Part 5. Seleksi dan Pengadaan serta Inventarisasi Koleksi

Oleh Fazwa Khoerunnisa

Mahasiswa MPI kelas IIIA UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Pertumbuhan publikasi cetak dan digital membuat perpustakaan memiliki pilihan sumber informasi yang semakin luas. Di sisi lain, anggaran, ruang, dan kemampuan pengelolaan perpustakaan tetap terbatas. Diasumsikan bahwa seleksi dan pengadaan yang tepat dapat membantu perpustakaan menyediakan koleksi sesuai kebutuhan pemustaka. Namun, masih terdapat masalah berupa ketidaktepatan seleksi, duplikasi koleksi, hibah yang kurang relevan, serta administrasi inventaris yang belum tertib. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan membahas prinsip seleksi, sistem pengadaan, berbagai sumber perolehan, serta inventarisasi dan administrasi bahan pustaka.

Pertama, Seleksi merupakan proses menentukan bahan pustaka yang layak dimasukkan ke dalam koleksi perpustakaan. Kegiatan ini bukan sekadar memilih bahan yang dianggap baik, tetapi merupakan keputusan profesional yang mempertimbangkan kebutuhan pemustaka, tujuan lembaga, kualitas sumber, kebijakan koleksi, dan kemampuan anggaran. Kriteria seleksi meliputi kewenangan penulis, reputasi penerbit, ketepatan isi, ruang lingkup, kedalaman, kemutakhiran, objektivitas, bahasa, dan tingkat pengguna. Pada sumber digital, perlu diperhatikan pula harga, format, lisensi, jumlah pengguna, akses jarak jauh, kompatibilitas teknologi, dan keberlanjutan sumber.

Kedua, Pengadaan merupakan proses memperoleh bahan pustaka yang telah dipilih melalui cara yang legal, efisien, terdokumentasi, dan sesuai dengan anggaran. Prosedurnya dapat dimulai dari penerimaan usulan, verifikasi kebutuhan, pengecekan katalog, seleksi, persetujuan, penentuan vendor atau sumber, pemesanan, pemantauan, penerimaan, pemeriksaan kesesuaian, pembayaran, hingga inventarisasi. Pengadaan juga harus memperhatikan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Setiap keputusan dan transaksi perlu memiliki jejak administrasi yang jelas.

Ketiga, Perpustakaan dapat memperoleh bahan pustaka melalui pembelian, hibah, hadiah, pertukaran, deposit, kerja sama, konsorsium, repositori, dan akses terbuka. Pembelian memberikan kontrol terhadap judul, edisi, format, jumlah, dan waktu pengadaan. Sementara itu, hibah dan hadiah dapat memperkaya koleksi, tetapi tetap perlu dievaluasi berdasarkan relevansi, kondisi, kemutakhiran, duplikasi, ruang, dan kebutuhan pengguna. Pertukaran, kerja sama, repositori, dan akses terbuka juga dapat memperluas akses terhadap sumber informasi.

Keempat, Bahan pustaka yang telah diterima perlu diinventarisasi agar dapat tercatat dan dikendalikan dengan baik. Inventarisasi mencakup pemeriksaan kesesuaian pesanan, kepemilikan, identitas bibliografis, sumber perolehan, harga, dan jumlah. Data dapat dicatat dalam buku induk atau database terintegrasi, seperti nomor inventaris, tanggal penerimaan, pengarang, judul, penerbit, tahun, sumber, harga, dan jumlah. Data tersebut kemudian digunakan untuk pelaporan, statistik, pengendalian aset, evaluasi, serta stock opname.

Seleksi, pengadaan, dan inventarisasi merupakan rangkaian yang saling berkaitan dalam pengelolaan bahan pustaka. Menentukan bahan yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, sedangkan pengadaan memastikan bahan tersebut diperoleh melalui prosedur yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Berbagai sumber seperti pembelian, hibah, pertukaran, repositori, dan akses terbuka dapat dimanfaatkan dengan tetap memperhatikan kualitas.

Tulisan ini, disarikan dari Modul Ajar  Mata Kuliah Part 5 Dosen pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

Link Modul Ajar: https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/58603