Merawat Fisik, Menjaga Informasi: Esensi Pelestarian Koleksi Maktabah

Oleh Haydar Ahmad Yasin [email protected]  

NIM: 1252010031, Mahasiswa S1 Program Studi Manajemen Pendidikan Islam,

Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, UIN Sunan Gunung Djati Bandung  

Perpustakaan memiliki nilai yang tidak hanya ditentukan oleh jumlah koleksi, tetapi juga oleh kondisi fisik, keberlanjutan akses, relevansi, dan tingkat keterpakaiannya. Fenomena kerusakan bahan pustaka akibat usia, kelembapan, cahaya, serangga, penggunaan yang tinggi, dan bencana menunjukkan bahwa koleksi membutuhkan pengelolaan berkelanjutan. Analisis terhadap kondisi tersebut menegaskan bahwa pemeliharaan, preservasi, konservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan bagian yang saling berkaitan dalam manajemen koleksi untuk menjaga kondisi fisik sekaligus keberlanjutan informasi. Namun, terdapat gap ketika pemeliharaan masih bersifat reaktif, pemeriksaan koleksi belum dilakukan secara berkala, dan penyiangan dipahami sekadar sebagai kegiatan membuang buku, bukan sebagai evaluasi koleksi berdasarkan kriteria yang dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menganalisis esensi pemeliharaan, preservasi, konservasi, stock opname, dan penyiangan dalam pengelolaan maktabah agar koleksi tetap terjaga, relevan, dan dapat diakses secara berkelanjutan oleh generasi mendatang.

Pertama: Pemeliharaan sebagai Dasar Pelestarian Koleksi. Pemeliharaan merupakan serangkaian tindakan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap layak digunakan. Kegiatan ini meliputi kebersihan ruang, pengaturan suhu dan kelembapan, perlindungan dari cahaya berlebihan, pengendalian hama, serta penanganan koleksi secara benar. Pemeliharaan tidak seharusnya menunggu kerusakan terjadi, tetapi dilakukan melalui pencegahan dan pemeriksaan berkala. Dengan demikian, pelestarian bukan sekadar menjaga buku tetap utuh, melainkan mempertahankan kandungan informasi agar terus dapat dimanfaatkan.

Kedua: Preservasi dan Konservasi sebagai Strategi Keberlanjutan. Preservasi mencakup kebijakan dan tindakan luas untuk menjamin keberlangsungan koleksi serta informasi, sedangkan konservasi berfokus pada tindakan teknis untuk mempertahankan atau memperbaiki kondisi fisik bahan pustaka. Preservasi preventif dilakukan melalui pengendalian lingkungan, penyimpanan yang tepat, dan perlindungan koleksi, sementara tindakan kuratif diterapkan terhadap bahan yang telah mengalami kerusakan. Dalam perkembangan teknologi, digitalisasi, pencadangan berlapis, migrasi format, dan pengelolaan metadata juga diperlukan untuk menjaga akses informasi digital.

Ketiga: Stock Opname sebagai Instrumen Pengendalian Koleksi. Stock opname merupakan pemeriksaan sistematis dengan mencocokkan data inventaris dengan keberadaan aktual bahan pustaka. Kegiatan ini membantu mengidentifikasi koleksi yang hilang, rusak, salah penempatan, atau memiliki ketidaksesuaian data. Pemeriksaan dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan teknologi barcode, RFID, dan sistem otomasi. Hasilnya harus ditindaklanjuti melalui pembaruan data, perbaikan penataan rak, penelusuran kehilangan, dan penguatan keamanan. Karena itu, stock opname merupakan bagian dari akuntabilitas pengelolaan koleksi, bukan sekadar kegiatan menghitung buku.

eempat: Penyiangan dan Evaluasi Keterpakaian Koleksi. Penyiangan atau weeding merupakan proses mengevaluasi dan mengeluarkan bahan tertentu dari koleksi aktif berdasarkan kriteria yang jelas. Penentuan koleksi yang disiangi perlu mempertimbangkan kondisi fisik, kemutakhiran informasi, relevansi, duplikasi, frekuensi penggunaan, dan nilai historisnya. Statistik peminjaman serta akses digital dapat menjadi dasar evaluasi, tetapi tidak boleh menjadi satu-satunya pertimbangan. Koleksi yang jarang digunakan tetap mungkin memiliki nilai akademik, lokal, atau dokumenter. Oleh sebab itu, penyiangan harus dilaksanakan secara profesional dan tidak dilakukan secara sembarangan

Pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan rangkaian yang saling berkaitan dalam manajemen koleksi maktabah. Pemeliharaan menjaga kondisi bahan, preservasi menjamin keberlanjutan informasi, stock opname memastikan kesesuaian data dengan keberadaan koleksi, sedangkan penyiangan mempertahankan relevansi dan kualitas koleksi. Keempatnya membentuk siklus pengelolaan berkelanjutan yang menghubungkan kondisi fisik, keakuratan data, nilai informasi, dan kebutuhan pengguna. Dengan pengelolaan yang terencana, maktabah tidak hanya menyimpan pengetahuan, tetapi juga menjaga agar warisan informasi tetap dapat diakses dan dimanfaatkan oleh generasi mendatang.

Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 7: Pemeliharaan, Preservasi, dan Penyiangan Koleksi Dosen Pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1EgTelf4pLz8x8N3W2MQ0GD_73G1bMZ_Q/view?usp=drive_link