Pemeliharaan dan pelestarian koleksi perpustakaan

Oleh Muhammad Erdyansyah

Mahasiswa S1 Manajemen Pendidikan Islam, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, UIN Sunan Gunung Djati Bandung

Fenomena kerusakan bahan pustaka akibat usia, kelembapan, cahaya, serangga, serta intensitas penggunaan menunjukkan bahwa koleksi perpustakaan memerlukan pengelolaan berkelanjutan, bukan sekadar penambahan jumlah. Asumsinya, apabila pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan dijalankan secara terencana, perpustakaan akan mampu menjaga relevansi dan keterpakaian koleksinya dalam jangka panjang. Namun, kesenjangan masih terjadi karena pemeliharaan sering bersifat reaktif, stock opname jarang dilakukan secara berkala, dan penyiangan kerap dipahami keliru sebagai sekadar membuang buku. Tulisan ini bertujuan menganalisis keterkaitan pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan sebagai satu kesatuan manajemen koleksi.

Pertama, konsep pemeliharaan dan pelestarian koleksi. Pemeliharaan koleksi merupakan serangkaian tindakan preventif untuk menjaga bahan pustaka tetap layak pakai, mencakup kebersihan ruang, pengaturan suhu dan kelembapan, serta perlindungan dari cahaya dan serangga. Sulistyo-Basuki menegaskan bahwa pelestarian bahan pustaka diperlukan agar kandungan informasinya tetap dapat dimanfaatkan pengguna, sehingga orientasinya bergeser dari sekadar menjaga fisik buku menuju mempertahankan fungsi informasi. Ruang lingkup pelestarian juga mencakup kebijakan prioritas, karena koleksi lokal, manuskrip, dan bahan langka membutuhkan perlakuan berbeda dibandingkan koleksi umum. Kerusakan koleksi dapat bersumber dari faktor internal seperti kualitas bahan maupun faktor eksternal seperti lingkungan dan kelalaian manusia.

Kedua, preservasi dan konservasi bahan pustaka. Preservasi merupakan kebijakan payung yang menjamin keberlangsungan koleksi dan informasi, sedangkan konservasi berfokus pada tindakan teknis memperbaiki atau menstabilkan kondisi fisik bahan. Feather menjelaskan preservasi sebagai fungsi manajemen yang mengintegrasikan berbagai tindakan untuk menjaga keberlangsungan koleksi, sehingga pendekatan preventif lebih diutamakan dibandingkan tindakan kuratif yang baru dilakukan setelah kerusakan terjadi. Perkembangan teknologi memperluas cakupan preservasi hingga ke ranah digital, di mana alih media dan digitalisasi perlu disertai strategi pencadangan, migrasi format, dan pengelolaan metadata agar informasi tetap autentik dan dapat diakses generasi berikutnya.

Ketiga, stock opname dan pengendalian koleksi. Stock opname adalah kegiatan pemeriksaan sistematis untuk mencocokkan data koleksi dalam sistem dengan keberadaan fisiknya, sehingga berfungsi sebagai instrumen pengendalian aset informasi, bukan sekadar menghitung buku. Melalui kegiatan ini, perpustakaan dapat menemukan koleksi hilang, rusak, atau salah rak, kemudian menindaklanjutinya dengan pembaruan data dan perbaikan tata kelola. Sutarno NS menekankan bahwa hasil stock opname harus ditindaklanjuti agar koleksi tetap memenuhi kebutuhan pengguna, sehingga kegiatan ini perlu dipandang sebagai siklus berkelanjutan yang memperkuat akuntabilitas manajemen koleksi.

Keempat, penyiangan (weeding) dan evaluasi keterpakaian koleksi. Penyiangan merupakan proses mengevaluasi dan mengeluarkan bahan yang usang, rusak, duplikatif, atau tidak relevan dari koleksi aktif berdasarkan kriteria yang transparan. Evans dan Saponaro menempatkan deselection sebagai bagian penting pengembangan koleksi agar tetap sesuai kebutuhan pengguna, namun keputusan penyiangan tidak boleh semata bergantung pada statistik peminjaman karena bahan tertentu dapat memiliki nilai historis atau akademik tinggi. Evaluasi keterpakaian yang menggabungkan data kuantitatif dan penilaian profesional pustakawan menjadi dasar agar penyiangan tetap proporsional dan bertanggung jawab.

Pemeliharaan, preservasi, stock opname, dan penyiangan merupakan rangkaian integral dalam siklus manajemen koleksi yang tidak dapat berdiri sendiri. Keempatnya menunjukkan bahwa pengelolaan koleksi bersifat berkelanjutan, mulai dari memelihara, mengevaluasi, hingga memperbarui bahan pustaka. Dengan pengelolaan yang terencana dan berbasis data, maktabah/perpustakaan mampu mempertahankan warisan pengetahuan sekaligus menyediakan sumber informasi yang relevan, terpercaya, dan berkelanjutan bagi pembelajaran dan penelitian.