Pemeliharaan, Preservasi, dan Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka Harus Menjadi Prioritas dalam Pengelolaan Perpustakaan Modern

Oleh Ayuria Mahfizah

Mahasiswa MPI/Semester 3 Kelas B UIN Sunan Gunung Djati

Perkembangan teknologi dan meningkatnya kebutuhan informasi memunculkan fenomena kerusakan bahan pustaka, kehilangan koleksi, serta perubahan kebutuhan pemustaka. Muncul asumsi bahwa keberhasilan perpustakaan cukup diukur dari banyaknya koleksi yang tersedia. Namun, terdapat kesenjangan (GAP) antara keberadaan koleksi dengan kondisi, keberlanjutan akses, dan relevansinya bagi pengguna. Pemeliharaan yang masih reaktif, stock opname yang belum berkala, serta penyiangan yang dianggap sekadar membuang buku menjadi persoalan pengelolaan. Tulisan ini bertujuan menganalisis pentingnya pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan sebagai prioritas pengelolaan perpustakaan modern.

Pertama: Pemeliharaan dan pelestarian koleksi merupakan bagian penting dari manajemen perpustakaan yang berkelanjutan. Kerusakan bahan pustaka dapat disebabkan oleh kelembapan, cahaya berlebihan, debu, serangga, kualitas kertas, dan kesalahan manusia. Oleh karena itu, perpustakaan perlu menjaga kebersihan ruangan, mengatur penyimpanan, serta memeriksa kondisi koleksi secara berkala. Pemeliharaan harus mengutamakan pencegahan daripada menunggu kerusakan terjadi. Dengan demikian, kondisi fisik dan kandungan informasi bahan pustaka dapat dipertahankan agar tetap bermanfaat bagi pemustaka.

Kedua: Preservasi dan konservasi diperlukan untuk menjaga keberlanjutan koleksi dan informasi. Preservasi mencakup kebijakan serta tindakan pelestarian jangka panjang, sedangkan konservasi lebih berfokus pada penanganan kondisi fisik bahan pustaka. Kegiatannya meliputi pengendalian lingkungan, perbaikan buku rusak, penyimpanan yang tepat, dan digitalisasi. Namun, koleksi digital juga membutuhkan pencadangan, pemeliharaan format, serta pengelolaan data yang baik. Oleh karena itu, perpustakaan modern harus menyeimbangkan pelestarian koleksi fisik dan digital agar informasi tetap dapat diakses oleh generasi mendatang.

Ketiga: Stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan sistematis untuk mencocokkan data inventaris dengan keberadaan koleksi sebenarnya. Kegiatan ini membantu menemukan bahan pustaka yang hilang, rusak, salah penempatan, atau memiliki ketidaksesuaian data. Pelaksanaan secara berkala dapat meningkatkan ketertiban administrasi dan akuntabilitas pengelolaan koleksi. Teknologi barcode, RFID, dan sistem otomasi juga dapat membantu mempercepat pemeriksaan. Dengan demikian, stock opname harus menjadi prioritas karena menyediakan data yang akurat sebagai dasar perbaikan koleksi, pengendalian aset informasi, dan peningkatan kualitas layanan perpustakaan.

Keempat: Penyiangan atau weeding merupakan proses evaluasi untuk mengeluarkan bahan pustaka tertentu dari koleksi aktif berdasarkan kriteria yang jelas. Penyiangan diperlukan terhadap koleksi yang rusak, usang, duplikatif, atau tidak lagi relevan. Namun, keputusan tidak boleh hanya berdasarkan rendahnya frekuensi peminjaman karena bahan tertentu mungkin memiliki nilai sejarah, lokal, dan akademik. Evaluasi perlu mempertimbangkan kondisi fisik, kemutakhiran informasi, kebutuhan pemustaka, serta ketersediaan sumber pengganti. Dengan penyiangan yang terencana dan terdokumentasi, perpustakaan dapat meningkatkan relevansi koleksi, mengoptimalkan ruang, dan memudahkan pencarian informasi.

Pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan harus menjadi prioritas dalam pengelolaan perpustakaan modern. Pelaksanaan yang terencana dan berkelanjutan dapat menjaga kondisi koleksi, menjamin keakuratan data, serta mempertahankan relevansi informasi. Keberhasilan perpustakaan tidak hanya ditentukan oleh jumlah koleksi, tetapi juga oleh kualitas, keterpakaian, dan keberlanjutan akses informasi bagi pemustaka. 

Tulisan ini disarikan dari Modul Ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah/Perpustakaan Part7 Dosen Pengampu Prof. Dr. H. A. Rusdiana, MM.

https://s3.uinsgd.ac.id:9000/lms/materi/1789743717953.pdf

CURICULUM VITAE

Ayuria Mahfizah. Lahir di Sungai Keranji

Alamat tempat Tinggal: Kab. Kuantan Singingi, Riau.

Pendidikan: Sekolah Dasar di SDN 014 Sungai Keranji, tahun lulus 2019. SMP di MTS Swasta Nurul Ulum Sei Bejangkar, tahun lulus 2022. SMA di MAN 1 Kuantan Singingi, tahun lulus 2025. Sekarang kuliah di UIN Sunan Gunung Djati Bandung Jurusan Manajemen Pendidikan Islam.

Motivasi masuk ke UIN SGD Jurusan MPI: Saya ingin berkontribusi dalam mengelola Lembaga Pendidikan yang lebih baik,efektif dan berakhlak.

Motto: Don’t be afraid of losing people, be afraid of losing yourself

Sesuatu yang tidak dipertaruhkan, tidak akan dimenangkan