Pengelolaan, Pelestarian, dan Penataan Koleksi Pustaka

Penulis: Diolan Ferdy Ananda

Mahasiswa Manajemen Pendidikan Islam Kelas IIIA UIN Sunan Gunung Djati Bandung

“Pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi untuk menjaga kualitas bahan pustaka dan kemudahan akses informasi”.

Maktabah/Perpustakaan sebagai penyedia informasi memiliki berbagai jenis bahan pustaka yang perlu dikelola, dilestarikan, dan ditata agar dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka. Fenomena yang sering terjadi adalah masih adanya koleksi yang mengalami kerusakan, penataan buku yang kurang teratur, serta pemeliharaan koleksi yang belum dilakukan secara konsisten. Kondisi tersebut dapat mengurangi kualitas koleksi, menyulitkan pemustaka dalam menemukan informasi, dan memperpendek masa penggunaan bahan pustaka. Asumsinya, apabila koleksi dikelola secara sistematis, dilestarikan dengan baik, dan ditata sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan, maka koleksi dapat bertahan lebih lama dan lebih mudah ditemukan oleh pemustaka. Namun, dalam praktiknya pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi belum selalu dilakukan secara optimal. Tujuan penulisan ini adalah menganalisis pentingnya pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi dalam menjaga kualitas bahan pustaka, mendukung kemudahan temu kembali informasi, serta meningkatkan efektivitas layanan Maktabah/Perpustakaan.

Pertama, esensi pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi terletak pada upaya menjaga ketersediaan, kondisi, dan keteraturan bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pengelolaan koleksi mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, pemeliharaan, dan evaluasi koleksi. Pelestarian dilakukan untuk menjaga bahan pustaka dari kerusakan akibat faktor lingkungan, penggunaan, maupun usia. Sementara itu, penataan koleksi dilakukan dengan mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan subjek, nomor klasifikasi, dan nomor panggil. Ketiga kegiatan tersebut menjadi bagian penting dalam pengelolaan Maktabah/Perpustakaan karena mendukung keberlangsungan koleksi dan kemudahan akses informasi.

Kedua, pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi berfungsi untuk menjaga kualitas bahan pustaka sekaligus menciptakan lingkungan perpustakaan yang teratur. Koleksi yang dikelola dengan baik dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Pelestarian yang tepat dapat memperpanjang masa penggunaan koleksi dan mencegah kerusakan lebih lanjut. Sementara itu, penataan yang teratur membantu pemustaka menemukan bahan pustaka tanpa harus mencari ke banyak rak. Bagi pustakawan, kegiatan tersebut juga memudahkan pengawasan, inventarisasi, pemeliharaan, dan pemeriksaan koleksi. Sebaliknya, pengelolaan yang kurang baik dapat menyebabkan koleksi rusak, hilang, sulit ditemukan, atau tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.

Ketiga, pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi perlu dilakukan melalui tahapan yang terencana. Pustakawan perlu melakukan pendataan dan pemeriksaan kondisi koleksi, menentukan kebutuhan pemeliharaan, serta menerapkan tindakan pelestarian sesuai dengan jenis bahan pustaka. Koleksi juga perlu dikelompokkan berdasarkan sistem klasifikasi dan ditempatkan pada rak sesuai dengan nomor panggil. Pemeriksaan secara berkala diperlukan untuk memastikan kondisi dan susunan koleksi tetap terjaga. Kegiatan shelf reading dapat digunakan untuk memeriksa susunan koleksi dan menemukan buku yang salah tempat. Selain itu, pembersihan rak, pengendalian suhu dan kelembapan, serta penanganan bahan pustaka yang rusak perlu dilakukan untuk mendukung pelestarian koleksi. Langkah-langkah tersebut membantu menjaga koleksi agar tetap terawat, teratur, dan mudah dimanfaatkan.

Keempat, pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi dapat didukung dengan teknologi. Katalog daring, barcode, RFID, dan aplikasi inventaris dapat membantu pustakawan mencatat identitas, kondisi, serta lokasi koleksi. Teknologi digital juga dapat mendukung pelestarian informasi melalui proses digitalisasi terhadap bahan pustaka tertentu. Namun, pemeriksaan langsung terhadap kondisi fisik dan susunan koleksi tetap diperlukan karena kerusakan dan kesalahan penempatan dapat terjadi dalam kegiatan pelayanan sehari-hari. Pengelolaan koleksi juga perlu didukung dengan jadwal pemeliharaan, pembagian zona rak, daftar periksa, serta pencatatan kondisi koleksi agar seluruh kegiatan berjalan secara teratur dan berkelanjutan.

Pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi merupakan bagian penting dalam pengelolaan Maktabah/Perpustakaan. Ketiga kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang jelas, ketelitian pustakawan, pemeliharaan yang konsisten, serta pemeriksaan secara berkala. Dengan pengelolaan yang baik, koleksi dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Pelestarian yang tepat membantu menjaga kondisi dan memperpanjang masa penggunaan bahan pustaka. Penataan yang sistematis juga memudahkan proses temu kembali informasi. Dengan demikian, Maktabah/Perpustakaan dapat menjaga keberlanjutan koleksi, meningkatkan efektivitas pengelolaan, serta memberikan layanan yang lebih baik kepada pemustaka. Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan, pelestarian, dan penataan koleksi saling berkaitan dalam menjaga kualitas bahan pustaka dan mendukung kemudahan akses informasi.

Tulisan ini disarikan dari modul ajar Mata Kuliah Manajemen Maktabah, Dosen Pengampu Prof. Dr. A. Rusdiana, M.M.

https://digilib.uinsgd.ac.id/142678/1/bahan_ajar_manajemen%20maktabah%20perpustakaan.pdf