Merakit Sistem Informasi Pendidikan di Tengah Fragmentasi Data

Oleh Asep Sudrajat

Mahasiswa Pascasarjana Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pada 2024, sebanyak 72,78 persen penduduk Indonesia telah mengakses internet (BPS, 2025). Angka ini sering melahirkan asumsi bahwa digitalisasi otomatis membuat pengelolaan pendidikan lebih cerdas. Namun, sekolah dan madrasah masih berhadapan dengan aplikasi yang berdiri sendiri, pengisian berulang, perbedaan definisi, dan laporan yang tidak selalu bertemu dalam satu keputusan. Hadirnya Rumah Pendidikan sebagai layanan terintegrasi bahkan memperlihatkan pengakuan kebijakan terhadap risiko tumpang tindih aplikasi. Kesenjangannya jelas: teknologi bertambah, tetapi sistem belum tentu terbentuk. Tulisan ini membahas cara merakit karakteristik, komponen, struktur, dan pendekatan SIM agar fragmentasi data berubah menjadi keputusan pendidikan yang akuntabel.

Sistem informasi manajemen pendidikan tidak identik dengan aplikasi. Ia merupakan mekanisme yang menyajikan informasi untuk operasi, koordinasi, pengendalian, dan keputusan. Rusdiana dan Irfan (2014) menjelaskan bahwa SIM bekerja pada tugas terstruktur, meningkatkan efisiensi, serta menyediakan laporan bagi manajer. Dalam konteks sekolah, perannya tampak ketika data kehadiran, capaian belajar, pembiayaan, dan sarana dapat memberi peringatan atas masalah sekaligus menunjukkan peluang perbaikan. Karena itu, ukuran keberhasilannya bukan banyaknya menu atau dashboard, melainkan kemampuan informasi mengurangi ketidakpastian, menjaga koordinasi antarunit, dan membantu pimpinan membaca kinerja lembaga secara berkelanjutan.

Sistem yang utuh harus dirakit dari manusia, data, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan, model, keluaran, dan kontrol. Komponen tersebut menjalankan administrasi operasional, pelaporan manajemen, penyimpanan, pencarian, serta pengelolaan data. Rusdiana (2019) menegaskan bahwa informasi bernilai ketika mendukung fungsi manajemen. Maka, aplikasi canggih tetap gagal apabila operator tidak kompeten, prosedur validasi lemah, atau basis data memakai identitas berbeda. Temuan Kuswara dan Mustofa (2022) juga menunjukkan bahwa keterbatasan sumber daya dapat menggagalkan tujuan penggunaan TIK. Fragmentasi pada dasarnya merupakan kegagalan hubungan antarkomponen, bukan semata kekurangan teknologi. Rusdiana et al. (2020) memperlihatkan bahwa sistem berbasis CMS memperluas akses informasi kurikulum.

Struktur menentukan kepada siapa informasi mengalir dan untuk keputusan apa. Sistem formal mengikuti tugas, wewenang, dan tanggung jawab, sedangkan komunikasi nonformal sering mempercepat klarifikasi di lapangan. Pada tingkat operasional, pengguna memerlukan data rinci dan segera; manajemen menengah membutuhkan laporan penyimpangan serta alternatif koreksi; pimpinan strategis memerlukan kecenderungan, proyeksi, dan gambaran lingkungan. Bahri et al. (2024) menemukan bahwa sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan profesionalisme, tetapi manfaat itu dibatasi kesenjangan infrastruktur serta keterampilan digital. Karena itu, satu laporan seragam tidak cukup. Struktur informasi harus mengikuti fungsi, tingkat keputusan, dan kewenangan pengguna. Rusdiana (2016b) menempatkan akuntabilitas sebagai ukuran tata kelola informasi.

Pendekatan SIM juga harus membedakan keputusan terstruktur dan tidak terstruktur. Keputusan rutin, seperti validasi kehadiran atau pembaruan inventaris, dapat memakai prosedur, input, dan aturan yang baku. Sebaliknya, penanganan putus sekolah, redistribusi guru, atau prioritas anggaran memerlukan data lintas fungsi, analisis interaktif, serta pertimbangan etik. Amalia et al. (2021) menunjukkan bahwa EMIS dapat mendukung transparansi dan akuntabilitas, tetapi kompetensi operator dan stabilitas sistem tetap menentukan. Artinya, integrasi bukan pemusatan data tanpa batas. Lembaga perlu menetapkan interoperabilitas, hak akses, jejak audit, pengamanan, dan mekanisme umpan balik agar informasi dapat diuji sebelum menjadi tindakan. Rusdiana (2016a) mengaitkan EMIS dengan akuntabilitas kelembagaan.

Fragmentasi data tidak diselesaikan dengan menambah aplikasi baru di atas sistem lama. Jalan keluarnya ialah merakit arsitektur informasi yang menyatukan manusia, prosedur, data, teknologi, jaringan, dan kontrol. Prinsipnya dapat diringkas sebagai 5S: satu definisi data, satu sumber tepercaya, sesuai kewenangan, selalu mutakhir, dan siap ditindaklanjuti. Dengan prinsip tersebut, integrasi tidak berhenti pada pertukaran data, tetapi menghasilkan makna bersama. Sekolah dan madrasah perlu mengaudit duplikasi aplikasi, menetapkan pemilik data, menyelaraskan kode referensi, memperkuat kompetensi pengguna, dan mengevaluasi manfaat informasi. Pada akhirnya, sistem yang baik bukan yang paling ramai digunakan, melainkan yang paling jernih menuntun keputusan.

Keterangan

Tulisan ini dikembangkan sebagai esai argumentatif untuk Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, Pertemuan 2, “Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pendidikan”, dengan dosen pengampu A. Rusdiana. https://digilib.uinsgd.ac.id/42964/

Profil Singkat Penulis

Asep Sudrajat merupakan mahasiswa Pascasarjana Manajemen Pendidikan Islam UIN Sunan Gunung Djati Bandung.