Menjaga Keseimbangan Koleksi Perpustakaan: Integrasi Sumber Cetak dan Digital untuk Memenuhi Kebutuhan Informasi

Oleh Haydar Ahmad Yasin [email protected]

            NIM: 1252010031, Mahasiswa S1 Program Studi Manajemen Pendidikan Islam,

 Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perkembangan teknologi  informasi, ledakan sumber  digital, perubahan kurikulum, serta keragaman kebutuhan pemustaka membuat pengembangan koleksi perpustakaan semakin kompleks. Fenomena ini terlihat  dari  semakin berdampingannya buku dan jurnal cetak dengan e-book, e-journal, basis data, repositori, serta berbagai  sumber  berbasis jaringan. Namun, penambahan koleksi  tidak selalu  berarti peningkatan mutu layanan  karena  masih  terdapat  persoalan  keterbatasan anggaran, ketidaksesuaian koleksi dengan kebutuhan pengguna, duplikasi sumber, perubahan format, dan mahalnya sumber elektronik. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa perpustakaan tidak cukup hanya menentukan banyaknya koleksi, tetapi harus mempertimbangkan relevansi, keseimbangan, kemutakhiran, karakteristik sumber, serta  kebutuhan pemustaka. Dalam  konteks ini, keseimbangan koleksi  bukan berarti menyamakan jumlah sumber cetak dan digital, melainkan menentukan kombinasi yang sesuai dengan fungsi, kebutuhan, biaya, dan tujuan institusi. Oleh karena itu, integrasi sumber cetak dan digital perlu dibangun melalui pengembangan koleksi yang berbasis kebutuhan dan data pemanfaatan.

Pertama: Prinsip Keseimbangan dalam Pengembangan Koleksi. Pengembangan koleksi merupakan proses manajerial yang mencakup analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pemanfaatan, evaluasi, pemeliharaan, preservasi,  dan penyiangan. Karena itu, perpustakaan tidak seharusnya menjadikan jumlah koleksi sebagai ukuran utama keberhasilan. Prinsip relevansi memastikan sumber mendukung kebutuhan pengguna dan tujuan institusi, sedangkan  keseimbangan menjaga keberagaman subjek, tingkat kedalaman, perspektif, dan format. Kemutakhiran juga diperlukan agar koleksi tetap mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan kebutuhan akademik. Dengan demikian, keseimbangan koleksi harus dipahami sebagai ketepatan komposisi sumber, bukan pembagian jumlah secara sama antara cetak dan digital. Perpustakaan perlu terus menyesuaikan koleksi melalui siklus pengembangan yang berkelanjutan agar sumber yang tersedia tetap relevan dan dapat diakses.

Kedua: Kebutuhan Pemustaka sebagai Dasar Pengembangan Koleksi. Pemustaka memiliki karakteristik, tingkat literasi, bidang keilmuan, tujuan penggunaan, serta kebiasaan mengakses informasi yang berbeda. Mahasiswa,  dosen, peneliti, tenaga kependidikan, dan masyarakat  umum tidak selalu membutuhkan jenis serta format  sumber  yang sama. Oleh sebab itu, keputusan mengenai  pengadaan koleksi tidak tepat apabila hanya didasarkan pada perkiraan atau preferensi pustakawan. Perpustakaan dapat  menggunakan survei, wawancara,  usulan pengguna, statistik  peminjaman, log akses sumber elektronik, analisis silabus, serta komunikasi dengan dosen untuk mengenali kebutuhan tersebut. Data pemanfaatan kemudian dapat digunakan untuk menentukan subjek, jumlah, tingkat kedalaman, bahasa, dan format koleksi yang diperlukan. Dengan pendekatan berbasis bukti, pengembangan koleksi menjadi lebih rasional  karena  anggaran diarahkan kepada  sumber  yang benar-benar  mendukung kebutuhan pemustaka dan tujuan institusi.

