dengan demikian, pengembangan koleksi bergerak dari sekadar asumsi menuju pendekatan berbasis bukti (evidence-based) sehingga sumber daya perpustakaan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka dan tujuan institusi.

Ketiga, jenis dan sumber koleksi cetak serta digital menunjukkan bahwa perpustakaan menyediakan berbagai bentuk sumber informasi untuk mendukung kebutuhan pemustaka. Koleksi cetak dapat berupa buku teks, monograf, buku referensi, jurnal, majalah, surat kabar, laporan penelitian, prosiding, skripsi, tesis, disertasi, dan berbagai publikasi tercetak lainnya. Sementara itu, perkembangan teknologi menghadirkan koleksi digital seperti e-book, e-journal, database bibliografis maupun full text, multimedia, repositori institusi, dokumen digital, serta sumber informasi berbasis jaringan. Koleksi tersebut dapat diperoleh melalui berbagai sumber, antara lain pembelian, langganan, hadiah, hibah, pertukaran, deposit, kerja sama antarlembaga, produksi institusi, dan sumber akses terbuka. Pada lingkungan digital, model akses juga semakin beragam, seperti langganan database, pembelian permanen, pay-per-view, sewa, paket konsorsium, hingga open access. Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan koleksi perlu menyesuaikan bentuk dan model akses dengan kebutuhan pemustaka serta kemampuan perpustakaan.

Keempat, penyusunan kebijakan pengembangan koleksi diperlukan agar seluruh kegiatan pengelolaan koleksi memiliki arah dan pedoman yang jelas. Kebijakan tertulis memberikan kerangka kerja sehingga keputusan pengembangan koleksi dapat dilakukan secara konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan. Kebijakan tersebut dapat mencakup tujuan, profil komunitas pemustaka, ruang lingkup koleksi, subjek prioritas, bahasa, format, tingkat kedalaman, kriteria seleksi, sumber pengadaan, hadiah, duplikasi, penyiangan, preservasi, sumber elektronik, kerja sama, anggaran, serta mekanisme evaluasi. Kebijakan tidak hanya berfungsi sebagai dokumen, tetapi juga harus diterapkan dalam kegiatan seleksi, pengadaan, evaluasi, penyiangan, penganggaran, dan negosiasi sumber elektronik. Pelaksanaannya perlu dipantau melalui indikator kinerja dan data pemanfaatan koleksi agar kebijakan dapat dievaluasi dan diperbarui sesuai kebutuhan.

Pengelolaan dan pengembangan koleksi pustaka pada akhirnya merupakan proses yang membutuhkan perencanaan, analisis kebutuhan, keberagaman sumber informasi, serta kebijakan yang jelas. Koleksi tidak cukup hanya tersedia dalam jumlah banyak, tetapi harus relevan dengan kebutuhan pemustaka, seimbang dalam cakupan, dan mutakhir mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Analisis data pemustaka membantu perpustakaan mengambil keputusan berdasarkan bukti, sedangkan keberadaan koleksi cetak dan digital memperluas pilihan sumber informasi. Kebijakan tertulis kemudian menjadi pedoman agar seluruh proses pengembangan koleksi berjalan konsisten, terarah, dan dapat dievaluasi. Dengan demikian, pengelolaan koleksi yang baik dapat memastikan sumber daya perpustakaan benar-benar memberikan manfaat bagi pemustaka dan mendukung tujuan institusi.

Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Dosen Pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

https://digilib.uinsgd.ac.id/142678/1/bahan_ajar_manajemen%20maktabah%20perpustakaan.pdf