Part 4 KEBIJAKAN PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

 Oleh Najwan Musyaffa

A. Konsep dan Prinsip Pengelolaan serta Pengembangan Koleksi

1.Hakikat pengembangan koleksi

Pengembangan koleksi  merupakan proses manajerial  yang lebih luas daripada  sekadar membeli buku. Kegiatannya  mencakup identifikasi kebutuhan, menentukan prioritas, seleksi, pengadaan, evaluasi, pemeliharaan, preservasi, dan penyiangan. Tujuannya adalah membangun koleksi yang mendukung misi lembaga dan kebutuhan pemustaka.

2. Prinsip pengembangan koleksi

Prinsip utama meliputi relevansi, keseimbangan, dan kemutakhiran. Koleksi harus sesuai kebutuhan pengguna, memiliki keragaman subjek, perspektif, tingkat kedalaman, dan format, serta mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan.

3.Siklus berkelanjutan

Pengembangan koleksi berlangsung melalui analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, evaluasi, preservasi atau penyiangan, pengembangan kembali.

B. Analisis Kebutuhan dan Karakteristik Pemustaka 1. Identifikasi pemustaka

Pemustaka  bukan kelompok yang homogen.  Mereka dapat  terdiri dari mahasiswa  sarjana, pascasarjana,  dosen,  peneliti,  tenaga kependidikan,  dan masyarakat umum.  Karakteristiknya  dapat  dilihat  berdasarkan program  studi,  semester, tingkat  pendidikan, penelitian, bahasa, pola kunjungan, aksesibilitas, dan preferensi format.

2. Analisis kebutuhan informasi

Kebutuhan  informasi dapat  bersifat aktual  maupun potensial.  Analisis dapat  dilakukan  melalui survei, wawancara, FGD, kotak usulan, statistik sirkulasi, log akses e-resource, analisis silabus, dan komunikasi dengan dosen.

3. Pemanfaatan data

Data peminjaman, penggunaan e-journal, usulan  pengguna, dan analisis  kurikulum  dapat  digunakan untuk menentukan prioritas pengadaan sehingga keputusan koleksi lebih berbasis bukti atau evidence-based.

C. Jenis dan Sumber Koleksi Cetak serta Digital 1. Koleksi cetak

Koleksi  cetak meliputi  buku teks,  monograf, buku referensi, jurnal,  majalah, surat  kabar, laporan penelitian,  prosiding,  skripsi, tesis, dan disertasi. Koleksi ini tetap penting untuk pembelajaran mendalam, koleksi lokal, sumber langka, dan kebutuhan pengguna tertentu.

2. Koleksi digital

Koleksi digital mencakup e-book, e-journal, database, repositori institusi, multimedia, dan dokumen digital. Pengelolaannya memperhatikan lisensi, autentikasi, platform, perangkat, keamanan data, statistik penggunaan, serta keberlanjutan akses.

3. Sumber pengadaan

Koleksi dapat diperoleh melalui pembelian, langganan, hadiah, hibah, pertukaran, deposit, kerja sama, produksi institusi, dan open access. Pengadaan perlu mempertimbangkan biaya, hak akses, jumlah pengguna, dan pemanfaatan.

D. Penyusunan Kebijakan Pengembangan Koleksi 1. Kebijakan tertulis

Kebijakan  pengembangan  koleksi  merupakan dokumen  manajerial  yang memberikan arah,  batas, prioritas, dan standar dalam pengambilan keputusan koleksi. Kebijakan membantu memastikan pengembangan koleksi sesuai visi lembaga, kebutuhan pemustaka, kemampuan anggaran, dan perubahan lingkungan informasi.

2. Unsur kebijakan

Kebijakan mencakup tujuan, profil komunitas, ruang lingkup koleksi, subjek prioritas, bahasa, format, tingkat kedalaman, kriteria seleksi, sumber pengadaan, hadiah, duplikasi, penyiangan, preservasi, e-resource, kerja sama, anggaran, dan evaluasi.

3.    Implementasi dan revisi

Kebijakan  harus  diterapkan  dalam seleksi,  pengadaan,  evaluasi,  penyiangan,  penganggaran,  dan negosiasi  sumber elektronik. Evaluasi dan revisi dilakukan secara berkala agar tetap sesuai dengan perubahan kurikulum, teknologi, kebutuhan pemustaka, dan lingkungan informasi.

Summarry:

Pengembangan koleksi merupakan proses berkelanjutan yang mencakup analisis kebutuhan, seleksi, pengadaan, evaluasi, pemeliharaan,  preservasi, dan penyiangan.  Pemustaka  memiliki karakteristik dan  kebutuhan  informasi  yang berbeda sehingga pengembangan koleksi  harus  menggunakan data  dan bukti  penggunaan.  Koleksi  cetak dan digital  perlu  dikombinasikan sesuai kebutuhan, anggaran, fungsi, serta keberlanjutan akses. Kebijakan pengembangan koleksi menjadi pedoman strategis agar pengelolaan koleksi tetap konsisten, terarah, relevan, adaptif, dan berorientasi pada mutu layanan serta kebutuhan pemustaka.