Optimalisasi Pengelolaan Koleksi Perpustakaan melalui Pemeliharaan, Preservasi, dan Penyiangan

Oleh Asma Khalidatul Jannah

Mahasiswa MPI 3B UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan menghadapi berbagai permasalahan  dalam pengelolaan koleksi, seperti kerusakan  bahan pustaka,  kehilangan, informasi yang tidak relevan, dan penumpukan koleksi yang jarang digunakan. Pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan diasumsikan mampu mengatasi permasalahan tersebut. Namun, pelaksanaannya belum tentu optimal apabila tidak didukung prosedur yang tepat dan evaluasi berkala. Oleh karena itu, esai ini bertujuan membahas optimalisasi pengelolaan koleksi melalui pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan agar koleksi tetap terjaga serta sesuai dengan kebutuhan pemustaka.

Pertama: Pemeliharaan dan pelestarian koleksi bertujuan menjaga bahan pustaka agar tetap layak digunakan dan memperpanjang usia penyimpanannya. Kegiatannya meliputi perawatan rutin, pengaturan suhu dan kelembapan, pengendalian hama, serta pencegahan  kerusakan  akibat  kesalahan  manusia  maupun  bencana.  Preservasi  berfokus  pada  perlindungan  koleksi  dan informasinya, sedangkan konservasi menekankan perawatan  serta perbaikan fisik bahan pustaka. Selain itu, digitalisasi dan pencadangan diperlukan untuk menjaga akses informasi dalam jangka panjang.

Kedua: Stock opname merupakan pemeriksaan koleksi dengan mencocokkan data inventaris dan kondisi fisik bahan pustaka. Kegiatan ini bertujuan mengidentifikasi koleksi yang hilang, rusak, atau salah penempatan. Pelaksanaannya dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan teknologi seperti barcode dan RFID. Hasil pemeriksaan digunakan untuk memperbaiki data inventaris, menata rak, serta menentukan tindak lanjut terhadap koleksi bermasalah. Dengan demikian, stock opname membantu meningkatkan ketertiban administrasi, keakuratan data, dan keamanan koleksi perpustakaan.

Ketiga: Penyiangan atau weeding merupakan proses mengevaluasi dan mengeluarkan koleksi dari rak aktif berdasarkan kriteria tertentu. Penyiangan dapat dilakukan terhadap koleksi yang rusak berat, informasinya sudah tidak relevan, atau jumlah eksemplarnya berlebihan. Proses ini perlu mempertimbangkan kondisi fisik, usia informasi,  frekuensi penggunaan, dan nilai historis koleksi. Identifikasi, pemeriksaan, evaluasi, serta dokumentasi harus dilakukan secara sistematis agar keputusan penyiangan tepat sasaran tanpa menghilangkan bahan pustaka yang masih memiliki nilai penting.

Keempat: Evaluasi keterpakaian dilakukan untuk mengetahui sejauh mana koleksi dimanfaatkan melalui data peminjaman, penggunaan di tempat, akses digital, dan survei kebutuhan. Hasilnya membantu menentukan koleksi yang diminati maupun yang jarang digunakan. Namun, rendahnya frekuensi penggunaan tidak selalu menjadi alasan untuk menyiangi koleksi karena nilai akademik, historis, dan kebutuhan khusus pemustaka tetap harus dipertimbangkan. Evaluasi berkala membantu perpustakaan mengambil keputusan yang tepat dalam mempertahankan, memperbaiki, atau menyiangi koleksi sesuai kebutuhan.

Optimalisasi pengelolaan koleksi perpustakaan memerlukan pemeliharaan, preservasi, stock opname, penyiangan, dan evaluasi keterpakaian yang dilakukan secara terencana. Seluruh kegiatan tersebut saling berkaitan dalam menjaga kondisi fisik, keakuratan data, dan relevansi koleksi. Pengelolaan yang baik dapat meningkatkan efisiensi penggunaan ruang dan anggaran serta mempertahankan nilai informasi. Dengan demikian, koleksi perpustakaan dapat terus dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung kebutuhan pendidikan, penelitian, dan informasi pemustaka.

Asma Khalidatul Jannah. Lahir di Kendari. Merupakan anak kedua dari tiga bersaudara. Alamat tempat tinggal: Kendari. Pendidikan: Sekolah Dasar di Sekolah Alam Kendari, tahun lulus 2019. SMPIT Babussalam, kelas 1, kemudian melanjutkan di SMPI Al-Azhar Purwakarta, tahun lulus 2022. MA Unggulan Al-Azhar Purwakarta, tahun lulus 2025 dan sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Jurusan Manajemen Pendidikan Islam. Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: ingin melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi juga menambah kemampuan dibidang manajemen pendidikan berbasis Islam yang sangat penting untuk masa depan agar bisa menjadi tenaga pendidik yang berkualitas. Motto: Kita punya rencana, Allah punya ketetapan yang lebih baik.

Artikel ini dirangkum dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part 7. Dosen pengampu Prof. Dr. H. Rusdiana, M.M.

https://drive.google.com/file/d/1yk4OzrgwhIwh_4OLjOQhsW73qnoaSFlw/view?usp=drivesdk