Part 4. Pengelolaan Koleksi dan Pengembangannya di Perpustakaan

Oleh Fazwa Khoerunnisa

Mahasiswa MPI kelas IIIA UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perkembangan sumber digital, perubahan kurikulum, dan beragamnya kebutuhan pemustaka membuat pengembangan koleksi perpustakaan semakin kompleks. Diasumsikan bahwa koleksi yang banyak dapat mendukung layanan perpustakaan, tetapi kenyataannya jumlah koleksi belum tentu sesuai dengan kebutuhan pengguna. Masalah muncul ketika keterbatasan anggaran, koleksi yang kurang relevan, duplikasi sumber, serta mahalnya sumber elektronik menyebabkan kesenjangan antara koleksi yang tersedia dan kebutuhan aktual pemustaka. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan membahas pengelolaan dan pengembangan koleksi, kebutuhan pemustaka, jenis koleksi, serta kebijakan pengembangannya.

Pertama, Pengelolaan dan pengembangan koleksi merupakan kegiatan yang dilakukan secara terencana untuk menyediakan sumber informasi sesuai kebutuhan pemustaka. Kegiatannya meliputi analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pemeliharaan, evaluasi, preservasi, dan penyiangan. Dalam pelaksanaannya, pengembangan koleksi perlu memperhatikan prinsip relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran. Seluruh kegiatan tersebut membentuk siklus yang terus berlangsung agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tujuan lembaga.

Kedua, Setiap pemustaka memiliki latar belakang, bidang ilmu, tingkat pendidikan, tujuan, dan kebiasaan mencari informasi yang berbeda. Oleh karena itu, perpustakaan perlu memahami karakteristik dan kebutuhan penggunanya sebelum mengembangkan koleksi. Kebutuhan tersebut dapat diketahui melalui survei, wawancara, usulan buku, statistik peminjaman, penggunaan sumber digital, serta analisis kurikulum. Data tersebut dapat digunakan untuk menentukan prioritas pengadaan sehingga pengembangan koleksi tidak hanya berdasarkan perkiraan, tetapi berdasarkan kebutuhan nyata pemustaka.

Ketiga, Koleksi perpustakaan dapat berbentuk cetak maupun digital. Koleksi cetak meliputi buku, jurnal, majalah, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi. Sementara itu, koleksi digital mencakup e-book, e-journal, database, repositori, multimedia, dan sumber daring. Pengadaan koleksi dapat dilakukan melalui pembelian, langganan, hadiah, hibah, pertukaran, kerja sama, maupun sumber akses terbuka. Pemilihan sumber perlu disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, biaya, akses, dan keberlanjutan koleksi.

Keempat, Kebijakan pengembangan koleksi diperlukan sebagai pedoman agar pengelolaan koleksi berjalan terarah dan konsisten. Kebijakan dapat memuat tujuan, karakteristik pemustaka, subjek prioritas, format koleksi, kriteria seleksi, pengadaan, preservasi, penyiangan, anggaran, dan evaluasi. Kebijakan juga perlu diterapkan dan dievaluasi secara berkala agar tetap sesuai dengan perubahan kebutuhan pemustaka, kurikulum, teknologi, dan lingkungan informasi.

Pengelolaan koleksi perpustakaan harus dilakukan secara terencana dan berorientasi pada kebutuhan pemustaka. Pengembangan koleksi perlu memperhatikan relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran, serta menyesuaikan perkembangan koleksi cetak dan digital. Analisis kebutuhan membantu menentukan koleksi yang tepat, sedangkan kebijakan tertulis menjadi pedoman dalam proses pengadaan, pemeliharaan, evaluasi, dan penyiangan. Dengan pengelolaan yang baik, koleksi perpustakaan dapat lebih bermanfaat dan mendukung kebutuhan informasi serta tujuan lembaga.

Tulisan ini, disarikan dari Modul Ajar  Mata Kuliah Part 4 Dosen pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

Link Modul Ajar: https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/58602