Optimalisasi Pengelolaaan Bahan Pustaka Dalam Pengembangan Koleksi Perpustakaan

Oleh Regita Ayu Ramadani

Mahasiswa MPI - 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pertumbuhan publikasi cetak dan digital makin meluas, sementara anggaran, ruang, dan kemampuan pengelolaan tetap terbatas. Perpustakaan masih menghadapi ketidaktepatan seleksi, duplikasi, hibah tidak relevan, prosedur pengadaan berbelit, serta administrasi inventaris belum tertib. Tanpa pedoman jelas, pemilihan koleksi kerap mengikuti selera pribadi atau tawaran penerbit, bukan kebutuhan nyata pemustaka. Tulisan ini bertujuan menguraikan pentingnya seleksi berprinsip, pengadaan tertib, keragaman sumber, serta inventarisasi akuntabel guna membangun koleksi yang relevan dan bermanfaat.

Pertama: Seleksi bukan sekadar memilih buku yang tampak baik, melainkan keputusan profesional berdasar kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kualitas isi, dan anggaran. Kriteria akademik menilai otoritas penulis, reputasi penerbit, relevansi, kemutakhiran, serta kesesuaian dengan pemustaka. Untuk sumber digital, turut dipertimbangkan lisensi, jumlah pengguna, akses jarak jauh, kestabilan platform, dan keberlanjutan. Prinsip utamanya: tepat sumber, tepat pengguna, tepat kebutuhan, tepat format, dan tepat biaya.

Kedua: Pengadaan menjembatani keputusan seleksi dengan ketersediaan koleksi. Alurnya: usulan, verifikasi, cek katalog, persetujuan, pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, pembayaran, hingga pencatatan. Bahan digital menambah kerumitan karena harus memeriksa lisensi, hak akses, dan dukungan teknis. Setiap langkah harus terdokumentasi, transparan, dan dapat diaudit. Harga rendah belum tentu ekonomis jika pemanfaatannya rendah; sebaliknya biaya tinggi dapat bernilai jika menjadi sumber utama penelitian.

Ketiga: Koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, hibah, pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, dan akses terbuka. Pembelian memberi kendali terbesar, namun hibah dan pertukaran memperkaya koleksi dengan biaya lebih rendah   tetap harus diseleksi agar tidak menumpuk bahan yang tidak berguna. Pola pikir berkembang: tidak semua harus dimiliki, yang penting dapat diakses secara sah dan berkelanjutan. Setiap sumber dipilih berdasarkan relevansi, kualitas, efisiensi, dan kebutuhan pemustaka.

Keempat: Setelah diterima, setiap bahan dicatat nomor inventarisnya, sumber perolehan, harga, dan kondisi fisik. Catatan dipindahkan dari buku induk ke sistem digital agar lebih cepat dikelola dan dilaporkan. Data dipakai untuk menyusun laporan, statistik, serta pengecekan fisik berkala. Tujuannya: mengetahui apa yang dimiliki, di mana letaknya, dan siapa yang bertanggung jawab. Tanpa inventaris yang rapi, koleksi bisa hilang tanpa diketahui dan tidak dapat dipertanggungjawabkan.

Seleksi menentukan kualitas awal koleksi. Pengadaan memastikan bahan tersedia tepat waktu dan tepat biaya. Keragaman sumber memperluas akses secara efisien. Inventarisasi menjamin ketertiban dan pengendalian aset. Keempat bagian ini saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Kesalahan pada satu tahap akan menurunkan mutu layanan dan efisiensi anggaran. Oleh karena itu, seluruh proses harus berlandaskan kebutuhan pemustaka, kebijakan tertulis, serta data yang akurat agar perpustakaan membangun koleksi yang relevan, bermanfaat, dan terpercaya. 

*) -Tulisan ini, disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah  Manajemen Maktabah Part 5  Dosen Pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana MM

Materi pembelajaran diakses melalui:

https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16880/58603 

Regita Ayu Ramadani. Lahir di Cirebon. Merupakan anak kedua dari tiga bersaudara pasangan Bapak Sunanta  dengan lbu Nining Murniyaningsih.

Pendidikan: SDN 1 Putat tahun lulus 2019,SMP Islam Cipasung tahun lulus 2022,MAN 2 Tasikmalaya tahun lulus 2025, dan sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Jurusan Manajemen Pendidikan Islam

Hobi: Olahraga,Healing dan Menonton

Organisasi: Himpunan Mahasiswa  Jurusan Manajemen Pendidikan Islam ,Himpunan Mahasiswa  Islam

Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: Ingin memperdalam ilmu, mengembangkan diri,meraih masa depan lebih baik,dan kelak bisabermanfaat bagi keluarga serta masyarakat.

Motto: Sederhana tapi bermakna,diam tapi berkarya.