Part 07 Pemeliharaan dan Pelestarian dalam Pengelolaan Koleksi

Oleh Ekayani

Mahasiswa sarjana MPI kelas III A UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan yang berkualitas tidak hanya ditentukan oleh jumlah koleksi, tetapi juga oleh kondisi fisik, keberlanjutan akses, relevansi, dan tingkat keterpakaiannya. Fenomena kerusakan bahan pustaka akibat usia, kelembapan, cahaya, serangga, bencana, serta perubahan teknologi menuntut pengelolaan koleksi yang berkelanjutan. Masalah yang dihadapi meliputi preservasi yang masih bersifat reaktif, stock opname belum dilakukan berkala, dan penyiangan sering dipahami sebagai sekadar membuang buku.

Asumsinya, pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan adalah bagian dari siklus manajemen koleksi yang menjaga keberlanjutan, keterpakaian, relevansi, dan nilai informasi bahan pustaka. Tujuan penulisan ini adalah memahami prinsip dan praktik pemeliharaan, preservasi, konservasi, stock opname, pengendalian, serta penyiangan koleksi sebagai dasar pengelolaan maktabah yang profesional.

Pertama, Konsep Pemeliharaan dan Pelestarian Koleksi. Pemeliharaan merupakan upaya preventif untuk menjaga bahan pustaka agar tetap layak digunakan. Kegiatannya meliputi kebersihan ruang, pengaturan suhu dan kelembapan, pengendalian cahaya, serta pencegahan serangga. Kerusakan dapat berasal dari faktor internal, seperti kualitas kertas dan penjilidan, maupun faktor eksternal seperti debu, jamur, manusia, dan bencana. Pemahaman terhadap faktor tersebut membantu perpustakaan menentukan langkah pemeliharaan yang tepat.

Kedua, Preservasi dan Konservasi Bahan Pustaka. Preservasi mencakup berbagai kebijakan untuk menjaga keberadaan dan akses terhadap koleksi, sedangkan konservasi berfokus pada penanganan teknis bahan yang rusak. Tindakan preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan, sementara tindakan kuratif memperbaiki koleksi yang telah rusak. Digitalisasi juga dapat digunakan untuk menjaga akses informasi dan mengurangi penggunaan bahan fisik. Koleksi digital tetap membutuhkan pengelolaan, seperti migrasi format, pemeriksaan data, dan pengelolaan metadata.

Ketiga, Stock Opname dan Pengendalian Koleksi. Stock opname merupakan kegiatan mencocokkan data koleksi dengan kondisi fisik sebenarnya. Prosesnya meliputi perencanaan, pemindaian barcode atau RFID, pemeriksaan koleksi yang hilang, rusak, atau salah tempat, serta penyusunan laporan. Hasil pemeriksaan perlu ditindaklanjuti melalui pembaruan data dan penataan kembali koleksi. Dengan demikian, stock opname membantu meningkatkan ketepatan data, pengendalian koleksi, dan akuntabilitas perpustakaan.

Keempat, Penyiangan dan Evaluasi Keterpakaian Koleksi. Penyiangan merupakan proses menyeleksi kembali koleksi yang sudah rusak, usang, atau tidak relevan. Kegiatan ini bukan sekadar membuang buku, tetapi merupakan seleksi yang dilakukan secara terencana. Pertimbangannya meliputi kondisi fisik, usia informasi, relevansi kurikulum, tingkat penggunaan, duplikasi, dan ketersediaan edisi terbaru.

Evaluasi dapat menggunakan data sirkulasi, akses digital, analisis sitasi, serta pertimbangan profesional pustakawan.

Pemeliharaan, preservasi, konservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan rangkaian yang saling berkaitan dalam manajemen koleksi. Pemeliharaan mencegah kerusakan, preservasi dan konservasi menjaga kondisi koleksi, stock opname memastikan ketepatan data, sedangkan penyiangan mempertahankan relevansi koleksi. Integrasi kegiatan tersebut membantu menciptakan koleksi yang berkualitas, mudah diakses, dan berkelanjutan dalam mendukung pendidikan, penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan.

Tulisan di sarikan dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah, Part 07, Dosen Pengampu

Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M. https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/58605