Mengenal Pengelolaan dan Perkembangan Koleksi Perpustakaan

Oleh Nazhifah Zahra

Mahasiswa MPI 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan tidak cukup hanya memiliki banyak koleksi, tetapi harus mampu menyediakan informasi yang benar-benar dibutuhkan pemustaka.

Perkembangan ilmu pengetahuan, perubahan kurikulum, dan penggunaan teknologi membuat kebutuhan informasi terus berubah. Karena itu, pengembangan koleksi perlu dilakukan secara terencana dan berdasarkan data, bukan sekadar mengikuti kebiasaan atau selera pengelola. Koleksi yang relevan, seimbang, mutakhir, serta tersedia dalam bentuk cetak dan digital akan lebih mendukung kegiatan pembelajaran dan penelitian.

Berdasarkan hal tersebut, tulisan ini membahas pentingnya pengelolaan dan pengembangan koleksi yang berorientasi pada kebutuhan pemustaka.

Pertama: Konsep dan Prinsip pengembangan koleksi pengembangan koleksi seharusnya dipandang sebagai proses manajemen yang berlangsung secara berkelanjutan, bukan hanya kegiatan membeli buku. Prosesnya meliputi mengenali kebutuhan, menentukan prioritas, memilih, memperoleh, mengevaluasi, merawat, melestarikan, hingga menghapus koleksi yang sudah tidak relevan. Prinsip relevansi diperlukan agar koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tujuan lembaga. Keseimbangan juga penting agar tersedia berbagai topik, sudut pandang, Tingkat kesulitan, dan bentuk informasi.

Sementara itu, kemutakhiran diperlukan agar koleksi tetap mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Dengan demikian, kualitas koleksi lebih penting daripada sekadar jumlahnya.

Kedua: Analisis kebutuhan dan karakteristik pemustaka pengembangan koleksi perlu diawali dengan memahami siapa pemustakanya dan apa yang mereka butuhkan. Mahasiswa, dosen, peneliti, staf pendidikan, dan masyarakat umum memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Oleh karena itu, pengelola perlu menggunakan survei, wawancara, diskusi, data peminjaman, akses elektronik, usulan buku, serta tinjauan silabus untuk mengetahui kebutuhan tersebut. Data pemustaka dapat menjadi dasar dalam menentukan prioritas koleksi. Misalnya, statistik peminjaman menunjukkan bahan yang sering digunakan, sedangkan analisis kurikulum membantu mengetahui sumber yang diperlukan dalam pembelajaran.

Artinya, keputusan pengembangan koleksi sebaiknya didasarkan pada kebutuhan nyata, bukan perkiraan semata.

Ketiga: Jenis dan sumber koleksi cetak serta digital koleksi perpustakaan perlu dikembangkan dalam bentuk cetak dan digital karena keduanya memiliki fungsi dan karakteristik yang berbeda. Koleksi cetak dapat berupa buku pelajaran, monograf, referensi, majalah, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi. Sementara itu, koleksi digital meliputi e-book, e-jurnal, database, repositori, dan dokumen digital. Pengelolaan koleksi digital membutuhkan perhatian terhadap lisensi, autentikasi, platform, akses jarak jauh, kemampuan pencarian, perlindungan data, dan keberlanjutan akses. Pengadaan juga dapat dilakukan melalui pembelian, langganan, hadiah, sumbangan, pertukaran, kerja sama, maupun akses terbuka. Dengan pilihan tersebut, perpustakaan dapat menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan dan kemampuan lembaga.

Keempat: Kebijakan pengembangan koleksi kebijakan tertulis diperlukan agar pengembangan koleksi memiliki arah dan tidak bergantung pada selera pribadi pengelola. Kebijakan memberikan batasan, prioritas, dan pedoman dalam proses seleksi, pengadaan, evaluasi, pelestarian, serta pemangkasan koleksi. Di dalamnya perlu terdapat tujuan, profil pemustaka, cakupan dan bidang prioritas, bahasa, format, kriteria seleksi, sumber pengadaan, anggaran, kerja sama, hingga evaluasi. Kebijakan juga tidak boleh bersifat tetap karena kebutuhan pengguna, kurikulum, teknologi, dan anggaran dapat berubah. Oleh sebab itu, implementasi harus disertai evaluasi dan revisi secara berkala agar kebijakan tetap sesuai dengan kondisi perpustakaan.

Pengelolaan dan pengembangan koleksi pada dasarnya harus berorientasi pada kebutuhan pemustaka. Koleksi yang baik bukan hanya banyak, tetapi relevan, seimbang, mutakhir, dan mudah diakses. Data pemustaka menjadi dasar penting dalam menentukan prioritas pengembangan, sedangkan koleksi cetak dan digital perlu dikelola sesuai karakteristiknya. Kebijakan tertulis juga diperlukan sebagai pedoman agar proses pengembangan berjalan konsisten. Dengan evaluasi dan revisi secara berkala, perpustakaan dapat menjaga kesesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna, kurikulum, anggaran, serta perkembangan teknologi.

Artikel ini merupakan kutipan dari Modul Pengajaran untuk Kursus Manajemen Perpustakaan, Bagian 4.

Dosen: Prof. Dr. H. A. Rusdiana, MM

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743492246.pdf

RIWAYAT HIDUP

Nazhifah Zahra. Lahir di Cilegon

Alamat tempat tinggal: Serang, Banten. Pendidikan: Sekolah Dasar di SDIT Al-Izzah Serang, lulus pada tahun 2018. Pesantren Daar El-Qolam di

Gintung Jayanti, Tangerang, Banten, lulus pada tahun 2021. SMKN 1 Kota Serang, lulus pada tahun 2024; saat ini terdaftar di UIN Sunan

Gunung Djati Bandung, jurusan Manajemen Pendidikan Islam

Motivasi mendaftar di program Manajemen Pendidikan Islam di UIN SGD: Saya ingin belajar, berkembang, dan menjadi versi diri saya yang

lebih baik.