Panduan Praktis Pemeliharaan, Preservasi, dan Penyiangan Koleksi

Oleh Nazhifah Zahra

MPI 3B, UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan berperan penting dalam menyediakan informasi untuk mendukung pembelajaran dan penelitian. Namun, koleksi yang kotor, rusak, sulit ditemukan, atau tidak lagi relevan dapat menghambat pelayanan kepada pengguna. Pengelolaan koleksi sering dianggap cukup dengan menambah buku, padahal koleksi yang tersedia juga perlu dirawat, diperiksa, dan dievaluasi secara berkala. Permasalahan ini menunjukkan pentingnya panduan praktis dalam mengelola koleksi agar tetap terjaga dan mudah dimanfaatkan. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan menjelaskan langkah pemeliharaan, preservasi, pemeriksaan inventaris, dan penyiangan koleksi sebagai upaya meningkatkan kualitas serta kebermanfaatan layanan perpustakaan.

Pertama: Pemeliharaan dan Pelestarian Koleksi Pemeliharaan koleksi perlu dilakukan secara rutin karena kondisi bahan pustaka memengaruhi kenyamanan pengguna dalam memperoleh informasi. Kegiatan ini dapat dimulai dengan membersihkan ruang dan rak, mengatur suhu serta kelembapan, melindungi buku dari cahaya berlebihan, dan mengendalikan serangga. Selain itu, pengguna perlu dibiasakan menangani buku dengan benar agar tidak mudah rusak. Kerusakan koleksi dapat berasal dari kualitas kertas, tinta, perekat, dan penjilidan, maupun faktor luar seperti debu, jamur, kesalahan manusia, dan bencana. Oleh sebab itu, pemeliharaan tidak boleh diabaikan karena membantu memperpanjang usia koleksi dan menjaga informasi tetap dapat diakses.

Kedua: Preservasi dan Konservasi Bahan Pustaka Preservasi dan konservasi merupakan upaya penting untuk mempertahankan koleksi serta informasi di dalamnya. Preservasi mencakup kebijakan dan strategi yang luas, sedangkan konservasi lebih berfokus pada perawatan dan perbaikan kondisi fisik bahan pustaka. Pelaksanaannya dapat dilakukan secara preventif, yaitu mencegah kerusakan melalui kebersihan dan penyimpanan yang tepat, serta secara kuratif untuk menangani koleksi yang sudah rusak, seperti memperbaiki jilidan atau menambal sobekan. Selain itu, alih media dapat membantu memperluas akses informasi melalui bentuk digital. Namun, berkas digital tetap memerlukan pencadangan, pembaruan format, pengelolaan metadata, dan pemeriksaan integritas agar informasi tetap terjaga.

Ketiga: Stock Opname dan Pengendalian Koleksi Stock opname merupakan pemeriksaan koleksi dengan mencocokkan data inventaris atau katalog dengan keberadaan fisik bahan pustaka. Kegiatan ini penting karena ketidaksesuaian data dapat menyulitkan pencarian dan menghambat pelayanan. Pelaksanaannya meliputi perencanaan jadwal, penentuan petugas, pemeriksaan koleksi, pencocokan data, dan penyusunan laporan. Perpustakaan dapat menggunakan cara manual maupun teknologi seperti barcode, RFID, dan sistem otomasi. Setelah pemeriksaan, petugas perlu memperbarui data, menata kembali rak, menangani koleksi rusak, serta menelusuri kehilangan. Dengan stock opname yang teratur, keberadaan koleksi lebih mudah dikendalikan dan data inventaris dapat dipertanggungjawabkan.

Keempat: Penyiangan dan Evaluasi Keterpakaian Koleksi Penyiangan atau weeding merupakan proses mengevaluasi dan mengeluarkan bahan tertentu dari koleksi aktif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Tujuannya menjaga relevansi koleksi, memudahkan pencarian informasi, dan mengoptimalkan ruang perpustakaan. Penyiangan perlu mempertimbangkan kondisi fisik, kemutakhiran informasi, kesesuaian dengan kurikulum, jumlah eksemplar, dan ketersediaan edisi terbaru. Evaluasi keterpakaian dapat dilakukan melalui data peminjaman, penggunaan di tempat, akses digital, serta kebutuhan pengguna. Namun, koleksi yang jarang digunakan tidak selalu harus disingkirkan karena mungkin memiliki nilai sejarah, lokal, atau akademik. Oleh karena itu, keputusan penyiangan harus dilakukan secara hati-hati dan terdokumentasi.

Berdasarkan pembahasan tersebut, pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan kegiatan yang saling berkaitan dalam pengelolaan koleksi perpustakaan. Pemeliharaan menjaga kondisi bahan pustaka, preservasi dan konservasi mempertahankan koleksi serta informasinya, stock opname memastikan kesesuaian data, sedangkan penyiangan menjaga relevansi koleksi. Seluruh kegiatan tersebut perlu dilaksanakan secara terencana, berkala, dan sesuai kebutuhan pengguna. Pengelola juga harus mempertimbangkan nilai informasi sebelum memperbaiki, menyimpan, atau mengeluarkan koleksi dari rak aktif. Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut, perpustakaan dapat menjaga kualitas koleksi, mempermudah akses informasi, dan mendukung kegiatan pembelajaran serta penelitian secara berkelanjutan.

Artikel ini merupakan kutipan dari Modul Pengajaran untuk Kursus Manajemen Perpustakaan, Bagian 7.

Dosen: Prof. Dr. H. A. Rusdiana, MM

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743717953.pdf

RIWAYAT HIDUP

Nazhifah Zahra. Lahir di Cilegon

Alamat tempat tinggal: Serang, Banten. Pendidikan: Sekolah Dasar di SDIT Al-Izzah Serang, lulus pada tahun 2018. Pesantren Daar El-Qolam di Gintung Jayanti, Tangerang, Banten, lulus pada tahun 2021. SMKN 1 Kota Serang, lulus pada tahun 2024; saat ini terdaftar di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, jurusan Manajemen Pendidikan Islam

Motivasi mendaftar di program Manajemen Pendidikan Islam di UIN SGD: Saya ingin belajar, berkembang, dan menjadi versi diri saya yang lebih baik.