Part 7. Pemeliharaan dan Pelestarian serta Evaluasi Koleksi

Oleh Fazwa Khoerunnisa

Mahasiswa MPI kelas IIIA UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Perpustakaan yang ideal nilainya tidak hanya ditentukan oleh jumlah kuantitatif bahan pustaka yang dimiliki, tetapi juga ditentukan oleh kondisi fisik, keberlanjutan akses, relevansi, serta tingkat keterpakaiannya. Selama ini, seringkali muncul asumsi bahwa pengadaan buku secara terus-menerus sudah cukup untuk mencerminkan kemajuan perpustakaan. Namun, gap yang sering ditemukan di lapangan ialah manajemen pemeliharaan masih bersifat reaktif, pelaksanaan stock opname jarang dilakukan secara berkala, dan penyiangan (weeding) kerap disalahpahami sebagai tindakan membuang buku secara sembarangan. Padahal, seluruh aktivitas tersebut merupakan satu kesatuan utuh dalam siklus manajemen koleksi. Tujuan penulisan esai ini adalah untuk mengkaji secara komprehensif prinsip serta praktik pemeliharaan, preservasi, konservasi, stock opname, pengendalian, hingga penyiangan koleksi sebagai upaya menjaga keberlanjutan dan nilai informasi bahan pustaka.

Pertama, Pemeliharaan dan pelestarian koleksi merupakan bagian vital yang tidak boleh diabaikan dalam siklus manajemen perpustakaan. Hakikat pemeliharaan bergeser dari sekadar menjaga buku tetap utuh secara fisik menjadi upaya mempertahankan fungsi informasi agar tetap dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Kerusakan bahan pustaka umumnya dipicu oleh faktor internal seperti kualitas kertas dan perekat, serta faktor eksternal meliputi suhu, kelembapan, cahaya berlebihan, jamur, serangga, hingga bencana.

Kedua, Sebagai langkah lanjutan, strategi pelestarian dibagi menjadi kerangka preservasi yang luas dan intervensi konservasi yang lebih spesifik. Preservasi mencakup kebijakan organisasi, mitigasi bencana, hingga preservasi digital melalui alih media, sedangkan konservasi berfokus pada perbaikan fisik langsung seperti penjilidan ulang dan deasidifikasi. Dalam era perpustakaan modern, tantangan preservasi semakin meluas pada objek digital yang rentan terhadap usangnya perangkat lunak dan kerusakan media penyimpanan.

Ketiga, Selain pelestarian fisik dan digital, aspek pengendalian aset informasi menuntut pelaksanaan stock opname secara berkala. Stock opname bukan sekadar kegiatan menghitung buku, melainkan instrumen akuntabilitas untuk mencocokkan data inventaris dengan keberadaan fisik di lapangan guna menemukan buku yang hilang, rusak, atau salah rak. Data temuan ini harus ditindaklanjuti secara nyata melalui pembaruan sistem katalog, perbaikan shelving, dan penguatan sistem keamanan. Dengan pemanfaatan teknologi modern seperti barcode dan RFID, proses pencocokan data ini dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Keempat, Pertumbuhan koleksi yang tidak diimbangi dengan evaluasi dapat menurunkan efektivitas ruang dan menyulitkan pencarian informasi. Di sinilah penyiangan (weeding) dan evaluasi keterpakaian berperan strategis untuk mengeluarkan bahan usang atau tidak relevan dari koleksi aktif. Proses penyiangan harus didasarkan pada kriteria transparan.

Pengelolaan perpustakaan merupakan siklus berkelanjutan yang mengintegrasikan pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan sebagai pilar utama akuntabilitas serta mutu layanan. Melalui kombinasi tindakan preventif yang konsisten, pengendalian aset yang akurat, serta evaluasi keterpakaian yang objektif, perpustakaan mampu mempertahankan warisan pengetahuan sekaligus menyediakan sumber informasi yang relevan, tepercaya, dan berkelanjutan untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian, serta pengembangan ilmu.

Tulisan ini, disarikan dari Modul Ajar  Mata Kuliah Part 7 Dosen pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

Link Modul Ajar: https://lms.uinsgd.ac.id/my-course/content/16879/58605