Ketiga: Integrasi Sumber Cetak dan Digital. Koleksi cetak tetap memiliki fungsi penting, terutama untuk pembelajaran mendalam, koleksi lokal, sumber langka, serta kebutuhan pengguna tertentu. Sementara itu, sumber digital seperti e-book, e-journal, basis data, repositori, dan sumber akses terbuka memberikan keunggulan dalam akses, pencarian, dan distribusi informasi tanpa batas ruang. Namun, sumber digital juga memiliki persoalan lisensi, autentikasi, platform, model langganan, kompatibilitas perangkat, biaya, dan keberlanjutan akses. Karena itu, integrasi tidak berarti setiap sumber harus tersedia dalam  dua format  sekaligus, sebab duplikasi  dapat  membebani  anggaran tanpa memberikan manfaat yang sebanding. Perpustakaan justru perlu menentukan format  berdasarkan  fungsi  sumber, tingkat penggunaan, kebutuhan pengguna, biaya, serta keberlanjutan akses. Dengan demikian, sumber cetak dan digital seharusnya ditempatkan sebagai dua bentuk informasi yang saling melengkapi.

Keempat:  Kebijakan  sebagai  Pengarah Keseimbangan  Koleksi.  Integrasi  koleksi  membutuhkan kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis agar keputusan tidak bergantung pada preferensi individu atau kebutuhan jangka pendek. Kebijakan  tersebut  dapat  memuat  tujuan koleksi, profil  pemustaka, subjek prioritas, format, kriteria seleksi, sumber pengadaan, anggaran, duplikasi, preservasi, penyiangan, e-resource, serta mekanisme evaluasi. Kebijakan juga harus diterapkan dalam proses seleksi, pengadaan, penganggaran, evaluasi, dan negosiasi sumber elektronik. Evaluasi perlu dilakukan secara berkala karena kurikulum, teknologi, harga basis data, pola penggunaan, dan kebutuhan pemustaka terus berubah. Dengan demikian, kebijakan bukan sekadar dokumen administratif, melainkan instrumen  untuk menjaga keseimbangan koleksi  secara  adaptif  dan berkelanjutan.  Keberhasilannya terlihat ketika keputusan koleksi mampu menghubungkan kebutuhan pemustaka, kemampuan anggaran, perkembangan sumber informasi, dan misi perpustakaan.

Perpustakaan  tidak perlu  memilih antara koleksi  cetak atau digital  secara mutlak karena  keduanya memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda. Keseimbangan koleksi justru terletak pada kemampuan perpustakaan menentukan kombinasi  sumber  yang paling relevan berdasarkan kebutuhan pemustaka, fungsi informasi, tingkat pemanfaatan, biaya, dan keberlanjutan akses. Integrasi yang baik juga tidak berarti memperbanyak koleksi tanpa arah, tetapi memastikan setiap sumber memiliki alasan yang jelas untuk dipertahankan, dikembangkan, atau diganti. Oleh karena itu, pengembangan koleksi perlu bergerak dari paradigma “berapa banyak koleksi yang dimiliki” menuju “seberapa tepat koleksi memenuhi  kebutuhan”.  Melalui  analisis  kebutuhan, pengambilan keputusan  berbasis  data,  kebijakan tertulis, serta evaluasi berkala, perpustakaan dapat membangun koleksi yang relevan, seimbang, mutakhir, dan berkelanjutan.

Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar  Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part   4:

Kebijakan Pengelolaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Dosen Pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1EgTelf4pLz8x8N3W2MQ0GD_73G1bMZ_Q/view?usp=drive_link

CURICULUM VITAE

Haydar Ahmad  Yasin. Lahir di Bandung. Merupakan  anak Ke pertama  dari tiga bersaudara. Hobinya memasak dan membaca. Untuk aktivitas nya selain dalam  masa studi S1 nya, Mengajar  dan membangun  TPQ Serta Menjadi Pengurus Masjid Di Masjid An-Nur Paledang.

Alamat  tempat  Tinggal:  Perum  Bentang  Padalarang  Regency RW 24 ,Des Jayamekar, Kec. Padalarang, Kabupaten Bandung Barat, Jawa Barat

Pendidikan:  Sekolah  Dasar di MI Al-Islamiyyah  Padalarang, tahun  lulus  2017. MTS Tahfidz Hamaltul Quran Tasikmalaya, tahun lulus 2020. Ma’had Al-Itqon Bekasi, tahun lulus 2024 dan sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Jurusan Manajemen Pendidikan Islam Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: Ingin  Memperbaiki Sistem  Pendidikan  Islam  Di Indonesia, Motto: kun fi dunya kaannaka tai’syu abdan  wa kun fi akhiratika kaannaka tamuutu gadan